Responsable du service Démocratie Proximité

Seyssinet-Pariset; France; Hybride; EUR 42 000 - 56 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Remboursement 75% transports

Mutuelle et prévoyance

13ème mois

Résumé du poste

Seyssinet-Pariset recherche un·e Responsable du service Démocratie Proximité pour piloter les activités liées à l’État Civil, aux élections et à l’accueil des usagers.

Vous dirigerez une équipe de 4 agents, proposerez des projets de modernisation et assurerez le suivi des procédures et du budget, tout en garantissant la sécurité juridique et la qualité du service public.

Qualifications

• Formation juridique souhaitée pour le poste de responsabilité du service Démocratie Proximité.
• Expérience en gestion d’équipe et en pilotage de projets dans le secteur public.
• Connaissance du cadre réglementaire lié à l’État Civil, droit funéraire et électoral.

Responsabilités

• Piloter le service et encadrer une équipe de 4 agents, assurer le budget et les procédures.
• Moderniser l’accueil des usagers et optimiser les ressources du service.
• Assurer les opérations liées à l’État Civil, recensement et élections.
• Superviser l’accueil et veiller à la qualité du service public.
• Garantir la transversalité avec les autres services municipaux.

Connaissances

Management

État civil

Élections

Gestion budgétaire

Analyse

Relation usagers

Formation

BAC+3/5 en droit public

Outils

Ciril

État Civil/Arpège

Gescim

Description du poste

La Ville recrute un·eResponsable du service Démocratie Proximité(H/F) à temps complet.

Sous l'autorité du Directeur du pôle Solidarité-Proximité-Citoyenneté, vous pilotez un service au cœur de la relation aux usagers : affaires générales, état civil, élections, accueil, vie associative et économique. À la tête d'une équipe de 4 agents, vous êtes force de proposition pour moderniser l'organisation, développer la qualité du service rendu et accompagner les projets de la collectivité.

Missions principales

Pilotage et management

• Apporter une aide à la décision auprès de la direction générale et des élus dans son domaine d’activité, alerter sur les risques
• Proposer un projet de modernisation de l’accueil des usagers à l’échelle de la commune
• Encadrer et évaluer une équipe de 4 agents
• Organiser le service (réalisation d’un projet de service), optimiser les ressources nécessaires à son bon fonctionnement, planifier le travail, rédiger et mettre à jour les procédures
• Assurer la transversalité avec les autres services municipaux
• Réaliser des analyses quantitatives et qualitatives de l’activité (mise en place d’outils de suivi)
• Assurer la préparation, le suivi et l’exécution du budget du service
• Mener une veille juridique constante

Gestion des affaires Générales

• Gestion de l’État Civil: suivre, contrôler et sécuriser les actes
• Organisation du recensement: coordonnateur communal du recensement de la population
• Gestion funéraire: décès, autorisations funéraires, gestion des espaces
• Gestion du courrier: copiloter la démarche de dématérialisation du traitement des courriers et la mettre en œuvre au sein du service

Gestion des élections

• Organiser l’ensemble des opérations électorales

Gestion de l’accueil de l’hôtel de ville

• Organiser et veiller à la qualité de l’accueil physique et téléphonique de l’hôtel de ville
• Impulser et définir un projet d’évolution de l’accueil de l’hôtel de ville

Supervision de la chargée de mission Vie associative - vie économique

• Accompagner l’agente dans l’organisation des manifestations et le développement des projets
• Accompagner l’agente dans l’optimisation des outils mis en place dans la relation avec les associations
• Participer à la définition des orientations et du programme d’action dans ce domaine

Compétences requises et savoirs

Compétences

• Maîtrise rigoureuse du cadre réglementaire de l’État Civil, du droit funéraire et du Code Électoral.
• Connaissance du fonctionnement et de l’organisation des collectivités territoriales
• Bonne connaissance des acteurs institutionnels des domaines régaliens
• Compétences managériales: encadrement, planification, organisation, accompagnement au changement, etc.
• Capacité à gérer des situations conflictuelles avec les usagers
• Maitrise des logiciels: cimetière/Gescim, État Civil/Arpège, élections/Ciril.

Savoir-être

• Sens de l'accueil et du service public
• Rigueur, autonomie et sens de l’organisation
• Capacité d’analyse, réactivité et disponibilité
• Résistance au stress, notamment lors des périodes électorales ou des situations d'urgence
• Excellentes qualités d'écoute, diplomatie et tact
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Aisance relationnelle avec des publics variés (usagers, élus, associations, partenaires)

Information complémentaire sur le poste :

Formation supérieure Bac +3/5 dans le domaine juridique souhaitée

Expérience sur un poste similaire ou dans un service affaires générales recherchée

Travail ponctuel en soirée et week-end selon les obligations du service public (rendez-vous usagers, élections), rotation de l’équipe pour les mariages le samedi

Pics d’activité liés aux élections politiques.

Rémunération

• statutaire + régime indemnitaire+ 13ème mois
• Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics
• Participation employeur pour la Mutuelle et la Prévoyance

Recrutement ouvert aux agents titulaires du grade d’attaché, à défaut, possibilité d’ouverture aux agents de catégorie B expérimenté

Poste à pourvoir pour le 01/02/2027