Stage - Assistant Administratif International F/H/X

Galileo Global Education; Paris; Sur place; EUR 6 700 - 10 000; Temps partiel

Résumé du poste

Galileo Global Education recherche un(e) Stagiaire Assistant(e) Administratif(ve) International(e) pour soutenir l’équipe des Admissions Internationales.

Rattaché(e) aux Chargés des admissions internationales, vous interviendrez en support sur la gestion administrative et la validation des candidatures internationales, avec un rôle clé dans le suivi des démarches auprès des autorités consulaires de chaque pays.

Qualifications

• Étudiant(e) en Bac+2 à Bac+3 en gestion, administration, commerce, relations internationales ou équivalent.
• À l’aise avec l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Excel, CRM, Teams, Zoom).

Responsabilités

• Gestion et validation des candidatures internationales.
• Vérifier la complétude et la conformité des dossiers de candidature.
• Préparer, contrôler et transmettre les dossiers aux organismes consulaires.
• Suivre l’avancement des dossiers jusqu’aux validations consulaires.
• Relancer les candidats pour les pièces manquantes.
• Mettre à jour les statuts des dossiers dans le CRM.
• Relations avec les acteurs institutionnels et échanges administratifs par mail.
• Participer à la veille sur les procédures administratives selon les pays.

Connaissances

Anglais courant

Maîtrise bureautique

Rigueur et organisation

Formation

Bac+2 à Bac+3 en gestion/administration/relations internationales

Outils

Excel

CRM

Teams

Zoom

Description du poste

Dans le cadre du développement de nos programmes internationaux, nous recherchons un(e) Stagiaire Assistant(e) Administratif(ve) International(e) pour rejoindre l’équipe des Admissions Internationales. Rattaché(e) aux Chargés des admissions internationales, vous interviendrez en support sur la gestion administrative et la validation des candidatures internationales, avec un rôle clé dans le suivi des démarches auprès des autorités consulaires de chaque pays.

Vos missions :

• Gestion et validation des candidatures internationales
• Vérifier la complétude et la conformité des dossiers de candidature des étudiants internationaux
• Préparer, contrôler et transmettre les dossiers aux organismes consulaires compétents (Campus France, consulats, ambassades, plateformes dédiées)
• Suivre l’avancement des dossiers jusqu’à l’obtention des validations consulaires
• Relancer les candidats pour les pièces manquantes ou non conformes
• Mettre à jour les statuts des dossiers dans les outils de suivi (CRM)
• Relations avec les acteurs institutionnels
• Assurer les échanges administratifs avec les autorités consulaires et partenaires institutionnels internationaux (principalement par mail)
• Participer à la veille sur les procédures administratives et consulaires selon les pays (modalités, délais, évolutions)
• Support aux Chargés des admissions internationales
• Assister les Chargés des admissions dans le suivi administratif des candidats de leur zone géographique
• Participer à la mise à jour des tableaux de suivi et reportings
• Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs internationaux
• Accompagnement et communication avec les étudiants
• Répondre aux demandes administratives des candidats internationaux
• Apporter un premier niveau d’information sur les démarches consulaires et administratives
• Orienter les étudiants vers les bons interlocuteurs si nécessaire

Profil recherché :

• Étudiant(e) en Bac+2 à Bac+3 (gestion, administration, commerce, relations internationales ou équivalent)
• À l’aise avec l’anglais, à l’écrit comme à l’oral (échanges réguliers avec des interlocuteurs internationaux)
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Excel, CRM, Teams, Zoom…)

Qualités attendues

• Rigueur, organisation et sens du détail
• Réactivité, fiabilité et respect des délais
• Bon relationnel, sens du service et esprit d’équipe
• Intérêt pour l’international et les environnements multiculturels

Galileo Global Education is a leading international group in independent higher education, driven by a strong commitment to social impact. Our core mission is to empower everyone, regardless of their starting point, to realize their potential and develop long-term employability through a skills-based approach to learning. We believe deeply in the power of education to transform lives. We champion inclusive, future-oriented education that is closely aligned with the needs of local communities. We are driven by a constant search for new knowledge, hybrid learning models, and creative pathways to open up access and enhance learning experiences. We combine the agility of a startup with the scale and strength of a global group — because we know that the success of our students depends on our collective commitment. We are building an inclusive, innovative and globally connected educational experience that empowers every learner to succeed in a fast-changing world. 350,000 students, 65 schools and universities +100 campuses across 20 countries +50,000 dedicated staff and teachers Learn more at ggeedu.com