Alternance Assistant Manager (F/H)

ISCOD; Toulouse; Sur place; EUR 19 000 - 26 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Formation prise en charge à 100% par l

Formation prise en charge à 100% par l

Résumé du poste

ISCOD recherche une assistante polyvalente pour accompagner la Direction Régionale à Toulouse. Vous assurez l’accueil, les liens entre services et la coordination des déplacements.

Poste basé à Toulouse, formation initiale prise en charge à 100% et missions liées à la vie du site et à l’événementiel interne.

Qualifications

• Maîtrise rédactionnelle solide et bonne expression écrite et orale.
• Aptitude à organiser et prioriser les tâches.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/PowerPoint).
• Sens de l’organisation et discrétion dans le traitement des informations.

Responsabilités

• Réaliser l’accueil physique et téléphonique et gérer les points d’entrée du site.
• Coordonner et organiser les échanges avec les services régionaux et les déplacements des équipes.
• Assurer la réservation des déplacements (train, avion, hébergement et restauration).
• Concevoir des supports de communication pour la DR et mettre à jour les bases de données.

Connaissances

Rédaction et communication

Autonomie

Réactivité

Discrétion

Écoute active

Formation

Bac+2 à Bac+5/Diplôme équivalent

Outils

MS Office

Description du poste

Missions principales :

Assistanat auprès de la Direction Régionale :

• Réaliser l'accueil physique et téléphonique.
• Assurer les accès au site de la DR (accueil et déverrouillage du portail).
• Faciliter, coordonner et organiser les échanges et interactions avec les fonctions ressources régionales.
• Effectuer des réservations de déplacements pour les équipes (trains, avions, hébergement et restauration) après demande de l'Office Manager.
• Concevoir des supports de communication répondant aux besoins des équipes de la DR.
• Mettre à jour les différentes bases de données et traiter les différents mailings.
• Assurer le traitement du courrier (affranchissement, tri et répartition au sein des services, etc.).
• Assurer le suivi des vérifications annuelles des documents administratifs des collaborateurs de la DR (à l'exclusion des documents RH), tels que les permis de conduire, ordres de mission, tableau des congés… etc.

Evénementiel/Communication en support du Responsable du pôle Administratif et Logistique

• Co-préparer les réunions et formations sur le site de la DR incluant la réservation des salles, la mise en place des fiches de suivi hebdomadaire, des salles et des prestations de restauration (pauses café et pauses repas)
• Participer à l’organisation des événements conviviaux en interne (repas de Noël, déjeuners partagés, afterworks…)
• Préparer les badges ainsi que les sacs de goodies pour la journée d’accueil des nouveaux collaborateurs.

Gestion fournisseurs et locaux/vie du site

• Recenser le besoin, assurer l’achat et le suivi des consommables bureautiques en respectant les process.
• Veiller à la bonne tenue des espaces communs en vérifiant que les conditions d’hygiène et de sécurité sont respectées (ménage des parties communes, entretien des espaces verts, sécurité du site…)
• Superviser l’entretien, le suivi et la traçabilité de la gestion du parc automobile (une dizaine de véhicules).

Vous êtes le ou la candidate idéale si :

• Vous avez une bonne maîtrise rédactionnelle
• Vous avez une excellente maîtrise des outils bureautiques , notamment Microsoft office
• Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités de réactivité, d’autonomie, de discrétion et d’écoute
• Vous avez le sens des responsabilités et du discernement
• Vous vous sentez concerné(e) par la cause des jeunes en difficulté
• Vous êtes titulaire du permis B
• Vous êtes éligible à une formation Bac+2 à Bac+5 (diplôme validé ou en cours de validation)

Poste basé à Toulouse (31)

Rémunération selon niveau d'études + âge !

Formation prise en charge à 100% par l’entreprise.