Assistant administratif H/F

Taleez; Paris; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Taleez, agence du 15e, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer la livraison administrative des dossiers de formation et garantir leur conformité avant facturation. Rattaché(e) à la directrice des opérations, vous gérez les dossiers de formation, les feuilles d’émargement et la facturation tout en assurant un support administratif quotidien.

De formation Bac+2 en gestion administrative, vous justifiez d’une première expérience en facturation ou administration des ventes.

Qualifications

• Bac+2 en gestion administrative avec première expérience similaire en facturation ou administration des ventes.
• Expérience en facturation souhaitée et connaissance des dossiers administratifs.
• Connaissance du secteur de la formation professionnelle appréciée.

Responsabilités

• Gérer les dossiers de formation présents en présentiel (Paris) et à distance (National).
• Préparer les dossiers prêts à facturer et les feuilles d’émargement.
• Suivre et contrôler les feuilles d'émargement dans M2i Sign.
• Répondre aux partenaires/sous-traitants concernant réclamations ou demandes de présence.
• Valider manuellement les feuilles d’émargement et livrer le dossier pour facturation.
• Renseigner les dates comptables et de livraison dans l’outil de gestion et passer en statut expédié/Livré.
• Réaliser la facturation en cycles courts.
• Gérer le quotidien administratif du service et le suivi des livraisons et relances.
• Maintenir un tableau de suivi des dossiers livrés et facturés, et améliorer les processus.

Connaissances

Gestion administrative

Facturation

Relation partenaires

Organisation

Rigueur

Communication

Formation

Bac +2 en gestion administrative

Outils

Pack Office

Teams

Outils de gestion

Description du poste

Nous recherchons pour notre agence du 15ème notre futur(e) Assistant(e) administratif(ve) donc le rôle principal sera la livraison administrative des dossiers de formation et la garantie de leur conformité avant facturation.

Rattaché(e) à la directrice des opérations, vos missions seront les suivantes :

Gestion et suivi des livraisons de dossiers

• Gérer les dossiers de formation présentiels (Paris) et à distance (National)

• Préparer les dossiers «prêts à facturer» avec leurs feuilles d’émargements

• Suivre et contrôler les Feuilles d'émargements dans M2i Sign

• Répondre aux partenaires/Sous-traitants (achats de siège) concernant les réclamations ou de demandes de présence
  

Validation et livraison administrative

• Valider manuellement les feuilles d’émargement dès leur complétude

• Effectuer la livraison finale du dossier et donner le feu vert pour la facturation.

• Accéder à la commande associées dans l’outil de gestion pour renseigner la date comptable et la date de livraison et passer en statut expédié/Livré
  

Facturation

• S’assurer que toutes les livraisons sont validées et conformes avant émission des factures

• Réaliser la facturation en cycles courts
  

Gestion quotidienne et support administratif

• Gérer le quotidien administratif du service: suivi des livraisons, relances, archivage et communication avec les partenaires internes/externes

• Maintenir un tableau de suivi des dossiers livrés et facturés

• Contribuer à l’amélioration continue des process administratifs et de facturation

De formation supérieure Bac +2 en gestion administrative, vous disposez d'une première expérience sur un poste similaire, en facturation ou en administration des ventes. Une expérience dans le secteur de la formation professionnelle serait appréciée pour mener à bien vos missions.

Vous maitrisez les différents logiciels informatiques (Outils de gestion, Pack office, Teams).

Une grande rigueur est demandée dans le suivi administratif des dossiers.

Vous êtes reconnu(e) pour vos capacités relationnelles et votre sens du service.

Vous savez travailler dans un environnement flexible et polyvalent, car nos métiers évoluent constamment. La réactivité est primordiale pour faciliter la facturation.