Assistant Administratif H/F

Vienne-Emplois; Saint-Maurice-l'Exil; Sur place; EUR 22 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Vienne-Emplois recherche un(e) agent administratif polyvalent(e) pour un remplacement maladie, à pourvoir de suite. Vous gérez l'agenda du dirigeant, accueillez les visiteurs et traitez le courrier, tout en préparant les dossiers et en assurant le suivi des comptes rendus.

Vous assurez l'organisation des réunions et la logistique des événements professionnels, avec un travail en équipe et une forte attention à la précision des documents. Poste à pourvoir sur site.

Qualifications

• Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant.
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir les rendez-vous et préparer les dossiers.
• Préparer et suivre les documents et supports de communication.
• Rédiger les comptes rendus des réunions et suivre leur diffusion.
• Mettre à jour la documentation professionnelle et réglementaire.

Responsabilités

• Réaliser le tri et l'archivage des documents importants.
• Rendre compte régulièrement de l'avancement des rendez-vous et des courriers.
• Participer à l'organisation logistique des salons professionnels.

Connaissances

Gestion agenda

Accueil téléphonique

Rédaction comptes rendus

Archivage documents

Suivi dossiers

Reporting et tableaux de bord

Suite Office

Outlook

Excel

PowerPoint

Outils

Suite Office

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement arrêt maladie, poste à pourvoir de suite :

Organisation de l'agenda du Dirigeant et accueil :

• Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.)
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Accueillir physiquement les rendez-vous
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.)
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation :

• Réceptionner et trier le courrier par e-mail pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
• Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information)
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
• Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.)

Activités éventuelles

• Participer à l'organisation de la logistique des salons professionnels

Experience: 12 Mois Langues: Anglais exigé Qualification: Employé qualifié Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) de machines pour l'extraction, la construction et le génie civil