Assistant Administration des Ventes et Accueil H/F

Martin CBE - Entreprise Martin; Toul; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Full time

Job summary

Martin CBE - Entreprise Martin recrute un(e) assistant(e) ADV-ACCUEIL pour assurer le premier contact avec les clients et les services internes et garantir l’application de la politique commerciale et technique.

Vous intégrez un trio au sein du service ADV, gérez l’accueil et le courrier, organisez les réunions et suivez les dossiers et appels d’offres pour soutenir l’équipe commerciale.

Qualifications

• Expérience en relation client et accueil appréciée.
• Bonne organisation et sens du service.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et flux d’information.
• Connaissance des outils de bureautique et de messagerie.

Responsibilities

• Respecter les engagements pris (rappels, suivi d'appels, transmission de messages).
• Être l’interface entre la Direction Commerciale et les interlocuteurs internes et externes.
• Participer à l’organisation des réunions et à la logistique associée.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et la gestion des mails et du courrier.
• Suivre les dossiers clients et fournisseurs et relancer les offres/appel d’offres.

Job description

Vos missions :

Rattaché(e) au service commercial, vous intégrez le service ADV-ACCUEIL composé de 3 personnes, afin de garantir la bonne application de la politique commerciale et technique.Vous renvoyez une bonne image, en tant que premier contact au sein de l'entreprise, auprès des clients et de l'ensemble des services internes.Vous allez au-devant des collaborateurs pour distribuer, renseigner et guider l'ensemble de leurs actions et demandes dans leurs missions au quotidien.Vous assurez les relations clients et les relations avec les collaborateurs de l'entreprise afin de satisfaire au mieux les intérêts de l'entreprise.

Activités ADV : (Répartition 80% du temps de travail)

• Respecter les engagements que vous prenez (date de rappel, heure de rappel, suivi d'un appel, transmission d'un message, etc.)
• Collecter les informations sur l'ensemble de la vie du Groupe et les transmettre aux bonnes personnes
• Être l'interface entre la Direction Commerciale et les différents interlocuteurs internes et externes du groupe
• Participer à l'organisation des réunions, évènements, plannings et à la logistique associée
• Assurer la réception, l'enregistrement, le tri et la ventilation du courrier, postal et/ou électronique et site internet, adressé à votre service
• Assurer le suivi des marchés publics et appels d'offres en vue de positionner l'entreprise sur ces marchés
• Assurer la maintenance des fichiers, dossiers et toutes sources et moyens d'informations constituant les outils et la mémoire du service Commercial
• Mener des actions commerciales en complément de celles menées par les commerciaux et développer, auprès des clients, une relation de confiance
• Relancer par téléphone les offres des particuliers
• Relancer par téléphone les architectes et/ou les maîtres d'ouvrages pour assurer un suivi des appels d'offres sur l'ensemble des secteurs commerciaux
• Gérer l'archivage
• Suivre, après obtention auprès du service administratif, l'état des clients débiteurs afin de prévenir les commerciaux des actions à mener, ou d'assister le commercial dans ses démarches de relance en anticipant en fonction de l'agenda de ceux-ci
• Suivre le déblocage des dossiers en attente de compléments d'études et intervenir auprès des commerciaux si besoin pour faire accélérer les procédures
• Préparer et formaliser l'ordre du Jour des réunions commerciales
• Préparer le débriefing hebdomadaire du service commercial et veillez à la bonne tenue des tableaux de bord présentés lors de ces débriefings

Activités Accueil : (Répartition 20% du temps de travail)

• Assurer avec sourire, courtoisie et diplomatie l'accueil physique et téléphonique de l'ensemble des interlocuteurs internes et externes à l'entreprise.
• Répondre promptement aux appels avant la 3ème sonnerie en privilégiant systématiquement les appels extérieurs.
• Gérer de façon efficace et rigoureuse plusieurs lignes téléphoniques.
• Relever avec exactitude l'identité des interlocuteurs se présentant à l'entreprise.
• Transférer les appels vers les bons correspondants en s'assurant de la bonne liaison de la communication : mettre en attente les interlocuteurs, si nécessaire, en évitant une attente trop longue.
• Répertorier les messages éventuels et les transmettre aux personnes concernées.
• Gérer les mails destinés au service dessin (éditer page de garde, archiver pièces jointes...).
• Préparer les plaquettes d'information pour le service commercial.
• Assurer la bonne tenue du hall d'accueil et l'alimentation du présentoir.
• Vérifier les échelles des plans à éditer et après impression.
• Vérifier à réception des demandes d'études si les dossiers sont complets.
• Assurer la tenue d'un fichier d'enregistrement des appels téléphoniques et des mails.