ASSISTANT-ASSISTANTE DE DIRECTION - EUROMETROPOLE DE STRASBOURG (H/F)

Etablissements Publics de Coopération Intercommunale; Strasbourg; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Full time

Job summary

La Direction Transitions Énergie Climat recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer le secrétariat du directeur et des chefs de service. Vous assurez l’accueil, la gestion des dossiers, la communication et le respect de la charte graphique.

Vous organisez l’agenda, préparez les réunions (COTECH, COPIL et assemblées), rédigez des notes et comptes rendus, et coordonnez les envois et les courriers sensibles.

Qualifications

• Titulaire d'un Bac à bac+2 en assistanat de direction ou équivalent.
• Expérience sur un poste de secrétariat et maîtrise des outils bureautiques.
• Bonne maîtrise rédactionnelle et sens de la confidentialité.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat du directeur et des chefs de service.
• Coordonner l’agenda et l’organisation des réunions multi-partenariales.
• Rédiger notes et comptes rendus; préparer les courriers et documents sensibles.
• Veiller au respect de la charte graphique et à la qualité rédactionnelle.
• Organiser des réunions (COTECH, COPIL) et assurer logistique et invitations.

Skills

Secrétariat

Prise de notes

Rédaction de compte rendu

Confidentialité

Organisation et priorisation

Education

Bac ou Bac+2 assistanat de direction

Tools

Suite bureautique

Job description

VOTRE DIRECTION

La Direction Transitions Énergie Climat compte 37 agent·es dont les missions concourent au pilotage transversal et à l’animation de la transition énergétique et des transformations écologiques.

La direction est dotée d’une équipe de trois assistant·es dont vous assurez la coordination sous l’autorité du/de la directeur·trice.

Dans ce cadre:

Vous assurez le secrétariat du/de la directeur·trice de la DTEC et des chef·fes de service (Coopération et animation des transitions, Pilotage et finance Climat) en lien avec les deux autres assistant·es de la DTEC que vous coordonnez.

Vous assistez la directrice et les chef·fes de service en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers. Vous êtes référent·e en matière de procédures administratives (courriers sensibles, envois Elise, Airdelib) .

Vous construisez, en lien étroit avec l’assistant·e du/de la DGA, l’agenda du/de la directreur·trice en fonction de différents paramètres: agenda de la DGA et des élus, réunions régulières, priorités / urgences.

Vous contrôlez la qualité rédactionnelle (orthographe/grammaire/syntaxe) et mettez en forme les notes et les courriers en veillant au respect stricte de la charte graphique.

Vous organisez des COTECH, COPIL, réunions et assemblées multi-partenariales, grands évènements (interne et/ou grand public) en lien avec les secrétariats des élus, de la DG et des autres directions, suivant les consignes des cadres de la direction: réservation des lieux, logistique et commandes afférentes, invitations et diffusion de toutes les informations nécessaires aux participants.

VOS CONDITIONS DE TRAVAIL

Vous exercerez au 1 Place de Lattre de Tassigny à Strasbourg

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Profil recherché

Vous êtes titulaire d'un Bac à bac+2 en assistanat de direction ou équivalent.

Vous justifiez d'une expérience sur un poste similaire requérant une maîtrise des techniques de secrétariat ainsi que des outils bureautiques.

Quels sont vos atouts?

Votre maitrise des techniques du secrétariat et principes de communication

Votre capacité à prendre des notes lors des réunions et à rédiger les comptes rendus

Votre sens de la confidentialité

Votre capacité à hiérarchiser et prioriser de manière autonome et organisée

Présentation de Etablissements Publics de Coopération Intercommunale

Situées sur un territoire transfrontalier, la Ville et l’Eurométropole de Strasbourg comptent près de 7000 agent·es et plus de 200 métiers au plus proche des habitant·es œuvrant au quotidien pour offrir un service public de qualité qui accompagne les évolutions de notre société: économie, solidarités, éducation, écologie, …