ASSISTANT ADMINISTRATIF / ASSISTANTE ADMINISTRATIVE – H/F

Epnak; Bretagne; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Epnak recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les services administratifs, formation-insertion et medico-psycho-social. Sous l’autorité de l’assistante de direction, vous assurez la gestion administrative et logistique et travaillez de manière autonome.

Vous accueillerez les bénéficiaires et partenaires, gérerez le standard et la base de données, et contribuerez à l’organisation des examens et à la production de documents.

Qualifications

• Accueillir et orienter les bénéficiaires et partenaires, et gérer le standard.
• Saisir et vérifier les données informatiques et élaborer des tableaux de bord.
• Rédiger, mettre en page et corriger des documents rédigés par les professionnels.
• Archiver les documents et dossiers administratifs.
• Participer à la vie de l’unité et à la démarche QUALIOPI.

Responsabilités

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des bénéficiaires et partenaires, et prendre en charge le standard.
• Mettre à jour la base de données des bénéficiaires et suivre les pièces justificatives.
• Contribuer à l’organisation des examens et à la production de documents administratifs.
• Saisir, mettre en page et corriger des documents rédigés par les professionnels.
• Saisir et vérifier les données informatiques et archiver les dossiers.
• Participer aux réunions institutionnelles et projets de l’unité.

Connaissances

Accueil téléphonique

Gestion d'informations

Saisie de données

Mise en page de documents

Correction de documents

Archivage

Suivi des dossiers

Participation aux réunions

Outils

Pronote

Description du poste

Missions :

Sous l’autorité de l’assistante de direction, l’assistant(e) administratif(ve) assure les travaux administratifs courants au sein des services : administratif, formation-insertion et médico-psycho-social. Il (Elle) est chargé(e) d’assurer la gestion administrative et logistique, en respectant les consignes et les procédures de manière autonome.

A ce titre, vous assurez les activités suivantes :

Accueillir et assurer la gestion de l’information :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des bénéficiaires et/ou des partenaires,
• Prendre en charge le standard téléphonique,
• Mettre à jour la base de données des bénéficiaires,
• Recontacter les potentiels bénéficiaires et les accompagner dans leurs démarches administratives si nécessaire.

Apporter un soutien administratif et logistique aux services MPS et formation-insertion :

• Contribuer à l’organisation des examens (Ministère du Travail),
• Saisir, mettre en page et corriger des documents rédigés par les autres professionnels (courriers, rapports, projet de service, bilan d’actions…),
• Produire et éditer des documents administratifs (notamment via Pronote),
• Saisir et vérifier les données informatiques (tableaux de bord…),
• Archiver les documents et les dossiers.

Accompagner les bénéficiaires :

• Contrôler et enregistrer les pièces justificatives et les éléments d’informations nécessaires au traitement des situations,
• Effectuer, suivre et mettre à jour les dossiers administratifs et/ou médicaux des bénéficiaires (dossier d’inscription, d’admission, conventions de stage et aménagement des examens).

S’impliquer dans la vie et le projet de l’unité :

• Participer aux réunions institutionnelles et organisationnelles et aux temps forts de l’unité (projets, portes ouvertes…),
• Participer aux réunions d’équipe administrative et formation-insertion,
• Participer à la rédaction du bilan d’activité annuel, avec l’ensemble de l’équipe pluridisciplinaire,
• Participer à la démarche QUALIOPI.