Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

GRETA MIDI-PYRENEES OUEST; Auch; Sur place; EUR 20 000 - 22 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Complémentaire santé

Résumé du poste

GRETA MIDI-PYRENEES OUEST recherche un(e) Assistant administratif/assistante administrative (H/F) en CDD de 12 mois pour assurer la gestion administrative et le suivi des stagiaires.

Vous participerez à la veille des ressources, à la réservation des salles, à l’édition et l’archivage des documents, au suivi financier et à l’accueil des intervenants, avec un rythme de travail de 35 heures par semaine. Complémentaire santé proposée.

Qualifications

• Accueil, orientation et information du public.
• Gestion administrative d'une activité.
• Classement et archivage de documents.
• Gestion des agendas et rendez-vous.
• Mise à jour des dossiers et bases de données.
• Organisation des déplacements professionnels.
• Techniques de gestion administrative.

Responsabilités

• Veille et réservation des ressources pour les sessions.
• Édition et diffusion des documents administratifs et suivis.
• Préparer les données de suivi des stagiaires et le suivi financier.

Connaissances

Accueil public

Gestion administrative

Classement

Gestion des agendas

Mise à jour base

Organisation déplacements

Tech. gestion admin

Formation

Bac ou équivalent

Description du poste

Offre n° 214LFLG
Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Assurer une veille pour garantir la disponibilité des ressources matérielles nécessaires au bon déroulement des sessions de formation (devis / commandes, fournitures)Participer à la réservation des sallesEditer diffuser, classer, transmettre, rassembler et archiver l'ensemble des documents (dossier stagiaire, dossier de financement stagiaire, convocation, convention, programme, feuille d'émargement, attestation de présence, bilans /évaluation, validation) nécessaires à la réalisation et au règlement des actions par les financeursAssurer l'indexation et l'archivage des supports de formationAssurer la réalisation des dossiers de rémunération des stagiaires et la déclaration de leur frais de déplacement (pour les financements qui le nécessitent)Préparer et saisir les données permettant le suivi des stagiaires et de l'activité (fiches stagiaires, clients, conventions, inscriptions,.) et éditer les différents documents (attestation, feuille d'émargement, contrat individuel de prestation, convention, tableaux de suivi des inscriptions, .)Utiliser les interfaces informatiques des différents financeurs ou partenaires pour la saisie des données demandéesAssurer l'accueil des intervenants (orientation vers les lieux de réunion et formation, distribution des éventuels documents, équipement de la salle, organisation de leur hébergement et restauration) et éditer les dossiers inhérents à leurs frais de déplacementContribuer à l'organisation des jurys (réception/transmission des mémoires, courriers de convocation)Participer aux réunions, préparer et diffuser le compte-rendu, après validation, à qui de droitSaisir les données de mise à jour du fichier clients et prospects du GRETARéaliser des mailings et phonings en lien avec l'assistant(e) Commerciale et de CommunicationContribuer à promouvoir l'image du GRETA en assurant l'accueil téléphonique et physique du pôle ainsi que la gestion des courriels reçusAssurer un 1er niveau d'information du public (objectifs de l'action, tarifs, calendriers, procédures de sélection, d'inscription).Assurer un rôle d'interface entre les stagiaires et le GRETA (orientation vers les lieux de réunion et de formation, distribution des éventuels documents préparés)Rappeler aux différents acteurs les procédures administrativesContribuer au respect du règlement intérieur en vigueur par l'ensemble des acteurs présents sur le pôleParticiper en lien avec l'assistant(e) Commerciale et de Communication à la mise à jour des supports d'information, du site InternetContribuer aux démarches Qualité engagées au sein du GRETAParticiper aux réunions /séminaires et enquêtes organisés par la direction du GRETAS'assurer de la mise à jour régulière de ses compétences et actualiser son CVParticiper à la continuité de service au sein d'une équipe

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Travail durant les vacances scolaires
Salaire

• Complémentaire santé
• Selon le Barème Education Nationale du SMIC à 2 000€ brut mensuels maximum

Profil souhaité

Expérience

• 1 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent Cette formation est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public Cette compétence est indispensable
• Assurer la gestion administrative d'une activité Cette compétence est indispensable
• Classer des documents Cette compétence est indispensable
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Organiser des déplacements professionnels Cette compétence est indispensable
• Techniques de gestion administrative Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes