AGENT EN CHARGE DE L'ETAT CIVIL ET DES ELECTIONS

CDG31 / Service Intérim Territorial; Labège; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

CDG31 / Service Intérim Territorial recherche un agent administratif de catégorie C pour la mairie de Labège afin d’assurer le suivi des listes électorales, les actes d’état civil et le traitement des demandes des administrés.

Le poste implique la préparation et le suivi des dossiers, la gestion du courrier et le respect des procédures administratives, avec une disponibilité lors des opérations électorales et un travail en équipe au quotidien.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Capacités rédactionnelles et classement des dossiers.
• Appliquer les procédures administratives avec rigueur.
• Connaissance de l’état civil, des élections ou du fonctionnement d’une mairie appréciée.

Responsibilities

• Assurer le suivi et la mise à jour des listes électorales via le REU.
• Traiter les demandes d’inscription, de modification et de radiation.
• Préparer les dossiers administratifs et le matériel nécessaire à l’organisation des scrutins.
• Participer à l’accueil et à l’information des administrés.
• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des registres et dossiers.
• Effectuer des tâches administratives courantes : saisie, classement, rédaction de courriers simples.

Skills

Bureautique

Rigueur et organisation

Rédaction

Travail en équipe

Discrétion

Education

Catégorie C

Tools

REU

Job description

Participation à la préparation et à l’organisation des opérations électorales, notamment en vue des élections présidentielles de 2027.

• Assurer le suivi et la mise à jour des listes électorales via le Répertoire électoral unique (REU).

• Traiter les demandes d’inscription, de modification et de radiation dans le respect des procédures applicables.

• Préparer les dossiers administratifs nécessaires à l’organisation des scrutins.

• Participer à la préparation matérielle des bureaux de vote : listes d’émargement, documents électoraux, matériel et affichage réglementaire.

• Contribuer à l’organisation des commissions de contrôle des listes électorales et à la préparation des documents nécessaires.

• Assurer le suivi administratif des demandes relatives aux procurations, dans le cadre des procédures en vigueur.

• Participer à l’accueil et à l’information des administrés concernant les démarches électorales.

• Contribuer à la préparation des équipes, des documents et du matériel nécessaires au bon déroulement des scrutins.

• Participer aux opérations électorales le jour du scrutin, selon les besoins du service et les modalités définies par la collectivité.

• Assurer le classement et l’archivage des documents électoraux.

Gestion de l’état civil

• Accueillir et renseigner les administrés au guichet et par téléphone.

• Participer à l’établissement et à la mise à jour des actes d’état civil, dans le respect des règles applicables.

• Traiter les demandes d’actes d’état civil et assurer leur suivi administratif.

• Participer à la préparation et au suivi des dossiers de mariage, de PACS, de reconnaissance et des autres formalités relevant du service.

• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des registres et dossiers.

• Orienter les administrés vers les interlocuteurs compétents lorsque leur demande ne relève pas du service.

Missions complémentaires

• En fonction des besoins du service et du temps de travail disponible :

• Participer à l’accueil général de la mairie et au traitement du courrier.

• Effectuer des tâches administratives courantes : saisie, classement, mise à jour de dossiers et rédaction de courriers simples.

• Assurer le relais avec les autres agents administratifs pour garantir la continuité du service public

Compétences et qualités recherchées

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.

• Capacités rédactionnelles et aptitude au classement des dossiers.

• Capacité à appliquer des procédures administratives avec rigueur.

• Une connaissance de l’état civil, des élections ou du fonctionnement d’une mairie serait appréciée.

Savoir-être :

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation.

• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

• Qualités relationnelles et sens de l’accueil.

• Autonomie, réactivité et capacité à respecter les échéances.

• Aptitude à travailler en équipe et à rendre compte à la hiérarchie.

Particularités du poste :

• Le poste nécessite une attention particulière aux échéances électorales, avec une montée en charge lors de la préparation des élections présidentielles de 2027.

• Une disponibilité ponctuelle en dehors des horaires habituels pourra être nécessaire, notamment lors des opérations électorales, selon les nécessités du service et les modalités définies par la collectivité.

Profil recherché :

Agent administratif de catégorie C, débutant accepté si les aptitudes administratives et informatiques sont adaptées au poste. Une expérience en collectivité territoriale ou dans les domaines de l’état civil et des élections constitue un atout.

Priorité du poste :

Assurer un suivi administratif rigoureux des élections et contribuer à la préparation des élections présidentielles de 2027, tout en participant au fonctionnement quotidien du service état civil.