Assistant Administratif de Direction H/F

Centre communal d'action sociale; Saint-Martin-d'Hères; On-site; EUR 25,000 - 34,000; Full time

Job summary

Le CCAS de Saint-Martin-d'Hères recrute un(e) Assistant(e) de Direction rattaché(e) à la Directrice Action Sociale Insertion. Vous apporteez votre expertise dans la gestion des dossiers, le suivi administratif et l'archivage, en coordination avec le pôle administratif.

Vous préparez et suivez les actes administratifs, élaborez des outils de suivi, veillez au classement et assurez la liaison avec les partenaires financiers et institutionnels (Département, CAF, État, Métropole). Débutant accepté.

Qualifications

• Maîtrise des démarches administratives et du classement.
• Rigueur, organisation et sens de l'archivage.
• Aisance avec les outils numériques et les bases de données.

Responsibilities

• Préparer, vérifier et assurer le suivi des actes administratifs et des dossiers.
• Élaborer et suivre des tableaux de bord et procédures internes.
• Classer et archiver les dossiers, assurer leur accessibilité.
• Coordonner les appels à projets et le suivi budgétaire avec les services et partenaires financiers.
• Assurer l'interface avec les Directions ressources et le pôle administratif.

Skills

Mise à jour dossier

Gestion agendas

Planification rendez-vous

Classement documents

Outils numériques

Education

Employé qualifié

Job description

Le CCAS de la ville de Saint-Martin-d'Hères développe une politique d'action sociale de lutte contre les exclusions, d'accompagnement des personnes en situation de vulnérabilité et de soutien aux solidarités, en lien avec les institutions et acteurs du territoire. Il décline l'ensemble de ses missions en secteurs d'action sociale qui déploient leurs interventions en complémentarité et en transversalité, avec une attention particulière pour les personnes en situation de fragilité :

• La Direction Action Sociale Gérontologique intervient en direction des personnes âgées en perte d'autonomie ou dépendantes à domicile, à travers une pluralité de services et d'accompagnements ayant pour objectif de favoriser le maintien d'une vie sociale et le soutien à domicile.
• La Direction Action Sociale Insertion qui propose accueil social, écoute, soutien dans l'accès aux droits, accompagnement social individuel et collectif, soutien aux initiatives habitants et animation de la vie sociale à travers le Service accueil, aides et accompagnement social et 5 Maisons de quartier.

Activités du poste

Rattachée à la Directrice Action Sociale Insertion, l'assistant(e) de Direction apporte son expertise et son soutien technique dans la gestion des dossiers de la Direction. Il.elle est membre du pôle administratif de la Direction du CCAS (composé de 2 assistantes et une secrétaire) et contribue à ce titre au bon fonctionnement de l'administration générale du CCAS.

Pour la Direction Action Sociale Insertion

• préparer, vérifier et assurer le suivi des actes administratifs : conventions, contrats de cession ou de prestation, décisions/délibérations, notes de synthèse...
• élaborer, rédiger, suivre des tableaux de bord, des courriers, comptes rendus, procédures, dossiers thématiques...
• assurer le classement et l'archivage des dossiers

Coordination des appels à projets / dossiers de subvention

• élaborer des outils et procédures permettant le suivi des dossiers et préparer les budgets en lien avec les chefs de services et la direction
• saisir les dossiers sur les différentes plateformes
• être le référent administratif auprès des différents partenaires financiers (Département, CAF, État, Métropole...)
• assurer une veille des appels à projets et leurs échéances sur les thématiques des secteurs

Participation à l'élaboration et au suivi Finances et Ressources humaines de la Direction

• assurer la préparation, le suivi et la saisie des budgets de prestation CAF
• contribuer à la préparation budgétaire de la direction et au suivi des recettes en lien avec la Direction finances
• assurer le suivi, alerter sur les échéances de renouvellement de contrats, mise en forme et vérification des avis de vacance et préparation des fiches budgétaires RH en lien avec les services ressources concernés.

Pour la Direction du CCAS

• Conseil d'administration : - coordonner la préparation et le suivi administratif, assister la directrice du CCAS lors des séances, en alternance avec le 2ème rédacteur
• Soutien au fonctionnement général : - assurer l'interface avec les Directions ressources, rechercher des informations, alerter sur les urgences - contribuer au bon fonctionnement du pôle administratif par un suivi partagé des dossiers d'actualité et une coordination des procédures
• Participation à la vie de la direction et du CCAS : - participer aux réunions (direction, pôle administratif.), effectuer une polyvalence si nécessaire, régisseur suppléant et contribuer à l'accueil des stagiaires...

Experience: Débutant accepté

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles

• Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
• Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations.
• Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.