Assistant Technique et Secrétariat Bureau d'Études H/F

Martin CBE - Entreprise Martin; Toul; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Bassin de Pompey recherche un(e) Chargé(e) de gestion des dossiers Dessin au sein du service Dessin Charpente Traditionnelle. Vous assurez l’organisation des dossiers, le suivi des informations et la liaison entre les interlocuteurs internes et externes.

Vous prenez en charge le pré-remplissage et la planification des lignes de dessin dans l’ERP, et vous coordonnez les relances auprès des partenaires pour respecter les plannings et les livraisons.

Responsibilities

• Gérer le contenu et le rangement des dossiers arrivés au service Dessin et assurer la conformité des documents.
• Pré-remplir et planifier les lignes de dessin dans l'ERP selon les consignes du Bureau d'Études.
• Assurer le suivi technique des dossiers et solliciter les informations manquantes auprès des interlocuteurs.
• Relancer les architectes, maîtres d'œuvre et clients pour obtenir les éléments techniques dans les délais.
• Mettre à jour le planning de dessin et veiller au respect des délais annoncés aux clients.

Job description

Vos missions :Rattaché(e) au service Bureau d'études Dessin, vous intégrez l'équipe du service Dessin Charpente Traditionnelle, afin de garantir la bonne application de la politique commerciale et technique.Vous renvoyez une bonne image, au sein de l'entreprise, auprès des clients et de l'ensemble des services internes.Vous allez au-devant des collaborateurs pour distribuer, renseigner et guider l'ensemble de leurs actions et demandes dans leurs missions au quotidien.Vous assurez les relations clients et les relations avec les collaborateurs de l'entreprise afin de satisfaire au mieux les intérêts de l'entreprise.

Activités :

• S'assurer du contenu des dossiers commandés arrivant dans le service Dessin, notamment du rangement du dossier, de la présence et de la conformité des documents scannés (plans de chiffrage, échanges manuscrits, etc.) ainsi que de la correspondance du ou des devis avec les plans de chiffrage.
• Contrôler et compléter le classement des mails et des dossiers dans le logiciel gestionnaire de projet pour les projets commandés, afin de garantir la disponibilité et la traçabilité des informations nécessaires au traitement des dossiers.
• Pré-remplir et planifier les lignes de dessin dans l'ERP pour les projets commandés, conformément aux consignes et aux règles de fonctionnement du Bureau d'Études.
• Distribuer les dossiers au service concerné, en fonction de leur nature et de leur affectation.
• Suivant les indications des responsables de service, éditer et transmettre les demandes d'éléments aux clients, en précisant les délais d'étude et de livraison et en joignant, et lorsque nécessaire, les plans de descentes de charges.
• Réceptionner, analyser et assurer la bonne diffusion des informations et éléments reçus par tout moyen (courrier, e-mail, plateformes ou sites internet) concernant les projets en cours ou en attente, en veillant à leur bonne prise en compte dans le suivi des dossiers et à leur transmission aux interlocuteurs concernés.
• Assurer le suivi technique des dossiers , en contrôlant la pertinence et la complétude des éléments reçus, en sollicitant si nécessaire les informations complémentaires.
• Assurer, par mail et/ou par téléphone, les relances nécessaires auprès des interlocuteurs concernés (architectes, maîtres d'oeuvre, clients, etc.) afin d'obtenir dans les délais les informations et éléments techniques indispensables à la réalisation des études, de limiter les blocages et de contribuer au respect du planning et des engagements de remise des plans.
• Gérer et mettre à jour le planning de dessin de l'ensemble du service, en tenant compte du statut d'avancement des projets, de la réception des éléments nécessaires, des souhaits de livraison des clients et des directives des responsables de service.
• Veiller au respect des délais de plans et de livraison annoncés aux clients et alerter les responsables de service en cas de difficulté ou de risque de décalage.
• Assurer la transmission et la mise à jour des informations entre les différents interlocuteurs concernés par les projets afin de garantir la continuité et la cohérence de leur traitement.
• Contribuer à l'organisation et à la fluidité du fonctionnement du service Dessin par un suivi rigoureux des dossiers, des informations reçues, des demandes en attente et des échéances planifiées.
• Être l'interface entre le responsable du bureau d'études et les différents interlocuteurs internes et externes du groupe
• Participer à l'organisation des réunions, évènements, plannings et à la logistique associée
• Suivre, après obtention auprès du service administratif, l'état des clients débiteurs afin de prévenir votre responsable des situations de blocage financier pour replanifier les dossiers dans leur avancement de conception des plans
• Suivre le déblocage des dossiers en attente de compléments d'éléments et intervenir auprès des commerciaux si besoin pour faire accélérer les procédures de collecte des éléments techniques
• Préparer les actions de relances auprès des commerciaux lorsqu'ils sont présents physiquement au sein de l'entreprise afin de d'obtenir leur soutien
• Préparer et formaliser l'ordre du Jour des réunions du service en collaboration avec votre responsable
• Préparer le débriefing hebdomadaire du service et veillez à la bonne tenue des tableaux de bord présentés lors de ces débriefings
• Rechercher à la demande de votre responsable les documents normatifs type D.T.U (document technique unifié), les documents techniques de produits tels que les types de couverture, les éléments de fixation, et au besoin en s'appuyant sur le service achat.
• S'impliquer de façon majeure dans le suivi et le développement du système de reporting formalisé avec votre responsable.
• Assurer un retour de l'ensemble des informations au niveau des différents services de l'entreprise afin d'améliorer le service au client.

Activité de relance téléphonique

• Répondre promptement aux appels en privilégiant systématiquement les appels extérieurs.
• Relever avec exactitude l'identité de vos interlocuteurs afin de constituer la base de données des différents interlocuteurs des dossiers
• Transférer les appels vers les bons correspondants en s'assurant de la bonne liaison de la communication : mettre en attente les interlocuteurs, si nécessaire, en évitant une attente trop longue.
• Respecter et faire respecter les engagements que vous prenez (date de rappel, heure de rappel, suivi d'un appel, transmission d'un message, etc.).
• Gérer les mails destinés au service dessin