ASS. PROGRAMMES LOIRE OCEAN

Bouygues Immobilier Corporate; Nantes; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Bouygues Immobilier recrute un Assistant programmes pour accompagner l'équipe Projet dans l'organisation, le suivi et le reporting.

Vous assurez la gestion documentaire, le suivi des procédures administratives et la préparation des documents des lots et jalons, avec une expérience en assistanat.

Diplôme Bac à Bac+2 exigé; vous travaillerez sur l’organisation, la diffusion des comptes rendus et le CRM pour les livraisons et relations clients.

Qualifications

• Diplôme : Bac à Bac+2.
• Expérience significative en assistanat.

Responsabilités

• Organiser et participer aux points d’équipe : planification, ODJ, élaboration et diffusion des comptes-rendus.
• Contribuer à la bonne organisation des étapes clés de l’opération.
• Réaliser la mise à jour de la GED et le suivi des procédures administratives.
• Gérer les dossiers administratifs des intervenants et les courriers clients.
• Saisir et mettre à jour les données selon les procédures OPERA et préparer les documents de jalons.
• Préparer les documents de réception et diffuser les comptes-rendus des visites qualité.
• Suivre le paiement des fournisseurs et les litiges factures.
• Alimenter et mettre à jour le CRM et répondre ponctuellement aux clients.

Formation

Bac à Bac+2

Description du poste

Chez Bouygues Immobilier, développeur-ensemblier urbain et acteur de référence sur le marché français, nous sommes présents, depuis plus de 70 ans, sur l'ensemble de la chaîne de valeur de l'immobilier, de l'aménagement à l'exploitation en passant par la promotion. Notre métier est de concevoir des lieux de vie qui prennent en compte tous les usagers à toutes les échelles, d'écouter nos clients et les collectivités pour imaginer avec eux des espaces utiles, humains et durables. Nous proposons des lieux où vivre, travailler et se retrouver.

L’Assistant programmes a la responsabilité d’accompagner l’équipe Projet dans l’organisation, le suivi et le reporting. Il joue un rôle de facilitateur, d’appui quotidien et de relai d’information auprès des équipes Projets.

Organisation générale

• Organiser et participer aux points d’équipe : planification, ODJ, élaboration et diffusion des comptes-rendus
• Contribuer à la bonne organisation des étapes clés de l’opération

Appui au montage de l’opération

• Assurer la mise à jour de la gestion documentaire (GED)
• Assurer le suivi les procédures administratives du projet ; affichage du PC, constats d’huissiers…
• Assurer le suivi les dossiers administratifs des différents intervenants de l’opération (entreprises partenaires, assurances…)
• Gérer les courriers à destination des clients : suivi, création compte tiers, envoi des protocoles et chèque au client…
• Saisir et mettre à jour les données, et valider le cas échéant selon les procédures OPERA
  • Créer les contrats, commander les missions et suivre le circuit de validation
  • Saisir la grille de prix (SHAB, orientation, étage…)
  • Gérer les demandes de paiement
• Préparer les documents des différentes étapes jalons des projets
• Diffuser les comptes-rendus des visites qualité des projets
• Suivre le bon paiement des fournisseurs et les litiges factures

Appui contractuel et administratif dans la réalisation de l’opération

• Réaliser les dossiers marchés avec le Responsable technique
• Suivre les dossiers administratifs sous-traitants et délivrer l’agrément
• Suivre et traiter les situations des entreprises
• Préparer les documents de réception de chantier et les décomptes définitifs

Appui à la livraison et à la relation clients

• Préparer les livraisons en appui du RRC (courriers clients…)
• Suivre le planning des livraisons (prise de rdv clients…)
• Gérer les chèques de livraison, enregistrer les PV de livraison et autres documents sur OPERA
• Alimenter et mettre à jour le CRM
• Répondre ponctuellement aux clients, si besoin en appui du RRC

Appui post-livraison

• Envoyer les LVQ et suivre les quitus
• Suivre les factures concessionnaires et appels de charges des syndics et refacturations
• Suivre les transferts des contrats électricité accession et services généraux auprès des syndics
• Contribuer à la qualité du transfert au Service-Après-Vente
• Procéder à l’archivage des pièces du programme

PROFIL

• Diplôme : Bac à Bac+2
• Expérience : Expérience significative en assistanat