Assistant ADV

L'Usine Nouvelle; Fretin; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Usine Nouvelle recherche un(e) Assistant(e) administratif des affaires, rattaché(e) à la Responsable Administrative, pour assurer le suivi administratif, financier et contractuel des dossiers.

Vous garantissez la qualité du suivi et développez une relation de confiance avec clients, fournisseurs et partenaires, tout en veillant au respect des procédures et des délais.

Qualifications

• Titulaire d'un Bac+2 en gestion, administration ou comptabilité.
• 3 à 5 ans d'expérience minimum sur un poste similaire, idéalement dans un environnement BTP, industrie ou gestion d'affaires.
• Connaissances en marchés publics et en sous-traitance appréciées.

Responsabilités

• Établir les situations mensuelles de travaux et les décomptes généraux définitifs.
• Assurer le suivi de la facturation et le traitement des réclamations.
• Réaliser les états de suivi des créances.
• Participer aux actions de recouvrement et au suivi des encaissements.
• Mettre en place les cautions bancaires et garanties de paiement.
• Assurer le suivi administratif des garanties en cours.
• Contrôler leur validité et leur renouvellement lorsque nécessaire.
• Mettre à jour les plateformes clients et les outils de gestion internes.
• Veiller à la conformité administrative des dossiers.
• Assurer le suivi documentaire des marchés publics et privés.
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs.

Connaissances

Pack Office

Gestion administrative

Facturation

Suivi contractuel

Anglais professionnel

Formation

Bac+2 en gestion/administration/comptabilité

Description du poste

Rattaché(e) à la Responsable Administrative, vous jouez un rôle central dans la gestion administrative des affaires et le suivi des marchés publics et privés.

Véritable partenaire des Chargés d'Affaires, vous garantissez la qualité du suivi administratif, financier et contractuel des dossiers tout en assurant une relation de confiance avec les clients, fournisseurs, sous-traitants et partenaires de l'entreprise.

Vos Principales Responsabilités

• Établir les situations mensuelles de travaux et les décomptes généraux définitifs.
• Assurer le suivi de la facturation et le traitement des éventuelles réclamations.
• Réaliser les états de suivi des créances.
• Participer aux actions de recouvrement et au suivi des encaissements.

Suivi Des Garanties Et Cautions

• Mettre en place les cautions bancaires et garanties de paiement.
• Assurer le suivi administratif des garanties en cours.
• Contrôler leur validité et leur renouvellement lorsque nécessaire.

Administration Des Affaires

• Mettre à jour les plateformes clients et les outils de gestion internes.
• Veiller à la conformité administrative des dossiers.
• Assurer le suivi documentaire des marchés publics et privés.
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs., Titulaire d'un Bac à Bac+2 en gestion, administration ou comptabilité. Vous justifiez d'une expérience réussie de 3 à 5 ans minimum sur un poste similaire, idéalement dans un environnement BTP, industrie ou gestion d'affaires.

Compétences Techniques

• Bonne maîtrise du Pack Office, notamment Excel.
• Connaissances en gestion administrative, facturation et suivi contractuel.
• Bases en comptabilité.
• Connaissance des marchés publics, de la sous-traitance, des cautions et garanties de paiement appréciée.

Des notions d'anglais professionnel constitue un plus.

Qualités personnelles

• Organisé(e), rigoureux(se) et méthodique.
• Réactif(ve) et autonome dans la gestion de vos missions.
• Doté(e) d'un excellent relationnel et d'un fort sens du service.
• Capable de gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les délais.
• Appréciant le travail en équipe et la collaboration avec des interlocuteurs variés.