Assistant / Assistante de formation (H/F)

GRETA 89; Avallon; Sur place; EUR 17 000 - 20 000; Plein temps

Résumé du poste

GRETA 89 Avallon recherche un(e) Assistant(e) de formation pour gérer l'administration et la connexion des actions de formation.

Vous assurez l'accueil, traitez les demandes, assurez la facturation des prestations et le suivi des stagiaires, avec maîtrise des outils bureautiques et rigueur organisationnelle.

CDD de 3 mois à temps partiel (18h45/sem) dans le cadre des actions de formation continue, avec possibilité de reconduction selon besoins et résultats.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques indispensable.
• Bac+2 ou équivalents requis.
• Esprit d'équipe et rigueur organisationnelle.

Responsabilités

• Accueil du public et premier niveau d'information
• Transmission des demandes aux interlocuteurs concernés
• Gestion administrative des actions et dispositifs de formation
• Réaliser les tâches administratives lors de la sélection des stagiaires
• Préparer les conventions et dossiers de formation
• Saisies dans SC-Form et suivi des données entre les applicatifs
• Archivage et sauvegardes informatiques
• Organisation logistique des actions de formation
• Vérifier les fiches d'émargement et le suivi des stagiaires

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Concevoir des supports de suivi et de

Réaliser des déclarations réglementari

Esprit d'équipe et organisation

Formation

Bac+2 ou équivalents

Description du poste

Offre n° 213DYVH Assistant / Assistante de formation (H/F)

Assistant / Assistante de formation (H/F) 89 - Avallon

Sous l'autorité hiérarchique des CFP (Conseillères en Formation Professionnelle) et du coordonnateur pédagogique, l'assistant(e) de formation réalise des tâches inhérentes à la gestion commerciale et administrative, à la facturation des prestations de formation dispensées par le GRETA 89 et contribue au suivi des stagiaires.

Principales missions

• Accueil du public sur l'antenne et premier niveau d'information
• Transmission des demandes aux interlocuteurs concernés
• Gestion administrative des actions et/ou des dispositifs de formation
• Mise en forme et transmission des propositions de formation sur indication des CFC et/ou coordonnateur(-trice),
• Réaliser l'ensemble des tâches administratives au cours de la phase de sélection des stagiaires
• Créer le dossier de l'action sur la base des informations données par les CFP et/ou coordonnateur(-trice)
• Préparer la convention de formation en s'assurant de la qualité du financeur, dans le respect des consignes internes au GRETA 89 et du cahier des charges spécifiques transmises par le client
• Assurer, en fonction du périmètre défini par le(la) coordonnateur(-trice), les saisies dans le système d'information SC-Form (inscriptions, conventions, parcours, produits, facturation) en s'assurant de la cohérence des données entre les différents applicatifs des financeurs
• Diffuser les emplois du temps, liste des stagiaires
• Préparer les dossiers de rémunération des stagiaires demandeurs d'emploi
• Etablir les conventions de stage pour les périodes d'application en entreprise en liaison avec les coordonnateurs(-trices) et référent(e)s
• Contrôler le retour des fiches d'émargement chaque fin de mois - suivre et traiter les états de présence conformément aux exigences du financeur et de l'organisme assurant l'indemnisation du stagiaire (saisie des réalisations stagiaires dans les applicatifs)
• Assurer, en fonction du périmètre défini par le(la) coordonnateur(-trice), la logistique des actions de formation : matériel, salles, gestion des commandes
• Assurer la gestion des déclarations d'accident des stagiaires, et les arrêts de travail des stagiaires
• Etablir les attestations d'entrée en formation, de fin de formation, d'assiduité
• Assurer, en fonction du périmètre défini par le(la) coordonnateur(-trice), l'organisation des examens (accueil des jurys, édition des documents, inscriptions des stagiaires sur les différents applicatifs)
• Etablir les attestations d'acquis sur indications transmises par les coordonnateurs(-trices) et les formateurs
• Archivage
• Respecter les consignes de sauvegardes informatiques
• Vérifier et archiver les dossiers actions par secteurs d'activité et/ou conventionnements et/ou dispositifs de formation
• Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité et à l'amélioration continue du système
• Connaitre et mettre en œuvre les processus, procédures et documents afférents à sa mission au regard du système Qualité
• Recueillir les informations nécessaires à l'analyse des demandes entrantes
• Assurer, en fonction du périmètre défini par le(la) coordonnateur(-trice), la saisie des données statistiques
• Assurer tout ou partie du suivi des stagiaires pendant et après la formation

Maîtrise indispensable des outils bureautiques.

Type de contrat CDD - 3 Mois
Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 18H45/semaineTravail en journée
Salaire

• Selon grille E.N.

Déplacements Déplacements: Ponctuels

Expérience

• Débutant accepté
• Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques Cette compétence est indispensable
• Concevoir des supports de suivi et de gestion
• Réaliser des déclarations réglementaires

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Le GRETA 89 est un organisme de formation professionnelle pour adultes, membre du Réseau National et académique des GRETA, rattaché à l Éducation nationale.Huit Conseillers en Formation Continue, une équipe pédagogique et administrative ainsi qu’une Agence Commerciale accompagnent lesparticuliers et les entreprises dans la professionnalisation tout au long de la vie sur tout le territoire de l Yonne.M. Jean-Philippe LEVALLOIS