Officier d'état civil polyvalent h/f

Communauté d'Agglomération du Grand Cahors; Cahors; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

La Communauté d'Agglomération du Grand Cahors recherche un agent chargé des actes d'état civil au sein de l’Hôtel de Ville. Vous recevrez les déclarations, établirez les actes et assurerez leur délivrance en présentiel et dématérialisé.

Vous tiendrez les registres et gérerez les mentions en marge conformément à la réglementation. Poste à temps plein, horaires normaux, disponibilité le week-end pour mariages et cérémonies et déplacements occasionnels sur instruction du Procureur.

Qualifications

• Connaissance des règles relatives à l’état civil et des procédures liées au mariage, décès et nom/prénom.
• Maîtrise des techniques d’accueil et de régulation du public.
• Rigueur, organisation et respect des textes législatifs.
• Discrétion et confidentialité dans le traitement des données.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers.
• Aptitude à travailler en équipe et bonne communication.

Responsibilities

• Recevoir les déclarations et établir les actes d'état civil en présentiel et dématérialisé.
• Délivrance et gestion des actes d'état civil.
• Tenir les registres administratifs et apposer les mentions en marge.
• Transmettre les données via le dispositif COMEDEC et assurer le suivi des demandes.
• Gérer les dossiers de mariage, décès, changement de nom/prénom et PACS.
• Approche éthique du Service Public et accueil de qualité des usagers.
• Relation avec les partenaires internes/externes et les autorités compétentes.

Skills

État civil

Droit des étrangers

Accueil et régulation

Qualités relationnelles

Communication

Rigueur et organisation

Rédaction administrative

Discrétion

Informatique

Connaissance du Code électoral

Job description

Missions

• Recevoir les déclarations et établir tous les types d'actes d'état civil en présentiel et de manière dématérialisée,
• Délivrance des actes,
• Tenir administrativement les registres d'état civil,
• Apposition de mentions en marge des actes d'état civil,
• Contrôle et transmission des données d'état civil via le dispositif COMEDEC,
• Traitement et suivi des demandes de livrets de famille,
• Gestion des dossiers relatifs à l'état civil : demandes de changement de nom et/ou de prénom, mise en concordance de l’état civil français avec le nom retenu à l’étranger, instruction des dossiers de mariage et de baptêmes républicains, démarches administratives telles les légalisations de signatures, les certifiés conformes, établissement des actes de décès, délivrance d’autorisations de fermeture des cercueils et de crémation, …
• Enregistrement des conventions, des modifications et des dissolutions de PACS,
• Recensement militaire,
• Formalités administratives,
• Statistiques et bilans,
• Classement et archivage.

Autonomie et responsabilités :

• Placé sous l’autorité du responsable hiérarchique direct ;
• Autonomie dans l’organisation du travail dans le cadre des taches planifiées ;
• Rendre régulièrement compte à la hiérarchie du déroulement de ses activités ;
• Garant d’une éthique du Service Public, du respect des textes et de la législation en vigueur,
• Garant de la qualité d’accueil des usagers et de la gestion de leurs demandes.

Relations internes / externes :

• Directeur de la Vie Civile et Citoyenne et autres entités de la Direction (cimetières, CNI/passeports, élections et recensement de la population),
• Elus, agents, responsables de la Mairie et du Grand Cahors,
• Usagers, contacts directs avec le public,
• Offices notariaux, hôpitaux, établissements d’accueil des personnes âgées, Préfecture, procureur, tribunal judiciaire, Insee, avocats, pompes funèbres, services sociaux, traducteurs assermentés,
• Relations avec d’autres collectivités.

Conditions d’exercice des missions / environnement du poste :

• Lieu d’exercice : Hôtel de Ville,
• Horaires de travail : 8h15-12h30/13h30-17h30.

Contraintes :

• Grande disponibilité vis-à-vis du public ; présence lors de la célébration des mariages et baptêmes républicains le samedi ; déplacements occasionnels sur autorisation du Procureur en cas de situations exceptionnelles (mariage in extremis).

Profil :

• Connaissances des règles relatives à l’état civil, des procédures et de la rédaction des actes d’état civil, y compris sur le mariage, le décès, nom et l’adoption,
• Connaissances du droit des étrangers résidant sur le territoire,
• Maitrise des techniques d’accueil et de régulation,
• Qualités relationnelles, sens de l’écoute et de l’adaptation, bonne communication, diplomatie et maîtrise de soi,
• Sens aigu du travail en équipe,
• Maitrise des techniques rédactionnelles administratives,
• Rigueur, organisation, méthode, précision et discipline,
• Qualités d’analyse,
• Autonomie,
• Discrétion et confidentialité,
• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels métiers,
• Connaissance du Code électoral,
• Disponibilité.