Officier d'état civil polyvalent h/f

Cahorsagglo - Ville et Agglomération; Cahors; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Cahorsagglo - Ville et Agglomération recherche un agent chargé des actes d’état civil au sein de l’Hôtel de Ville de Cahors. Vous recevrez les déclarations, préparerez et délivrerez les actes en présentiel et dématérialisé, en assurant l’archivage et la conformité des dossiers.

Vous aurez à traiter les demandes liées au mariage, décès, nom et prénom, et à garantir l’éthique du service public et la qualité d’accueil des usagers.

Qualifications

• Connaissance des règles relatives à l’état civil et rédaction des actes (mariage, décès, nom et adoption).
• Maîtrise des techniques d’accueil et de régulation du public.
• Qualités relationnelles, écoute, diplomatie et maîtrise de soi.

Responsibilities

• Recevoir les déclarations et établir tous les actes d’état civil en présentiel et dématérialisés.
• Délivrer les actes et tenir les registres administratifs.
• Enregistrer et gérer les conventions, PACS et modifications d’état civil, et suivre les demandes associées.

Skills

Règles état civil

Accueil et régulation

Relation client

Rigueur et organisation

Discrétion et confidentialité

Informatique et logiciels métier

Disponibilité

Écoute et adaptation

Job description

Missions:

• Recevoir les déclarations et établir tous les types d'actes d'état civil en présentiel et de manière dématérialisée,
• Délivrance des actes,
• Tenir administrativement les registres d'état civil,
• Apposition de mentions en marge des actes d'état civil,
• Contrôle et transmission des données d'état civil via le dispositif COMEDEC,
• Traitement et suivi des demandes de livrets de famille,
• Gestion des dossiers relatifs à l'état civil : demandes de changement de nom et/ou de prénom, mise en concordance de l’état civil français avec le nom retenu à l’étranger, instruction des dossiers de mariage et de baptêmes républicains, démarches administratives telles les légalisations de signatures, les certifiés conformes, établissement des actes de décès, délivrance d’autorisations de fermeture des cercueils et de crémation, …
• Enregistrement des conventions, des modifications et des dissolutions de PACS,
• Recensement militaire,
• Formalités administratives,
• Statistiques et bilans,
• Classement et archivage.

Autonomieet responsabilités:

• Placé sous l’autorité du responsable hiérarchique direct ;
• Autonomie dans l’organisation du travail dans le cadre des taches planifiées;
• Rendre régulièrement compte à la hiérarchie du déroulement de ses activités;
• Garant d’une éthique du Service Public, du respect des textes et de la législation en vigueur,
• Garant de la qualité d’accueil des usagers et de la gestion de leurs demandes.

Relations internes / externes:

• Directeur de la Vie Civile et Citoyenne et autres entités de la Direction (cimetières, CNI/passeports, élections et recensement de la population),
• Elus, agents, responsables de la Mairie et du Grand Cahors,
• Usagers, contacts directs avec le public,
• Offices notariaux, hôpitaux, établissements d’accueil des personnes âgées, Préfecture, procureur, tribunal judiciaire, Insee, avocats, pompes funèbres, services sociaux, traducteurs assermentés,
• Relations avec d’autres collectivités.

Conditions d’exercice des missions / environnement du poste:

• Lieu d’exercice: Hôtel de Ville,
• Horaires de travail: 8h15-12h30/13h30-17h30.

Contraintes :

• Grande disponibilité vis-à-vis du public; présence lors de la célébration des mariages et baptêmes républicains le samedi; déplacements occasionnels sur autorisation du Procureur en cas de situations exceptionnelles (mariage in extremis).

Profil:

• Connaissances des règles relatives à l’état civil, des procédures et de la rédaction des actes d’état civil, y compris sur le mariage, le décès, nom et l’adoption,
• Connaissances du droit des étrangers résidant sur le territoire,
• Maitrise des techniques d’accueil et de régulation,
• Qualités relationnelles, sens de l’écoute et de l’adaptation, bonne communication, diplomatie et maîtrise de soi,
• Sens aigu du travail en équipe,
• Maitrise des techniques rédactionnelles administratives,
• Rigueur, organisation, méthode, précision et discipline,
• Qualités d’analyse,
• Autonomie,
• Discrétion et confidentialité,
• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels métiers,
• Connaissance du Code électoral,
• Disponibilité.