Assistant administratif de la direction TEM

Bievre Isere; Saint-Étienne-de-Saint-Geoirs; Remoto; EUR 11.000 - 13.000; Part-time

Vantaggi offerti da questo lavoro

Mutuelle santé et prévoyance

COS38 et titres‑restaurant

Forfait Mobilités Durables

Descrizione del lavoro

Bièvre Isère recrute un Assistant administratif de la direction TEM pour assister la directrice et l’équipe Transition écologique et Mobilités. Poste à mi-temps, basé à Saint-Étienne-de-Saint-Geoirs, rémunération selon grille et expérience.

Vous assurez la préparation des commissions, la prise de notes, la création de tableaux de bord et le suivi des documents administratifs. Profil: expérience en collectivités, maîtrise des outils bureautiques et rigueur; cadre d’emploi des adjoints

Competenze

• Expérience avérée en collectivités territoriales et connaissance de leur fonctionnement.
• Expérience des processus administratifs et logistiques.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et connaissances de logiciels (comptabilité, parapheur, envoi dématérialisé).
• Maîtrise stricte des règles rédactionnelles, grammaticales et orthographiques.
• Notions de gestion de projet et de planification.
• Capacité à passer d’un dossier à l’autre et travail en équipe.

Mansioni

• Préparation et suivi des commissions et réunions d’équipe.
• Rédaction de convocations, diaporamas et comptes rendus.
• Organisation de l’ordre du jour et logistique des réunions.
• Accueil téléphonique et physique de la direction.
• Gestion documentaire et archivage des dossiers.
• Suivi des courriers et envoi via Maileva.

Conoscenze

Gestion administrative

Bureautique avancée

Planification

Relationnel et communication

Strumenti

GMAO

Webex

Maileva

FAST

GED

CIRIL

Descrizione del lavoro

Assistant administratif de la direction TEM

Type de contrat Contrat permanent Direction ASSISTANT ADMINISTRATIF Ville / site 38590 ST-ETIENNE-DE-ST-GEOIRS, Catégorie C

Contexte du recrutement et définition de poste

Située au cœur de l'Isère, Bièvre Isère est une communauté de communes en pleine croissance, comptant 50 communes pour près de 58 000 habitants.

La Direction Transition écologique et Mobilités a pour mission d’orchestrer et mettre en œuvre en transversalité les transitions (Climat, Air, Energies, Mobilités, GEMAPI, Biodiversité, Forêts) sur le territoire de Bièvre Isère.
Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice, vous apportez une aide permanente à la directrice et une aide régulière à l’équipe Transition écologique et Mobilités (5 agents).

Et plus spécifiquement:

Vous assurez la préparation des commissions et des réunions d’équipe :

• Vous élaborez et assurez le suivi des rétroplanning annuels des commissions
• Vous préparez le cadre des convocations, diaporamas et comptes rendus des commissions et organisez la logistique
• Vous envoyez les invitations, préparer les fiches de présence et envoyer les comptes rendus des commissions
• Vous coordonnez l’élaboration de l’ordre du jour des réunions d’équipes, envoyer les invitations et les comptes rendus
• Vous veillez au respect des délais fixés en réunion d’équipe dans l’exécution des missions de l’équipe

Vous apportez une aide administrative et logistique à la directrice:

• Vous organisez les réunions ou évènements à l’initiative de la directrice
• Vous prenez des notes et formalisez tout document bureautique nécessaire à la directrice

Vous accompagnez l’équipe via la création et/ou l’aide à la prise en main d’outils:

• Vous créez et suivez des tableaux de bord d’activités de la direction
• Vous appuyez l’équipe dans l’utilisation des outils GMAO, Webex, Maileva, FAST, GED (rattachement des réponses)
• Vous établissez ponctuellement des bons de commande et contrôlez les factures sur le logiciel CIRIL

Vous classez, organisez, formalisez et suivez tout type de document bureautique:

• Vous organisez sur le réseau l’arborescence des dossiers administratifs de la direction
• Vous organisez le classement des conventions avec les partenaires et des courriers reçus et envoyés
• Vous assurez l’envoi et le suivi des courriers sortants par Maileva
• Vous organisez, selon le besoin, l’archivage des dossiers de la direction avec l’archiviste
• Vous créez ou mettez à jour les modèles de courriers, notes, comptes rendus, diaporamas

Vous assurez l’accueil de la direction:

• Vous assurez un accueil téléphonique et physique de la direction ;
• Vous apportez les réponses de premier niveau (prime vélo, service location longue durée, box à vélos, ambroisie, frelon) avant d’orienter vers le.la chargé.e de mission dédié.e de l’équipe ;
• Vous gérez la boîte mail générique de la direction.

Profil recherché

• Vous avez une expérience avérée en collectivités territoriales et vous en connaissez le fonctionnement ;
• Vous avez l’expérience des processus administratifs et logistiques ;
• Vous avez une excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint...) et êtes familier avec des logiciels spécifiques (comptabilité, parapheur électronique, envoi dématérialisé de courriers...) ;
• Vous maîtrisez strictement les règles rédactionnelles, grammaticales et orthographiques ;
• Vous avez des notions de gestion de projet et de planification.
  
• Vous avez la capacité de passer d’un dossier à l’autre;
• Vous êtes rapide tout en assurant une qualité d’exécution irréprochable;
• Vous vous exprimez à l’oral et à l’écrit avec un formalisme adapté à votre interlocuteur.
  
• Vous êtes doté.e d’une grande discrétion professionnelle et respectez l’obligation de confidentialité;
• Vous travaillez avec rigueur, respectez les délais et avez le sens de l’organisation;
• Vous faites preuve d’autonomie et de réactivité;
• Vous avez une bonne capacité de dialogue, d’écoute et le sens du relationnel;
• Vous démontrez votre capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement.

Information(s) complémentaire(s)

• Poste à mi-temps (50%) basé à Saint-Etienne de Saint-Geoirs
• Ouvert sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
• Travail de bureau - Horaires réguliers
• Salaire brut minimum 1 083 € (selon situation indiciaire si titulaire et selon expérience si contractuel) + CIA (prime annuelle)
• Protection sociale: participation employeur à la mutuelle santé et à la prévoyance
• Action sociale : COS38, amicale du personnel et titres restaurant
• Forfait Mobilités Durables.

A pourvoir au plus tôt

Jury de recrutement : jeudi 26 novembre 2026 au matin