Assistant Administratif et Office Management

B-Hive Engineering; Roissy-en-France; Sur place; EUR 32 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

B-HIVE Engineering recherche un(e) assistant administratif expérimenté pour organiser l’intégration des nouveaux collaborateurs et fournisseurs, suivre les habilitations et les formations, et gérer les documents administratifs.

Vous devrez aussi suivre les devis, commandes, contrats et factures, les éléments variables de paie et les demandes d’accès, tout en rédigeant les communications internes en français et en anglais. Poste sur site à Roissy-en-France.

Qualifications

• Minimum 5 ans d'expérience en assistanat administratif, Facilities, office management ou coordination opérationnelle
• Excellente organisation et rigueur dans le suivi des dossiers
• Bonne capacité à gérer les priorités et plusieurs sujets simultanément
• Autonomie, réactivité et sens de l'initiative
• Aisance relationnelle et capacité à coordonner différents interlocuteurs
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Word et Outlook
• Anglais professionnel, à l'écrit comme à l'oral
• Esprit d'équipe et sens du service
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Adaptabilité et capacité à travailler dans un environnement dynamique

Responsabilités

• Organiser l'intégration des nouveaux collaborateurs et sous-traitants : comptes, badges, matériel et accès
• Assurer le suivi administratif des fournisseurs et de leurs habilitations
• Suivre les attestations, formations réglementaires et différents documents fournisseurs
• Assurer le suivi des éléments variables de paie : pointages, congés, RTT, notes de frais, astreintes, etc.
• Gérer les demandes d'accès et de badges
• Assurer le suivi des devis, commandes, contrats et factures
• Contrôler la conformité des factures et gérer les éventuelles anomalies avec les différents interlocuteurs
• Organiser les réunions et gérer les réservations de salles
• Rédiger et diffuser les communications internes en français et en anglais
• Gérer les fournitures, le courrier et les colis
• Apporter un support administratif aux équipes du département

Connaissances

Expérience professionnelle

Organisation

Gestion des priorités

Autonomie

Relationnel

Anglais professionnel

Esprit d'équipe

Discrétion

Adaptabilité

Formation

Minimum 5 ans d'expérience en assistanat administratif, Facilities, office management ou coordination opérationnelle

Outils

Excel

Word

Outlook

Description du poste

B-HIVE Engineering recherche un(e) assistant administratif expérimenté pour organiser l’intégration des nouveaux collaborateurs et fournisseurs, suivre les habilitations et les formations, et gérer les documents administratifs.

Vous devrez aussi suivre les devis, commandes, contrats et factures, les éléments variables de paie et les demandes d’accès, tout en rédigeant les communications internes en français et en anglais. Poste sur site à Roissy-en-France.