Assistant administratif et standardiste (H/F)

Jubil LILLE; Villeneuve-d'Ascq; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Jubil (France) recherche un conseiller d’accueil et administratif pour son siège à Villeneuve-d'Ascq. Vous gérerez le standard, orientez les appels vers les agences et traitez les mails, tout en assurant une réponse cordiale et efficace.

Vous organiserez les déplacements, coordonnerez les réunions, saurez saisir les réclamations et travaillerez en lien avec les services qualité et comptabilité. Polyvalence et excellente relation client indispensables.

Qualifications

• Expérience obligatoire dans la gestion du téléphone, transfert de mails et relation client.
• Sourire, polyvalence et discrétion lors des échanges.
• Bonne aisance rédactionnelle et Excel niveau moyen.
• Capacité à gérer plusieurs lignes téléphoniques simultanément.
• Bon relationnel et souci du service client.
• Organisation et fiabilité pour le standard et les procédures.

Responsibilities

• Traiter les appels entrants du siège et orienter vers le service d'agence concerné.
• Gérer les boîtes mails, analyser et transférer les mails vers le service concerné.
• Répertorier et saisir les réclamations reçues par mail dans le tableau dédié.
• Gestion du standard, des litiges, des réclamations et des relations clients (en lien avec la responsable qualité).
• Réserver déplacements professionnels (hôtels et billets de train).
• Organiser logistique des réunions au siège et commander des plateaux-repas.
• Remise en banque des chèques reçus et transmission du bordereau à la comptabilité.
• Mise à jour des documents légaux sur les portails mandants et suivi des échéances.
• D’autres missions selon les besoins des services.

Skills

Relationnel excellent

Polyvalence

Gestion appels multi-lignes

Excel niveau moyen

Qualités rédactionnelles

Communication clients externes

Expérience téléphone/mail

Job description

Les missions principales seront :

• Traiter les appels entrants du siège et les orienter vers le service de l'agence concernée (15 agences présentes en France)
• Gérer les boîtes mails : analyser et transférer les mails vers le service de l'agence concernée
• Recenser et saisir les réclamations reçues par mail dans le tableau dédié
• Gestion du standard, des litiges, des réclamations et des relations clients (en lien avec la responsable qualité)

Les missions annexes qui pourront vous être confiées sont :

• la réservation des déplacements professionnels (hôtels et billets de train) ;
• l'organisation logistique des réunions au siège, la commande de plateaux-repas
• la remise en banque des chèques reçus, avec transmission du bordereau à la comptabilité
• la mise à jour des documents légaux (Kbis, attestations URSSAF, attestations d'assurance...) sur les portails mandants, et le suivi de leurs échéances.
• d'autres missions, en fonction des besoins des différents services

Les compétences souhaitées sont :

• Avoir un excellent relationnel
• La polyvalence
• Savoir gérer plusieurs lignes téléphoniques de manière simultanée et un volume d'appels important
• Excel (niveau moyen)
• Avoir de bonnes qualités rédactionnelles
• Communiquer avec les clients et les partenaires externes de manière claire et efficace
• Expérience obligatoire dans la gestion du téléphone, transfert de mail, quelqu'un de polyvalent, souriant, dynamique et discret.