Assistant administratif et pédagogique (F/H) - CDI

CentraleSupélec; France; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

CentraleSupélecExed recherche un(e) chargé(e) de gestion administrative des formations pour assurer le bon fonctionnement des Mastères MScT/MSc et des formations associées. Vous travaillerez sous la responsabilité de la Directrice des programmes et au sein d’une équipe d’environ une dizaine de personnes.

Vos missions couvrent l’accueil des participants et intervenants, la constitution et le suivi des dossiers, l’établissement des convocations et des attestations, ainsi que le soutien logistique

Qualifications

• Expérience en gestion administrative de formations.
• Bonnes capacités organisationnelles et de planification.
• Rigueur et sens de l’initiative.

Responsibilities

• Gérer et organiser administrativement les formations Mastères spécialisé MScT/MSc.
• Accueillir les participants et intervenants.
• Réunir les éléments nécessaires à la construction de l’action de formation.
• Constituer les dossiers administratifs stagiaires et intervenants.
• Établir les convocations, conventions de formation et attestations de présence.
• Interface avec les intervenants : contracts, dates d’intervention et système de rémunération.
• Préparer les documents nécessaires à la facturation.
• Editer et envoyer des attestations de présence à la fin de chaque session.
• Mettre à disposition le matériel pédagogique et logistique dans les salles de formation.
• Gérer les supports de cours (plateforme, reprographie…), notes, planning, réservations.

Job description

CentraleSupelecExed met à la disposition descadres et dirigeants en activités, des formations professionnelles courtes,certifiantes ou diplômantes ainsi que des formations sur-mesure issues desenseignements et travaux de recherche des écoles.

Placé(e) sous laresponsabilité hiérarchique de la Directrice des programmes Mastère Spécialiséet MScT, et au sein d’une équipe d’une dizaine de personnes, vous serez encharge de la mise en œuvre des missions de gestion administrative d’un dossierde formation. Vous pourrez également être amené(e) à travailler sur des projetstransversaux en synergie avec les différentes équipes.

A ce titre, vos activités seront lessuivantes :

• Gérer etorganiser administrativement les formations Mastères spécialisé MScT/MSc ;
• Accueillirles participants et intervenants ;
• Réunir leséléments nécessaires à la construction de l’action de formation ;
• Constituerles dossiers administratifs stagiaires et intervenants avec les pièces s’yafférant (Bulletin d’inscription, dossiers de candidatures, prise en chargeOPCO …) ;
• Etablir lesconvocations, conventions de formation, attestation de présence, évaluation ;
• Interfaceavec les intervenants : établir les contrats, coordonner les datesd’intervention, compléter le système de rémunération ;
• Préparer lesdocuments nécessaires à la facturation ;
• Editer etenvoyer des attestations de présence à chaque fin de session ;
• Mettre àdisposition le matériel pédagogique et logistique dans les salles de formation ;
• Gérer lessupports de cours (plateforme, reprographie …), notes, planning, réservationdes salles et parking.

L'Ecole sera fermée le 24 juillet au soir. Les candidatures seront traitées à compter du 1er septembre.