Assistant accueil F/H

Galileo Global Education; Rennes; Sur place; EUR 22 000 - 23 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle

Ticket Restaurant

50% Transport

Prime mobilité douce

Résumé du poste

L'école Galileo Global Education à Rennes recrute un Assistant accueil F/H en CDD de 4 mois, début décembre 2024. Vous assurez l'accueil téléphonique, la gestion du courrier et des visiteurs, et veillerez au bon fonctionnement des services de l'école.

Profil Bac+2 en gestion PME, première expérience souhaitée. Compétences en Word/Excel, sens du service, organisation et proactivité. Rémunération fixe autour de 22 200 € brut annuel, horaires 35 heures/semaine, mutuelle et tickets restaurant.

Qualifications

• Bac+2 en Gestion de PME ou équivalent.
• Première expérience sur un poste similaire.

Responsabilités

• Accueil: gérer le standard téléphonique et accueillir visiteurs/étudiants.
• Gérer le courrier et le matériel pédagogique, ainsi que les signals d’information internes.
• Gérer les absences des étudiants et réaliser les états d’émargement et reportings.
• Tenue des locaux et coordination des interventions d’entretien et réparations.
• Réaliser les reporting demandés par la direction et les services.

Connaissances

Expression orale et écrite

Organisation et gestion du temps

Proactivité

Sens du service

Formation

Bac+2 en Gestion de PME

Outils

Word

Excel

Canva

Description du poste

Nous recherchons notre Assistant accueil F/H pour rejoindre notre école, située à Rennes, dans le cadre d’un CDD de 4 mois , à pourvoir dès début décembre 2024.

Vos missions :

1. Accueil : Gérer le standard téléphonique (réception des appels, réponses sur un 1er niveau d'information, transfert des appels vers les services concernés, relève et traitement des messages vocaux etc.) Accueillir les visiteurs et les étudiants/ salariés en formation et personnel de l'Ecole et réorienter si nécessaire vers les services concernés Veiller au suivi du matériel pédagogique (prêt de matériel vidéo contre caution, gestion des multiprises, emprunt de chargeur, etc.) Gérer le courrier postal (affranchissement, envoi du courrier, relations avec les services postaux), le distribuer aux personnes concernées et veiller sur les équipements dédiés Gérer le courrier électronique (ouverture, transfert de mail, impression, réponse ...) Afficher les informations de l’école sur les tableaux et signalétiques concernés Aider au rayonnement, à la notoriété et à l’image de l’établissement auprès des partenaires, acteurs économiques, et d’une manière générale auprès des tiers
2. Gestion et suivi des absences de nos étudiants Editer les feuilles d’émargement quotidiennes et les mettre à disposition des enseignants Vérifier les absences quotidiennes dans notre logiciel de gestion pour s’assurer de leur recevabilité Signaler les éléments nécessaires aux équipes de la scolarité (absences injustifiées, incidents, …) Réaliser un reporting aux services de la scolarité et aux conseillers en formation
3. Tenue des locaux Réaliser les demandes d’intervention nécessaires en cas d’urgence (porte du bâtiment bloquée, sanitaires bouchés, etc.) et remonter tous les incidents à l’Office manager Veiller à la bonne réalisation des prestations de ménage, d’entretien et réparation des locaux Veiller à la tenue des différents registres (registre de sécurité, registre des visiteurs extérieurs) et à l’identification des visiteurs extérieurs Participer à la mise en place logistique de certains évènements (préparation des salles d’examen, gestion des repas lors des réunions d’équipe, accueil des entreprises extérieures, etc.)
4. Reporting Utiliser les logiciels à disposition et mettre à jour les données Respecter les procédures internes et participer activement à toute démarche d'amélioration de la qualité Réaliser les reporting demandés par la direction ou le responsable de service

Profil recherché :

Titulaire d’un Bac + 2, de formation Gestion de la PME par exemple, vous avez une première expérience sur un poste similaire.

Compétences recherchées :

• Avoir une bonne expression orale et écrite
• Maitriser Word et Excel et être à l’aise sur les outils numériques (ex : Canva)

Qualités personnelles :

• Avoir un très grand sens du service
• Être disponible pour s’adapter à toute situation
• Être organisé.e pour savoir gérer son temps et ses priorités
• Être proactif pour débloquer rapidement chaque situation rencontrée

Salaire : 22 200€ fixe brut annuel

Localisation : RENNES

Horaires : 35 heures semaine

Avantages :

• Mutuelle
• Ticket Restaurant
• 50% Transport
• Prime mobilité douce

Galileo Global Education is a leading international group in independent higher education, driven by a strong commitment to social impact. Our core mission is to empower everyone, regardless of their starting point, to realize their potential and develop long-term employability through a skills-based approach to learning. We believe deeply in the power of education to transform lives. We champion inclusive, future-oriented education that is closely aligned with the needs of local communities. We are driven by a constant search for new knowledge, hybrid learning models, and creative pathways to open up access and enhance learning experiences. We combine the agility of a startup with the scale and strength of a global group — because we know that the success of our students depends on our collective commitment. We are building an inclusive, innovative and globally connected educational experience that empowers every learner to succeed in a fast-changing world. 350,000 students, 65 schools and universities +100 campuses across 20 countries +50,000 dedicated staff and teachers Learn more at ggeedu.com