Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)

FAY; Eaubonne; Sur place; EUR 28 000 - 33 000; Plein temps

Résumé du poste

FAY, situé en Île-de-France, recherche un(e) Assistant administratif et commercial (H/F) en CDI pour l'agence d'Eaubonne. Vous assurez le secrétariat et l'interface entre les services, suivez les chantiers et la facturation, et gérez les commandes avec Batigest, Excel et Word.

Vous gérez les dossiers administratifs des sous-traitants et les devis, et assurez le suivi commercial. Le poste nécessite 2 ans d'expérience et un Bac Secrétariat assistanat gestion PME PMI, avec travail en journée.

Qualifications

• 2 ans d'expérience indispensable en secrétariat/administration PME-PMI.
• Niveau Bac Secrétariat assistanat gestion PME PMI requis.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat administratif et commercial et l'interface interne.
• Gérer les commandes, devis et suivis clients via Batigest, Excel et Word.
• Réaliser les tableaux de bord et rendre compte à la direction.

Connaissances

Priorités et organisation

Gestion des contacts

Gestion administrative

Formation

Bac Secrétariat assistanat gestion PME PMI

Outils

SAGE

PENNYLANE

Description du poste

Offre n° 213SZDQ
Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)

MISSIONS :- Assurer le secrétariat administratif et commercial ;- Assurer l'interface avec les différents services de l'entreprise et leur personnel ;- Gérer le suivi des chantiers à l'aide de Batigest, Excel et Word, Pennylane- Gérer le suivi des commerciaux, des cahiers de commande et de vente à l'aide de Batigest, Excel et Word, PENNYLANE, BATICAR, Bi reporting- Rendre compte à la Direction.1. Secrétariat administratif et commercial- Assurer le standard téléphonique- Gérer le courrier (départ, arrivée, classement, suivi)- Gérer les relations téléphoniques avec les clients. Orienter toute demande de la part des prospects ou des clients vers les personnes compétentes ;- Frapper les courriers, mails en provenance des différents services, puis assurer la bonne diffusion des documents ;- Enregistrer les commandes sur le logiciel Batigest, créer certains devis à la demande de la direction- Suivre les contrats de sous-traitance établis par le conducteur de travaux, et gérer trimestriellement les dossiers administratifs des sous-traitants- Gérer le cahier de commandes et celui des ventes ;- Gérer les réclamations clients et en assurer le suivi ;- Répondre aux demandes de documentation. Gérer l'envoi des échantillons ;- Gérer la production des devis. Rédiger les devis standards sur demande des clients ou des commerciaux, en appliquant les éléments des tarifs et les conditions définies par la direction générale ;- Faire préparer par les services concernés tous les éléments nécessaires aux devis non standards pour pouvoir répondre rapidement aux clients ;- Assurer la constitution, la mise à jour, le classement, la sauvegarde, l'archivage des dossiers, des fichiers prospects et clients et plus généralement de tous documents commerciaux ;- Suivre les dossiers de financements clients- Faire des appels de fonds pour les clients qui ont fait un prêt personnel auprès de leur banque- Préparer les voyages du service, effectuer toutes les réservations nécessaires- Assurer toutes réservations marketing ( foires, stands grandes surfaces, marchés..)- Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau (papiers et autres) et centraliser les commandes- Collaborer sur certains dossiers pour l'amélioration continue du service- Assurer l'archivage de dossiers- Etablissement des factures et avoirs clients selon process- Suivi des PV de réceptions- Archivage du dossier administratif par clients2. Suivi des activités de production- Affectation des chantiers pour chaque dépense- Tenue des tableaux de stocks établis par le conducteur ;- Gestion de l'arrivée sur Pennylane des factures fournisseurs- Contrôler les tarifs de certains fournisseurs et faire viser celles-ci puis s'assurer de leur transmission au service comptabilité- Demande des avoirs fournisseurs et suivi de ces derniers- Mise à jour de la trésorerie clients ; et pointage de la trésorerie avec le conducteur de travaux chaque semaine- Assurer la gestion des tableaux de bord de l'activité Production;- Participer à l'organisation des réunions du service sur la demande de la direction ou des services associés et en assurer le secrétariat (compte rendu, gestion des actions envisagées) ;- Assurer la circulation de l'information auprès des différents services- Suivi des SAV- Suivi des bons de commande3. Suivi des commerciaux- Gérer le suivi des commerciaux du système informatique, saisie des fiches clients et prospects,- Assurer la gestion du tableau de bord de l'activité des commerciaux ;- Assurer la gestion de tous les fichiers prospects définis par la direction commerciale ;- Participer à l'organisation des réunions commerciales sur la demande de la direction commerciale et en assurer le secrétariat (compte rendu, gestion des actions envisagées)Logiciel SAGE et PENNYLANE

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2500.0 Euros à 3000.0 Euros

Déplacements Déplacements: Jamais

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Niveau Bac Secrétariat assistanat gestion PME PMI Cette formation est indispensable

Compétences

• Définir et hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs fixés
• Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur
• Techniques de gestion administrative

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de sens des responsabilités
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Travaux de peinture et vitrerie