Assistant à la Direction des Formations

Université de Bourgogne; France; Hybrid; EUR 21,000 - 24,000; Full time

Job summary

Université de Bourgogne recrute pour l’ISAT afin d’assister la Direction des Formations dans ses missions pédagogiques et administratives. Vous assurez le secrétariat, la coordination et le suivi des activités liées à la vie pédagogique et à la relation avec les étudiants et partenaires.

Le poste implique l’appui au pilotage pédagogique, l’organisation des réunions et la gestion des dossiers d’accréditation, tout en offrant un cadre d’intégration et la possibilité de télétravail après une

Qualifications

• Diplôme Bac minimum; Bac+2/3 souhaité en gestion administrative ou domaine équivalent.

Responsibilities

• Organiser et assurer le secrétariat des réunions de la Direction, conseils et jurys y compris les jurys de diplôme
• Gérer le planning du Directeur et le calendrier de la Direction des Formations
• Rédiger et suivre les documents officiels et courriers institutionnels liés à la vie pédagogique
• Assurer la communication de la Direction auprès des étudiants, enseignants, personnels administratifs, services universitaires et partenaires extérieurs
• Superviser et coordonner le travail des secrétariats pédagogiques
• Participer à la mise en œuvre des réformes pédagogiques et à l’élaboration des maquettes pédagogiques et règlements des études

Skills

Organisation

Rédaction

Gestion multi-tâches

Maîtrise bureautique

Anglais (écrit/oral)

Education

Bac +2 / Bac +3 en gestion administrative ou domaine équivalent

Tools

Word

Excel

Outils collaboratifs

Job description

L’ISAT accueille environ 850 étudiants, répartis sur :

• un cycle préparatoire,

• 1 cycle ingénieur sous statut étudiant,

• 2 formations par apprentissage,

• 2 masters, dont 1 master international destiné principalement aux étudiants étrangers.

La Direction des Formations pilote l’ensemble des activités pédagogiques, depuis le recrutement des étudiants jusqu’à la diplomation, en lien étroit avec les équipes pédagogiques, administratives & les services centraux de l’Université. Sous l’autorité fonctionnelle du Directeur des Formations, la personne recrutée assiste ce dernier dans l’ensemble de ses missions pour les 5 formations de l’Institut. Elle joue un rôle central dans le pilotage administratif & pédagogique, la coordination des acteurs & la sécurisation des processus liés à la formation.

Les missions principales s’articulent autour de :

1. Assistance à la direction & secrétariat général

• Organiser et assurer le secrétariat des réunions de la Direction, conseils et jurys y compris les jurys de diplôme

• Gérer le planning du Directeur & le calendrier de la Direction des Formations

• Rédiger et suivre les documents officiels & courriers institutionnels liés à la vie pédagogique

• Assurer la communication de la Direction auprès des étudiants, enseignants, personnels administratifs, services universitaires & partenaires extérieurs

• Superviser & coordonner le travail des secrétariats pédagogiques

2. Appui au pilotage pédagogique

• Participer à la mise en œuvre des réformes pédagogiques

• Mettre à jour les maquettes pédagogiques, syllabus & règlements des études

• Élaborer et suivre le calendrier universitaire

• Préparer et suivre les jurys et conseils, diffuser les résultats et suivre les situations individuelles complexes

• Mettre à jour les bases de données & tableaux de bord pédagogiques

• Contribuer aux procédures d’accréditation et d’évaluation

• Suivre les enquêtes de satisfaction & instruire les dossiers spécifiques

3. Étudiants internationaux

• Assurer l’accompagnement administratif du master international AESM

• Assister la Direction des formations pour le recrutement des étudiants internationaux via Campus France

• Accueillir & accompagner les étudiants étrangers dans leurs démarches administratives & leur intégration

• Organiser les événements liés à l’intégration des étudiants internationaux

4. Vie de l’école & événements

• Participer à l’organisation des événements institutionnels et pédagogiques : journées portes ouvertes, forum des métiers, remise des diplômes, intersemestre, journées de recrutement.

• Diplôme de niveau minimum Bac et souhaité Bac +2 / Bac +3 en gestion administrative, assistanat de direction ou domaine équivalent.

• Expérience souhaitée dans un établissement d’enseignement supérieur ou dans un environnement administratif complexe.

• Une expérience en lien avec la pédagogie, la formation ou les relations internationales constitue un atout.

Compétences techniques et méthodologiques

• Excellentes capacités organisationnelles et rédactionnelles

• Aptitude à gérer plusieurs missions simultanément et à prioriser les tâches

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, outils collaboratifs)

• Capacité à élaborer et suivre des procédures administratives

• Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur appréciée

• Capacité à communiquer en anglais, à l’écrit comme à l’oral

Savoir-être

• Sens des responsabilités, rigueur et fiabilité

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Autonomie, esprit d’initiative et réactivité

• Très bon relationnel et esprit d’équipe

• Capacité d’adaptation à un environnement exigeant et en évolution

CONTRAT – CONDITIONS D’EXERCICE

• Recrutement ouvert aux fonctionnaires (mutation ou détachement) et aux contractuels.

• Date de contrat ou prise de poste prévisible : 1er octobre 2026

• CDD 1 an, renouvelable, Catégorie B

• Temps complet

• Télétravail possible après période d’intégration

• Rémunération :

Contractuels : De 1870 à 2146 € brut mensuel, selon expérience et profil

Titulaires : selon la grille réglementaire