Assistant - Assistante Administratif H/F

Rouen-Emplois; Rouen; Sur place; EUR 18 000 - 24 000; Plein temps

Résumé du poste

Rouen-Emplois recherche un Assistant Administratif(H/F) garant de la bonne gestion documentaire et administrative des dossiers du service exécution dans le domaine de l'Inspection.

Vous coordonnez l'administration des dossiers, mettez à jour les tableaux de suivi et de facturation, collectez les documents réglementaires et assurez le suivi des échantillons et des résultats du laboratoire, avec une implication sur la facturation et l'accueil.

Qualifications

• Bon relationnel et communication efficace en équipe et avec les services internes.
• Anglais écrit maîtrisé pour les échanges documentaires et reports.
• Ponctualité, rigueur et réactivité dans le traitement des dossiers.
• Goût pour les chiffres et l'analyse pour la facturation et le suivi.

Responsabilités

• Coordonner l'administration des dossiers d'exécution de l'activité Inspection.
• Mettre à jour le tableau de suivi des chargements/déchargements et le tableau de facturation.
• Collecter et émettre les documents réglementaires (rapports, analyses, certificats).
• Collecter le numéro d'envoi des échantillons et transmettre les instructions aux laboratoires.
• Suivre les résultats émis par le laboratoire et assurer le reporting.
• Facturation client / imputation des factures fournisseurs via MALTA et gestion des relances.
• Archivage et classement des dossiers.
• Accueil physique et téléphonique.

Connaissances

Bon relationnel

Anglais (écrit)

Ponctualité

Rigueur

Réactivité

Goût pour les chiffres et l'analyse

Outils

MALTA

Description du poste

L'Assistant Administratif (H/F) est garant de la bonne gestion documentaire et administrative des dossiers du service exécution dans le domaine de l'Inspection.

Missions Principales

• Coordonner l'administration des dossiers d'exécutions de l'activité Inspection
• Mise à jour du tableau de suivi des chargements et déchargements et le tableau de facturation
• Collecte et émission des documents réglementaires (rapports, analyses, certificats.)
• Collecte du numéro d'envoi des échantillons en assurer le suivi et transmettre les instructions aux laboratoires
• Suivi des résultats émis par le laboratoire
• Facturation client / Imputation des factures fournisseurs par le biais du logiciel MALTA et gestion des relances
• Archivage et Classement des dossiers
• Participer à l'accueil physique et téléphonique

Qualités et Compétences

• Bon relationnel
• Maitrise de l'anglais (à l'écrit)
• Ponctualité, rigueur et réactivité
• Goût pour les chiffres et l'analyse

Expérience

Débutant accepté

Compétences

• Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Langues

Anglais exigé

Qualification

Employé qualifié

Secteur d'activité

Analyses, essais et inspections techniques

Liste des qualités professionnelles

• Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
• Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations.
• Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.