AGENT PREPARATEUR MISSIONS

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Lille; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants cherche un agent capable de prendre en charge les demandes de frais de déplacement, de vérifier la conformité et d’assurer l’assistance aux demandeurs et à leurs assistants.

Vous effectuerez les réservations via le logiciel dédié (train, avion, bateau, véhicule, hébergement), suivrez l’émission, réaliserez les modifications ou annulations et assurerez l’archivage électronique tout en restant informé des évolutions

Qualifications

• Expérience dans le domaine des frais de déplacement.
• Formation interne sur la réglementation des frais de déplacements, l’utilisation des applications et la préparation des missions.

Responsabilités

• Prendre en compte les demandes de Prise en Charge Directe (PCD) et vérifier leur conformité.
• Procéder à la réservation via le logiciel dédié des billets et hébergements.
• Contacter les demandeurs ou leurs assistants pour compléter les informations.
• Suivre l’émission de la billetterie et transmettre la réservation après contrôle.
• Effectuer les modifications et annulations lorsque nécessaire.
• Appliquer les règles d’archivage et dématérialisation des dossiers.
• Se tenir informé de l’évolution de la réglementation et assister les collègues.

Connaissances

Expérience dans le domaine des frais  

Formation

Formation interne sur la réglementation des frais de déplacements

Description du poste

Vos missions en quelques mots

• - Prendre en compte les demandes de Prise en Charge Directe (PCD), en provenance des différents systèmes d’information, attribuées par le chef de bureau ou son adjoint, et vérifier la conformité ainsi que la concordance des éléments transmis.
• - Procéder à la réservation, via le logiciel dédié, des différentes billetteries demandées (voie ferrée, voie aérienne, voie maritime, véhicule de location, hébergement…).
• - Contacter les demandeurs ou leurs assist afin de compléter les informations et assurer l’assistance.
• - Suivre l’émission de la billetterie, en contactant au besoin l’agence de voyage, et transmettre la billetterie obtenue au missionné après un contrôle de conformité.
• - Effectuer des modifications / annulations le cas échéant.
• - Appliquer les règles d’archivage des dossiers traités (dématérialisation).
• - Se maintenir informé de l’évolution de la réglementation.
• - Le cas échéant, assurer le suivi des dossiers des collègues absents.

Profil recherché

Vous avez une expérience dans le domaine des frais de déplacement. Formation interne sur la réglementation des frais de déplacements, l’utilisation des applications et la préparation des missions.