Assistant administratif & RH – Gestion site

Groupe Talents Handicap; Arrondissement d'Évry; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Mondial Relay by InPost recherche un(e) assistant(e) de gestion au sein de l’agence pour épauler le responsable du site et l’équipe encadrante dans les tâches administratives quotidiennes liées à la gestion humaine et matérielle du site.

Vous accompagnerez les managers, gérerez les temps, les intérimaires, les documents RH et la facturation, et participerez à l’analyse des indicateurs de pilotage RH et sécurité, avec utilisation occasionnelle de Power BI.

Qualifications

• Formation supérieure (Bac+2) en assistanat de direction ou équivalent.
• Vous appréciez travailler en équipe, tout en étant autonome dans vos missions.
• Gestion administrative
• Maîtrise des outils informatiques Kelio Peopulse
• Maîtrise du pack office notamment Excel
• Accords d’entreprise
• Maîtrise du français et de l’orthographe

Responsibilities

• Accompagnez les managers dans les opérations quotidiennes en prenant en charge les tâches administratives relatives à la gestion du personnel : réalisation et suivi des demandes intérimaires, gestion des temps, suivi des convocations visites médicales, via des logiciels de type Kelio, Peopulse, outil de visite médicale
• Suivez et transmettez, au service RH, les documents administratifs relatifs au dossier du collaborateur (exemples non exhaustifs : arrêt maladie, 6e jour, HS, C/D, CP)
• Participez avec le Responsable d’agence à la relation avec les agences de travail temporaire et contrôlez, en 1er niveau, la facturation du personnel intérimaire
• Accompagnez les managers dans l’analyse des indicateurs de pilotage RH, qualité et sécurité (exemples : Suivi des FORS/AFEST, suivi des formations dans l’outil formation, utilisation de Power BI en sus, aucunes données sensibles/financières à traiter)
• Suivez, relancez et mettez à jour les documents transporteurs dans FAST, avec alerte auprès de la hiérarchie en cas de difficultés
• Assurez en lien avec les managers la planification et le suivi des entreprises prestataires (maintenance du bâtiment, société de collecte de déchets…)
• Contribuez à la bonne communication générale du site (exemples non exhaustifs : tri de courrier, affichage des informations/communications réglementaires ou non, des plannings congés, gestion de la boite mail agence (lien avec notre service client welcome) …)
• Garantissez le suivi et préparez la commande de fournitures de l’agence et des équipements de protection individuelle
• Suivez les formations obligatoires ou non et organisez les déplacements et la préparation logistique sur site (expensya, egencia, plateau de repas…)
• Collectez et contrôlez les éléments du dossier d’embauche, remplissez la fiche contrat et transmettez-les au service RH

Skills

Gestion administrative

Excel

Power BI

Outils Kelio Peopulse

Education

Bac +2 en assistanat de direction

Tools

Kelio

Peopulse

Excel

Job description

Mondial Relay by InPost recherche un(e) assistant(e) de gestion au sein de l’agence pour épauler le responsable du site et l’équipe encadrante dans les tâches administratives quotidiennes liées à la gestion humaine et matérielle du site.

Vous accompagnerez les managers, gérerez les temps, les intérimaires, les documents RH et la facturation, et participerez à l’analyse des indicateurs de pilotage RH et sécurité, avec utilisation occasionnelle de Power BI.