Assistant Administration des Ventes H/F

Palais des Thés; Paris; Hybride; EUR 28 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Palais des Thés recherche un chargé de gestion des données clients et du cycle de commande pour accompagner la croissance B2B en France et à l’export.

Sous la supervision du Responsable Administration des Ventes, vous maîtrisez l’ERP M3, HubSpot et YOOZ; vous assurez la qualité des données, le suivi des commandes et la facturation, tout en respectant les délais et les incoterms.

Qualifications

• Formation Bac+2 en commerce international, gestion ou logistique.
• Au moins 6 mois d’expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise de l’ERP M3, d’Excel et des Incoterms, niveau Anglais B2.
• Connaissance HubSpot et YOOZ est un atout.
• Rigueur, organisation et aisance relationnelle; autonomie et réactivité.

Responsabilités

• Gérer le cycle complet des commandes B to B, de la saisie au suivi dans l’ERP M3.
• Créer et mettre à jour les comptes clients et contacts; garantir qualité des données.
• Traiter les réclamations clients via HubSpot et suivre les délais de traitement.
• Émettre et envoyer les factures via YOOZ; suivre l’impayés et relancer les règlements.
• Participer à l’amélioration des procédures et projets transverses (RSE, IA).

Connaissances

Rigueur

Organisation

Aisance relationnelle

Autonomie

Réactivité

Adaptabilité

Esprit d'équipe

Formation

Bac+2 commerce international / gestion / logistique

Outils

HubSpot

YOOZ

M3 ERP

Excel

Description du poste

Au sein du service Supply Chain et rattaché(e) au Responsable Administration des Ventes, vous jouez un rôle central dans l’accompagnement de la croissance et la satisfaction de nos clients B to B (Filiales, Franchises, Revendeurs, CHR) en France, en Europe et à l’Export.

Votre mission clé est d’assurer la fluidité du cycle de commande, de la création du compte client à la facturation et au recouvrement, tout en garantissant le respect strict des exigences réglementaires, logistiques et des délais de traitement.

1. Gestion des Données Clients B to B

• Créer et mettre à jour les comptes clients (Revendeurs, CHR, Franchisés) ainsi que les contacts associés.

• Garantir la fiabilité, l’exactitude et la cohérence permanente des bases de données clients en coordination avec les équipes commerciales.

2. Pilotage et Gestion des Commandes (France & Export)

• Gérer le cycle complet des commandes B to B, de la saisie au suivi dans notre ERP M3.

• Vérifier et ajuster les informations des bons de commande.

• Appliquer rigoureusement les Incoterms spécifiques aux expéditions Export.

• Coordonner avec le service Transport la bonne exécution des livraisons et le suivi sur les plateformes des transporteurs.

3. Relation Client & Gestion des Réclamations

• Prendre en charge, traiter et résoudre les demandes et réclamations clients via l’outil HubSpot.

• Veiller au respect des indicateurs de délais de traitement et maintenir une qualité de service irréprochable.

4. Facturation & Suivi des Créances

• Assurer l’émission et l’envoi dématérialisé des factures à l’aide de l’outil YOOZ.

• Suivre le niveau d’impayés et la dette client.

• Effectuer les relances de règlement conformément aux procédures de recouvrement internes.

5. Amélioration Continue & Projets Transverses

• Contribuer à l’optimisation des procédures internes et des flux de gestion des commandes.

• Être force de proposition en matière d’actions correctives et participer aux projets transverses d’innovation (projets RSE, intégration de l’IA, etc.).

Titulaire d’une formation Bac +2 (commerce international, gestion ou logistique), vous justifiez d’au moins 6 mois d’expérience sur un poste similaire. La maîtrise d’un ERP (idéalement M3), d’Excel et des Incoterms, associée à un niveau d’anglais B2, est indispensable. La connaissance de HubSpot et YOOZ est un atout apprécié.Reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre aisance relationnelle, vous faites preuve d’autonomie, de réactivité et d’adaptabilité face aux imprévus. Esprit d’équipe, curiosité intellectuelle et force de proposition seront vos principaux atouts pour réussir dans un environnement dynamique.