ASSISTANT ADMINISTRATION

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Saint-Germain-en-Laye; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Direction de l’Aumônerie musulmane des Armées recherche un agent administratif chargé de la gestion des ressources humaines et du support logistique et administratif.

Vous assurerez l’accueil, la gestion des dossiers et la préparation des réunions, tout en organisant les cérémonies et en assurant le suivi des plannings et des communications.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques.
• Autonomie exigée.
• Sens des relations humaines et disponibilité.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique.
• Réponse aux courriels et courriers.
• Gestion de l’agenda de l’aumônier en chef et déplacement.
• Saisie et suivi des OM et OMI.
• Prise de notes, comptes rendus, diaporamas et communication.
• Organisation des 3 cérémonies militaires de l’aumônerie.
• Organisation et suivi des réunions trimestrielles.
• Gestion administrative des aumôniers.
• Suivi des permissions des aumôniers.
• Suivi des plannings prévisionnels d’activité et des comptes rendus des aumôniers.
• Elaboration et suivi des dossiers de recrutement des aumôniers.

Connaissances

Outils informatiques

Autonomie

Relations humaines

Disponibilité

Description du poste

Vos missions en quelques mots

Au sein de la Direction de l’Aumônerie musulmane des Armées (structure d’environ 60 cadres), l’agent gère les ressources humaines (recrutements initiaux, mutations, radiations des contrôles) en liaison avec la DCSCA. Il assure l’accueil et suite certains dossiers administratifs comme l’organisation des déplacements temporaires et les prestations. Il rédige les réponses aux interventions courantes, les comptes rendus de réunions et constitue les dossiers thématiques pour les réunions. Il organise d’un point de vue logistique 3 cérémonies cultuelles et militaires par an, il diffuse la revue “Engagement” produite par l’aumônerie, suit les permissions des aumôniers, les plannings prévisionnels d’activité et les comptes-rendus d’activité.

• Accueil physique et téléphonique ;
• Réponse aux courriels et courriers ;
• Tenue à jour de l’agenda de l’aumônier en chef et gestion de ses déplacements ;
• Saisie et suivi des OM et OMI ;
• Prise de notes, élaboration de comptes rendus, diaporamas, tableaux et éléments de communication ;
• Organisation des 3 cérémonies militaires de l’aumônerie musulmane ;
• Organisation et suivi des réunions trimestrielles ;
• Gestion administrative des aumôniers ;
• Suivi des permissions des aumôniers ;
• Suivi des plannings prévisionnels d’activité et des comptes rendus d’activité des aumôniers ;
• Elaboration et suivi des dossiers de recrutement des aumôniers ;

Profil recherché

Maitrise des outils informatiques, autonomie, sens des relations humaines, disponibilité.