Assistant Administratif & Facility Management - Proactif

B-Hiv; Roissy-en-France; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

B-HIVE Engineering recrute un Assistant administratif - Facility Management H/F, basé en Île-de-France, Roissy-en-France, pour assurer l'intégration des nouveaux collaborateurs, le suivi des fournisseurs et la gestion des documents et des déviations.

Le candidat idéal possède au moins 5 ans d'expérience, une excellente organisation, maîtrise des outils bureautiques et un sens du service. Vous collaborerez avec les équipes et veillerez à la conformité et à l'efficacité des services administratifs.

Qualifications

• Minimum 5 ans d'expérience en assistanat administratif, Facilities, office management ou coordination opérationnelle.
• Excellente organisation et rigueur dans le suivi des dossiers.
• Bonne capacité à gérer les priorités et plusieurs sujets simultanément.
• Autonomie, réactivité et sens de l'initiative.
• Maîtrise des outils bureautiques: Excel, Word et Outlook.
• Anglais professionnel, à l'écrit comme à l'oral.
• Esprit d'équipe et sens du service.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Adaptabilité et capacité à travailler dans un environnement dynamique.

Responsabilités

• Organiser l'intégration des nouveaux collaborateurs et sous-traitants : comptes, badges, matériel et accès.
• Assurer le suivi administratif des fournisseurs et de leurs habilitations.
• Suivre les attestations, formations réglementaires et différents documents fournisseurs.
• Assurer le suivi des éléments variables de paie : pointages, congés, RTT, notes de frais, astreintes, etc.
• Gérer les demandes d'accès et de badges.
• Assurer le suivi des devis, commandes, contrats et factures.
• Contrôler la conformité des factures et gérer les éventuelles anomalies avec les différents interlocuteurs.
• Organiser les réunions et gérer les réservations de salles.
• Rédiger et diffuser les communications internes en français et en anglais.
• Gérer les fournitures, le courrier et les colis.
• Apporter un support administratif aux équipes du département.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Gestion des priorités

Autonomie

Relationnel

Anglais professionnel

Esprit d'équipe

Discrétion

Adaptabilité

Outils

Excel

Word

Outlook

Description du poste

B-HIVE Engineering recrute un Assistant administratif - Facility Management H/F, basé en Île-de-France, Roissy-en-France, pour assurer l'intégration des nouveaux collaborateurs, le suivi des fournisseurs et la gestion des documents et des déviations.

Le candidat idéal possède au moins 5 ans d'expérience, une excellente organisation, maîtrise des outils bureautiques et un sens du service. Vous collaborerez avec les équipes et veillerez à la conformité et à l'efficacité des services administratifs.