Assistant - Assistante de Direction H/F

France Travail; Saïx; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

France Travail, association, recherche un(e) assistant(e) de direction pour accompagner la direction dans l'organisation et le suivi des activités quotidiennes.

Le poste englobe le suivi comptable, les paies, la gestion des factures, les recrutements et l'organisation d'événements. Travail en équipe, polyvalence et sens de l'initiative appréciés.

Expérience minimum de 2 ans sur poste identique et maîtrise d'Excel requises; contrat à temps plein sur site en Occitanie.

Qualifications

• Expérience d'au moins 2 ans sur un poste identique.
• Compétences en planification et gestion des priorités.
• Connaissances en RH et en comptabilité.
• Maîtrise avancée d'Excel.

Responsibilities

• Gérer l'organisation et le suivi administratif de la direction.
• Assurer le suivi comptable et les rapprochements bancaires.
• Collecter et transmettre les éléments variables de paie via le logiciel du cabinet.
• Gérer les factures fournisseurs et préparer les paiements.
• Établir les factures clients et relancer les impayés.
• Participer à la gestion des recrutements et du plan de formation.
• Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus.
• Gérer les commandes de matériel et les relations fournisseurs.
• Assurer le remplacement du secrétariat d'accueil sur certains sites.

Skills

Planification des tâches et gestion / 

RH

Comptabilité

Education

Employé qualifié

Tools

Excel

Job description

Association recherche un (e) assistant (e) de direction pour un remplacement maladie. L'assistant (e) de direction accompagne la direction de l'association dans la gestion et l'organisation de ses activités afin d'en faciliter le fonctionnement et d'en optimiser le suivi administratif. Elle/il travaille en étroite collaboration avec la direction et assure l'organisation, la coordination et le suivi des missions nécessaires à son appui au quotidien. Suivi comptable et gestion financière Assurer la saisie des pièces comptables dans le logiciel du cabinet comptable, en assurer le suivi et réaliser les rapprochements bancaires. Collecter et transmettre les éléments variables de paie (congés, arrêts maladie, etc.) via le logiciel du cabinetcomptable, puis vérifier les bulletins de paie. Assurer le suivi des factures fournisseurs, contrôler les échéances et préparer les paiements à effectuer. Établir les factures clients, assurer leur suivi et effectuer les relances nécessaires en cas d'impayés.Ressources humaines Participer à la gestion administrative des recrutements et des embauches : déclarations préalables à l'embauche auprès de l'URSSAF, démarches auprès de la médecine du travail et mise à jour du registre unique du personnel.Assurer le suivi administratif des demandes de formation : mise à jour du tableau de suivi du plan de formation del'association et constitution des demandes de prise en charge ou de remboursement auprès d'OPCO Santé. Assurer le suivi administratif du personnel, notamment la gestion des plannings de congés et la mise à jour des tableaux de suivi des horaires.Assurer la gestion, l'actualisation et l'archivage de la documentation professionnelle et réglementaire relative aux RH. Gestion administrative et organisationnelle Préparer et coordonner l'organisation logistique des événements professionnels de l'association : réunions, assemblées générales, journées portes ouvertes et autres manifestations. Participer aux réunions, rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion auprès des salariés concernés. Organiser le classement, le tri et l'archivage des documents administratifs afin d'en faciliter l'accès et d'en garantir la conservation. Préparer et mettre en forme les dossiers nécessaires à l'activité de la direction : documentation, rapports, supports de communication, notes et documents divers.Missions transversales Gérer les commandes de matériel, de fournitures et de consommables, et contrôler la conformité des livraisons. Assurer les relations avec les fournisseurs, participer aux négociations et veiller aux conditions d'achat. Assurer ponctuellement le remplacement du secrétariat d'accueil sur les sites de Castres, notamment auprès de Tarn Espoir, de la Maison des Adolescents et d'Addictions France.

Experience: 2 An(s) - POSTE IDENTIQUECompétences: Planification des tâches et gestion des priorités,RH,Comptabilité,Excellente maitrise d'EXCEL Qualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Hébergement social pour toxicomanes