Assistant administratif et pédagogique (F/H) - CDI

CentraleSupélec International Affairs; Gif-sur-Yvette; On-site; EUR 29,000 - 36,000; Full time

Job summary

CentraleSupélec Exed recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) pour soutenir les formations Mastères MScT/MSc et des formations courtes et certifiantes. Le/la candidat(e) coordonne les aspects administratifs des formations, accueille les participants et intervenants, et contribue à la construction et au suivi des dossiers.

Basé sur le campus de Gif-sur-Yvette, vous interviendrez en collaboration avec une équipe et sous la responsabilité de la Directrice des programmes Mastère Spécialisé et

Qualifications

• Formation BTS avec spécialisation gestion administrative ou RH ou gestion des entreprises.
• Bonne connaissance des dispositifs et financement de la formation professionnelle.
• Maîtrise des outils bureautiques et systèmes d’information de gestion et outils collaboratifs.
• Capacité à respecter les délais et rendre compte à la hiérarchie.
• Discrétion et sens du service; travail en équipe et transversalité.

Responsibilities

• Gérer et organiser administrativement les formations Mastères MScT/MSc.
• Accueillir les participants et intervenants.
• Constituer les dossiers administratifs stagiaires et intervenants (inscriptions, candidatures, prise en charge).
• Établir convocations, conventions de formation et attestations de présence.
• Gérer la facturation et les documents associés.
• Interfacer avec les intervenants et coordonner les dates d’intervention.
• Gérer le matériel pédagogique et supports de cours.

Skills

Rigueur

Sens du service

Gestion administrative

Outils bureautiques

Education

BTS

Tools

Systèmes d'information

Job description

Venez rejoindre une institution dynamique, multiculturelle et tournée vers l'innovation !

Mission

CentraleSupelec Exed met à la disposition des cadres et dirigeants en activités, des formations professionnelles courtes, certifiantes ou diplômantes ainsi que des formations sur-mesure issues des enseignements et travaux de recherche des écoles.

Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice des programmes Mastère Spécialisé et MScT, et au sein d’une équipe d’une dizaine de personnes, vous serez en charge de la mise en œuvre des missions de gestion administrative d’un dossier de formation. Vous pourrez également être amené(e) à travailler sur des projets transversaux en synergie avec les différentes équipes.

A ce titre, vos activités seront les suivantes :

• Gérer et organiser administrativement les formations Mastères spécialisé MScT/MSc ;
• Accueillir les participants et intervenants ;
• Réunir les éléments nécessaires à la construction de l’action de formation ;
• Constituer les dossiers administratifs stagiaires et intervenants avec les pièces s’y afférant (Bulletin d’inscription, dossiers de candidatures, prise en charge OPCO …) ;
• Etablir les convocations, conventions de formation, attestation de présence, évaluation ;
• Interface avec les intervenants : établir les contrats, coordonner les dates d’intervention, compléter le système de rémunération ;
• Préparer les documents nécessaires à la facturation ;
• Editer et envoyer des attestations de présence à chaque fin de session ;
• Mettre à disposition le matériel pédagogique et logistique dans les salles de formation ;
• Gérer les supports de cours (plateforme, reprographie …), notes, planning, réservation des salles et parking.

L'Ecole sera fermée le 24 juillet au soir. Les candidatures seront traitées à compter du 1er septembre.

Profil

Issu(e) d’une formation supérieure de type BTS avec une spécialisation dans la gestion administrative, ressources humaines ou en gestion des entreprises, vous justifiez d’une expérience réussie dans le domaine de la formation continue.

Vous disposez d’une solide connaissance des dispositifs réglementaires et de financement de la formation professionnelle.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et systèmes d’information de gestion ainsi que les outils collaboratifs.

Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie.

Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.

Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l’ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.

Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.

Vous faites preuves de discrétion, d’une grande aptitude à l’écoute et avez le respect de la confidentialité.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre pédagogie et votre patience.

Une pratique écrite et orale de l’anglais serait un atout.

Rejoindre CentraleSupélec, c’est travailler, au sein d’une institution de renommée internationale et orientée vers la recherche appliquée et l’innovation, dans un cadre dynamique et multiculturel en interagissant avec des étudiants, des enseignants et des chercheurs de diverses nationalités. Basé sur le Campus de Gif-sur-Yvette (Essonne) au sein de l’écosystème de l’Université Paris Saclay, le poste est à pourvoir dès que possible par voie statutaire (cat. B) ou contractuel de droit public.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Compétences

• Connaissance des dispositifs et de la réglementation de la formation professionnelle
• Rigueur
• Sens du service
• Gestion administrative
• Maîtrise des outils bureautiques et systèmes d'information