Agent Preparateur Missions H/F

Ministère des armées - Civils de la Défense; Lille; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Ministère des armées - Civils de la Défense recherche un agent pour le traitement des frais de déplacement. Vous prendrez en compte les demandes de prise en charge directe, vérifierez la conformité et gérerez les réservations de billets via le logiciel dédié.

Vous contacterez les demandeurs pour compléter les informations et assurer l’assistance, suivrez l’émission de la billetterie et appliquerez les règles d’archivage.

Qualifications

• Expérience dans le domaine des frais de déplacement.
• Formation interne sur la réglementation des frais de déplacements et l’utilisation des applications.

Responsabilités

• Prendre en compte les demandes de Prise en Charge Directe (PCD) et vérifier leur conformité.
• Réserver les billets via le logiciel dédié (train, avion, bateau, véhicule de location, hébergement...).
• Contacter les demandeurs ou leurs assistants pour compléter les informations et assurer l’assistance.
• Suivre l’émission de la billetterie et transmettre le document au missionné après contrôle.
• Effectuer les modifications ou annulations si nécessaire.
• Appliquer les règles d’archivage des dossiers et suivre l’évolution des règles.

Connaissances

Frais de déplacement

Description du poste

Détail du poste

Dans le cadre de vos missions, vous avez la responsabilité de :

• Prendre en compte les demandes de Prise en Charge Directe (PCD), en provenance des différents systèmes d'information, attribuées par le chef de bureau ou son adjoint, et vérifier la conformité ainsi que la concordance des éléments transmis.
• Procéder à la réservation, via le logiciel dédié, des différentes billetteries demandées (voie ferrée, voie aérienne, voie maritime, véhicule de location, hébergement...).
• Contacter les demandeurs ou leurs assist afin de compléter les informations et assurer l'assistance.
• Suivre l'émission de la billetterie, en contactant au besoin l'agence de voyage, et transmettre la billetterie obtenue au missionné après un contrôle de conformité.
• Effectuer des modifications / annulations le cas échéant.
• Appliquer les règles d'archivage des dossiers traités (dématérialisation).
• Se maintenir informé de l'évolution de la réglementation.
• Le cas échéant, assurer le suivi des dossiers des collègues absents.

Le profil recherché

Vous avez une expérience dans le domaine des frais de déplacement.Formation interne sur la réglementation des frais de déplacements, l'utilisation des applications et la préparation des missions.

Vous avez une expérience dans le domaine des frais de déplacement.
Formation interne sur la réglementation des frais de déplacements, l'utilisation des applications et la préparation des missions.