Assistant Administratif – Facility Management polyvalent

B-HIVE

France

À distance

EUR 30 000 - 38 000

Plein temps

14 jours+

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Résumé du poste

La société B-HIVE recherche un Assistant administratif - Facility Management H/F pour assurer l’intégration des collaborateurs et sous-traitants, le suivi des fournisseurs, des documents et des formations, et la gestion administrative courante.

Vous gérerez les demandes d’accès, les devis et les factures, organiserez les réunions et communiquerez en français et en anglais, en assurant confidentialité, autonomie et sens du service dans un environnement dynamique, avec coordination des

Qualifications

Excellente organisation et rigueur dans le suivi des dossiers.
Bonne capacité à gérer les priorités et plusieurs sujets simultanément.
Autonomie, réactivité et sens de l’initiative.

Responsabilités

Organiser l’intégration des nouveaux collaborateurs et sous-traitants : comptes, badges, matériel et accès.
Assurer le suivi administratif des fournisseurs et de leurs habilitations.
Suivre les attestations, formations réglementaires et différents documents fournisseurs.
Assurer le suivi des éléments variables de paie : pointages, congés, RTT, notes de frais, astreintes, etc.
Gérer les demandes d’accès et de badges.
Assurer le suivi des devis, commandes, contrats et factures.
Contrôler la conformité des factures et gérer les éventuelles anomalies avec les différents interlocuteurs.
Organiser les réunions et gérer les réservations de salles.
Rédiger et diffuser les communications internes en français et en anglais.
Gérer les fournitures, le courrier et les colis.
Apporter un support administratif aux équipes du département.