ASISTANTE ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE H/F

Atis; Marseille; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Atis recherche un assistant administratif polyvalent à Marseille pour soutenir les activités achats et administration. Vous gérerez les appels d’offre, la facturation électronique sur Chorus et le suivi des dossiers clients et fournisseurs.

Vous assurerez le classement, la saisie des heures, le traitement des mails Outlook et le lien entre la direction et l’atelier. Autonomie et gestion du stress sont indispensables.

Qualifications

• Expérience dans le secteur réparation/auto ou matériel de voirie est un atout.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et du traitement électronique des documents ( Chorus ).
• Capacité à suivre le développement commercial et à échanger avec fabricants et clients.

Responsibilities

• Retirer les appels d’offre et préparer les documents administratifs nécessaires au montage des appels d’offre (DC1 DC2… recherche de prix, adaptation du mémoire technique).
• Dépôt des appels d’offre en ligne après validation supérieur hiérarchique.
• Facturation client - Dépôt des factures sur Chorus.
• Suivre le développement commercial d’un véhicule électrique sur la France (réunions hebdomadaires avec le fabricant).
• Tenue du standard et transfert des appels.
• Travaux courants de bureautique : courrier, contrôle des factures d’achats, etc.
• Traitement et suivi des mails sur Outlook.
• Saisir des informations dans le logiciel de gestion: saisie pointage journalier.
• Établir des contrats de location, si besoin.
• Suivre la réception des bons de commandes des clients pour la facturation.
• Relancer les clients, traiter les litiges éventuels.
• Classement et archivage des documents du service.
• Préparer les relevés d’heures pour les bulletins de salaire et transmission à la comptable.
• Établir les devis à partir du récapitulatif de pointage et les soumettre à validation.
• Montage de dossiers de vente de véhicules (bonus eco, financement, carte grise, livraison).
• Assurer le lien entre la direction et les autres services.
• Autonomie dans l’exécution des tâches selon le protocole de la direction.

Skills

Polyvalence

Autonomie

Gestion du stress

IA / outils IA

Tools

Pack Office (Word, Excel, Outlook)

Job description

PRINCIPALES MISSIONS OU ACTIVITES – DESCRIPTION DES ACTIVITES SIGNIFICATIVES

• Retirer les appels d’offre et préparer les documents administratifs nécessaires au montage des appels d’offre (DC1 DC2…..recherche de prix, adaptation du Mémoire technique…etc
• Dépôt des appels d’offre en ligne après validation supérieur hiérarchique
• Facturation client - Dépôt les factures sur chorus.
• Capable de suivre le développement commercial d’un nouveau véhicule électrique dont nous sommes à charge de commercialisation sur la France (visio hebdomadaire avec le fabricant….) etc
• Tenue du standard et transfert des appels
• Assurer les travaux courants de bureautique : courrier, contrôle des factures d’achats….etc
• Traitement et suivi des mails sur OUTLOOK
• Saisir des informations dans le logiciel de gestion: saisie pointage journalier
• Etablir des contrats de location, si besoin
• Suivre la réception des bons de commandes des clients permettant la facturation
• Relance client, traitement des éventuels litiges
• Assurer le classement et l'archivage des documents du service ou de la structure
• Préparer les relevés d’heures permettant l’établissement des bulletins de salaires et transmission à la comptable
• Etablir les devis à partir de «récap de pointage mécano» et les soumettre à la validation, selon besoin du service atelier parfois en surcharge et qui a besoin de renfort. Puis envoi aux clients.
• Occasionnellement montage dossier de vente de véhicules demande bonus eco,(si vente véhicule électrique) dossier de financement, carte grise, document de livraison……etc
• Assurer le lien entre la direction et les autres services

AUTONOMIE

• Autonome dans l’exécution des tâches qui lui sont demandées en suivant le protocole mis en place par la direction

COMPETENCES REQUISES – CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES

• Polyvalence ayant une expérience dans le secteur de la réparation (de préférence le secteur automobile et de la réparation de matériels de voirie, Pourquoi pas le BTP …. ).Sensibilité techniques – exploitation . Comprendre notre jargon (maintenance mécanique, hydraulique , VL/PL bennes à ordures ménagères, balayeuse ….pour échanger avec notre atelier et nos clients si besoins

Marchés publics et appels d’offre :

• Retrait appels d’offre. Veille et analyse des Appels d’offre.
• Capacité à compiler les pièces administratives pour répondre aux dossiers des collectivités (métropole et mairies) et à gérer de manière autonome la facturation électronique sur chorus

Aisance logiciels & outils d’IA :

Profil moderne et agile, capable d’utiliser l’IA (type CHAT GPT ou autre…) pour synthétiser des cahiers des charges volumineux (CCTP) , optimiser la rédaction de mémoires techniques et piloter notre communication produits/services

Utilisation des logiciels informatiques de bureautiques et ciel gestion commerciale vivement souhaité - Maitrise du pack office (Word, excell, outlook….) Très à l’aise avec l’informatique,

. Fibre commerciale :

Capable de suivre le développement commercial d’un nouveau véhicule électrique dont nous sommes en charge de commercialisation sur la France (visio hebdomadaire avec le fabricant….) etc

Gestion du stress, indispensable

Horaires

Du lundi au jeudi 8h 12h 13h 17h le vendredi 8h 12h 13h 16h

Salaire sur base 39h/sem - 169h/mois EN FONCTION DES COMPETENCES