Assistant administratif (h/f) au service Urbanisme

MyCV; Vanves; On-site; EUR 22,000 - 28,000; Full time

Job summary

MyCV recherche un Assistant administratif au service Urbanisme pour prendre en charge le secrétariat et le soutien administratif au sein de la mairie. Vous gérerez l’accueil, l’agenda, les courriers et la préparation des documents techniques et budgétaires.

Vous assurez aussi l’instruction des demandes urbanistiques et le suivi des interventions techniques, en lien avec les services concernés, afin de garantir un service public réactif et discret.

Qualifications

• Maîtrise parfaite de l’orthographe.
• Bureautique: Word, Excel, PowerPoint; connaissance des logiciels métiers Vis DGI et Droit de Cités.
• Dynamisme, rigueur, discrétion.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat du service urbanisme.
• Gérer l'agenda et programmer les rendez-vous et réunions publiques.
• Enregistrer, attribuer et envoyer le courrier.
• Réaliser la frappe de documents (courriers, notes, délibérations, budgets).
• Classer, archiver et organiser les réunions publiques.
• Suivre le stock de fournitures et les commandes auprès du service achats.
• Demander des interventions via le logiciel CirIl Patrimoine.
• Participer à la gestion financière via CirIl Finances (bons de commande, factures).
• Participer à l’instruction des autorisations d’urbanisme et de changes d’usage, gérer les consultations et dépôts en cas d’absence des agents.
• Accueil du public pour assurer l’accueil pendant les heures d’ouverture.

Skills

Orthographe parfaite

Bureautique avancée

Discrétion

Dynamisme

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Vis DGI

Droit de Cités

Job description

Assistant administratif (h/f) au service Urbanisme

Détail de le poste

Assistant administratif (h/f) au service Urbanisme

Référence 26-42

Informations poste

Le projet

MISSIONS

• Assurer le secrétariat du service urbanisme.

ACTIVITÉS

• Orienter les appels téléphoniques
• Gérer l'agenda (programmation des rendez-vous et des réunions publiques)
• Enregistrer, attribuer et envoyer le courrier
• Exécuter la frappe des différents documents (courriers, notes, délibérations, décisions municipales, arrêtés, rapports d'activités, budget …)
• Classer, photocopier et archiver
• Organiser les réunions publiques (réservations de salles, du matériel et demandes d'interventions des plateaux techniques, confections de diaporamas)
• Suivre le stock des fournitures de bureau et procéder aux commandes auprès du service en charge des achats
• Demandes d'interventions auprès des services techniques par le biais du logiciel ciril patrimoine
• Participer à la gestion financière du service par le biais du logiciel ciril finances ( saisie de bons de commande, validation de factures)
• Participer à l'instruction des autorisations d'urbanisme, des demandes d'autorisations d'enseignes et de changements d'usage avec notamment la gestion des consultations et, en cas d'absence des agents d'accueil, la réception des dépôts des demandes.
• Accueil du public pour assurer la continuité de l'accueil aux heures d'ouverture de la mairie

Profil recherché

COMPETENCES ET APTITUDES

• Parfaite maîtrise de l'ortographe
• Pratique confirmée de la bureautique (word, excel,powerpoint) et aptitude à l'utilisation de logiciels métiers spécialisés ( Vis DGI pour le Cadastre, Droit de Cités pour application du droit des sols…)
• Dynamisme, rigueur, discrétion