Assistant Administratif H/F

Les Compagnons du Devoir - Auvergne Rhône-Alpes; Gap; Hybrid; EUR 21,000 - 26,000; Full time

Benefits offered by this job

Restaurant d'entreprise

Complémentaire santé 60%

Télétravail possible selon faisabilité

Participation partielle des transports

Prime de fidélité après 3 ans d’ancien

Compte Épargne Temps et PERCO

Job summary

La Compagnie Les Compagnons du Devoir - Auvergne Rhône-Alpes recrute un Assistant Administratif H/F en CDD de remplacement de 4 mois. Vous renforcerez l'équipe administrative et assurerez le bon fonctionnement quotidien.

Sous la supervision du Responsable Régional de Formation et de la Responsable Administrative et Comptable, vous ferez l'accueil, la gestion des données et le suivi des formations et des procédures liées à la vie compagnonnique.

Qualifications

• Excellentes capacités organisationnelles et de gestion du temps.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Bonnes connaissances de logiciel de gestion et de planification (Ypareo, Salesforce).
• Bonnes aptitudes en communication orale et écrite.
• Capacité à gérer des informations sensibles avec discrétion.

Responsibilities

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des publics.
• Mettre à jour les données candidats, entreprises et représentants dans les applications.
• Veiller à la qualité des données et répondre aux enquêtes.
• Gérer le suivi administratif de la vie compagnonnique et les mises à jour avec le Directeur Régional et le Provincial.
• Gérer les statuts de la résidence et les modalités financières associées.
• Suivi des présences et justificatifs des formations et alertes en cas d’absences.
• Préparer les dossiers, vérifier la conformité des émargements et suivre les ruptures de contrat.
• Gérer les sanctions des apprenants et les rendez-vous avec les entreprises.

Skills

Organisation

Bureautique

Gestion/Planification

Communication

Discrétion

Autonomie

Tools

Ypareo

Salesforce

MS Office

Job description

Dan le cadre d'un CDD de remplacement de 4 mois, nous recherchons un(e) Assistant Administratif H/F pour rejoindre notre équipe dynamique et contribuer au bon fonctionnement administratif de notre entreprise.

Missions principales de l'Assistant Administratif (H/F)

Sous La Responsabilité Du/de La Responsable Régional De Formation Et De La Responsable Administrative Et Comptable, Vous Serez Chargé(e) De

• Accueil téléphonique et physique des publics.
• Mise à jour des données Candidats / Entreprises / représentants légaux / apprenants dans les différentes applications.
• Veiller à la qualité de la donnée afin de répondre aux différentes enquêtes
• Suivi administratif de la vie compagnonnique de la province en lien avec le Directeur Régional et le Provincial (mise à jour de la base des sédentaires, accueil des nouveaux sédentaires)
• Gérer en collaboration avec les maitresses de maison les statuts de la résidence avec les modalités financières associées.
• Suivi régulier durant les formations: gestion des présences et absences, gestion des justificatifs d’absences et alerte aux équipes de direction sur les forts taux d’absence envoi et suivi de courriers aux différents destinataires concernés, préparation de dossiers, gestion des imprévus, vérification de la conformité et de l’exhaustivité des émargements (heures DHT, heures TPP, heures en distancielles), Suivi et alertes sur les ruptures (définir le statut, établir les documents afférents à la rupture et au nouveau contrat)
• Gestion et suivi des sanctions des apprenants
• Suivi des rendez-vous avec les entreprises selon les consignes nationales
• Saisie de la planification simple (calendrier de présence au CFA) et de la planification détaillée (par les emplois du temps).
• Inscription aux examens sur cyclade ou autre portail à disposition (préparation du dossier admin, transmission des convocations, saisie des résultats aux examens ou des évaluations de fin de contrat).

Compétences recherchées pour le poste d'Assistant Administratif

• Excellentes capacités organisationnelles et de gestion du temps.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Bonnes connaissances de logiciel de gestion et de planification (Ypareo, Salesforce)
• Bonnes aptitudes en communication orale et écrite.
• Capacité à gérer des informations sensibles avec discrétion.

Qualités personnelles

• Proactivité et sens de l’initiative.
• Rigueur et attention au détail.
• Capacité à travailler en équipe et de manière autonome.
• Polyvalence dans les tâches à accomplir.

Ce Que Nous Offrons

• Un environnement de travail collaboratif et stimulant.
• Des perspectives d'évolution au sein de l'entreprise.
• Accès à un restaurant d'entreprise avec des tarifs préférentiels.
• Complémentaire santé avantageuse prise en charge à 60%
• Options de télétravail selon la faisabilité du poste.
• La prise en charge partielle des transports en commun
• Une prime de fidélité déclenchée à partir de 3 ans d'ancienneté
• Un accord Compte Epargne Temps et PERCO