Assistant(e) Administratif(ve) / Office Manager & Gestionnaire ADV

HORIZON; Toulouse; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

HORIZON, basé à Toulouse, propose un poste polyvalent alliant Office Management et Administration Des Ventes. Vous assurez le fonctionnement administratif et logistique tout en accompagnant le cycle de vente, de la signature du contrat à sa clôture, en coordination avec les services commerciaux, projets, comptabilité et juridique.

Vous rejoignez une équipe dynamique et bénéficierez d’un contrat CDI. Le poste exige une bonne organisation, de la rigueur et une excellente relation client, avec une

Qualifications

• Formation ou expérience équivalente en gestion/administration des ventes.

Responsabilités

• Gérer l'accueil et le support des visiteurs et partenaires.
• Organisation des déplacements et de la logistique du personnel.
• Suivre le cycle ADV depuis la commande jusqu’à la clôture et la facturation.
• Gérer les réclamations, litiges et recouvrements.
• Mettre à jour le CRM et les tableaux de bord de suivi.
• Travailler en étroite collaboration avec les services commerciaux et financiers.

Connaissances

Excellente organisation

Gestion des priorités

Relation client

Aisance téléphonique

Rigueur et discrétion

Autonomie

Polyvalence

Travail en transversal

Formation

Bac+2/3 en gestion/Administration des ventes ou équivalent

Outils

SuiteCRM

Google Workspace

Excel/Sheets

Description du poste

Basé(e) à Toulouse, vous rejoignez un poste polyvalent à la croisée de l'Office Management et de l'Administration Des Ventes (ADV). Votre mission : assurer le bon fonctionnement administratif et logistique de l'entreprise, tout en garantissant le traitement des dossiers de vente, de la signature du contrat jusqu'à sa clôture, en lien avec l'ensemble des services de l'entreprise (commercial, projet, comptabilité, juridique, partenaires financiers).

Vos missions

Office Management & Administration Générale

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires

• Organisation des déplacements des collaborateurs (hôtels, transports)

• Gestion des arrivées et départs des collaborateurs (onboarding/offboarding, création de comptes, matériel)

• Suivi de la flotte automobile (sinistres, contraventions, entretiens, cartes Total Fleet)

• Gestion du parc informatique et téléphonique

• Commande et suivi des fournitures pour les différentes agences

• Relation avec les prestataires externes (assurances, syndic, ménage, etc.)

Administration Des Ventes (ADV)

• Traitement et suivi des commandes (contrats sites internet, Ads, Business)

• Constitution des dossiers de financement auprès des organismes de leasing

• Relation avec les clients, commerciaux et partenaires financiers

• Gestion des réclamations, litiges, résiliations, rétractations et recouvrement

• Facturation et mise à jour des tableaux de suivi et du CRM

• Suivi des primes commerciales

• Reporting d'activité auprès de la direction

Compétences

• -Formation Bac+2/3 en gestion, administration des ventes ou équivalent, ou expérience significative sur un poste similaire

• -Excellente organisation et gestion des priorités, capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

• -Maîtrise des outils bureautiques et de Google Workspace (Excel/Sheets)

• -À l'aise avec les outils CRM (idéalement SuiteCRM)

• -Connaissance des mécanismes de financement/leasing appréciée

• -Excellent relationnel, aisance téléphonique, écoute active

• -Rigueur, discrétion, réactivité et autonomie

• -Esprit d'initiative et goût pour la polyvalence

• -Capacité à travailler en transversal avec des interlocuteurs variés

Informations pratiques

• Type de contrat : CDI

• Lieu : Toulouse

• Rémunération : 2 500 € brut/mois

• Prise de poste : Septembre