Agent des formalités administratives (F/H)

Combs La Ville; France; Sur place; EUR 20 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

Combs La Ville recherche un Agent des formalités administratives (F/H) pour assurer l’accueil, l’information et l’accompagnement des administrés dans leurs démarches administratives au sein du service municipal.

La mission couvre l’instruction des demandes relatives aux titres d’identité, à l’état civil et aux élections, avec gestion des rendez-vous et du secrétariat des mariages, en garantissant la fiabilité des actes et la qualité du service public.

Qualifications

• Connaissance du cadre réglementaire des titres sécurisés (CNI, passeports – TES)
• Connaissance du droit civil, du droit de la nationalité et de l’état civil
• Connaissance du Code électoral et de la réglementation funéraire
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Responsabilités

• Accueil et information du public: accueillir, renseigner et orienter les usagers
• Gérer les rendez-vous et les flux d’accueil
• Instruire et suivre les demandes relatives aux titres d’identité et à l’état civil
• Traiter les demandes de cartes d’identité et passeports et enregistrer les actes
• Rédiger les actes et assurer leur délivrance et le suivi des registres

Outils

Synbird

Mélodie

Gescime

Suffrage Web

Description du poste

Agent des formalités administratives (F/H)

Positionnement hiérarchique : Poste placé sous la responsabilité du responsable du service des formalités administratives-accueil

Niveau du poste dans l’organigramme : Agent d’exécution

Missions principales

L’agent de formalités administratives assure l’accueil, l’information et l’accompagnement des administrés dans leurs démarches administratives. Il instruit et suit les dossiers relevant des titres d’identité, de l’état civil, des élections et des affaires générales. Par son action, il garantit la fiabilité des actes administratifs et contribue à la qualité du service public rendu à la population.

Activités principales

Accueil et information du public :

• Accueillir, renseigner et orienter les usagers (physique et téléphonique)
• Gérer les rendez‑vous et les flux d’accueil
• Assurer des missions d’accueil polyvalentes (gestion des clés, colis, photocopieur…)

Formalités administratives :

• Instruire et suivre les demandes de cartes nationales d’identité et passeports
• Traiter les attestations d’accueil, certificats de vie, légalisations de signature
• Assurer le suivi du recensement citoyen
• Enregistrer et suivre les PACS
• Recevoir et instruire les déclarations d’état civil
• Rédiger les actes et assurer leur délivrance
• Mettre à jour les registres (mentions, rectifications)
• Gérer les livrets de famille
• Instruire les dossiers de mariage et de parrainage civil (planification, auditions, préparation des cérémonies)
• Assurer le secrétariat des mariages par roulement

Élections :

• Gérer les listes électorales (inscriptions, radiations, modifications)
• Traiter les procurations
• Participer à l’organisation matérielle des scrutins
• Tenir les bureaux de vote

Funéraire :

• Gérer les dossiers de concessions (achats, renouvellements)
• Suivre les opérations funéraires (inhumations, exhumations, travaux)

Connaissances théoriques et pratiques :

• Connaissance du cadre réglementaire des titres sécurisés (CNI, passeports – TES)
• Connaissance du droit civil, du droit de la nationalité et de l’état civil
• Connaissance du Code électoral et de la réglementation funéraire
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (Synbird, Mélodie, Gescime, Suffrage Web…)
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Savoir-faire :

• Accueillir et orienter le public avec professionnalisme
• Instruire et sécuriser des dossiers administratifs
• Appliquer des procédures réglementaires complexes
• Rédiger des actes et courriers administratifs
• Organiser son travail et gérer les priorités
• Rechercher des informations juridiques et réglementaires
• Travailler en équipe et en transversalité
• Assurer la transmission des informations nécessaires au bon fonctionnement du service
• Gérer les situations sensibles ou conflictuelles

Savoir-être :

• Sens du service public
• Rigueur et sens de l’organisation
• Discrétion professionnelle et respect du devoir de réserve
• Qualités relationnelles (écoute, diplomatie, patience)
• Maîtrise de soi et gestion du stress
• Ponctualité et assiduité
• Esprit d’équipe
• Bonne expression orale et écrite
• Horaires spécifiques : Travail un samedi matin sur deux (avec récupération dans les 15 jours qui suivent)
• Autres contraintes :
  • Secrétariat des mariages le samedi après-midi (par roulement, avec récupération)
  • Disponibilité liée aux scrutins électoraux
• Catégorie : C
• Filière : Administrative
• Cadre d’emplois / Grades : Adjoints administratifs territoriaux
• Expérience souhaitée : Confirmée

CONDITIONS DE TRAVAIL ET AVANTAGES SOCIAUX

• Temps de travail : Temps complet
• Congés réglementaires et RTT selon l’organisation du service
• Prestations sociales : CNAS (adhésion prise en charge par la collectivité)
• Participation à la protection sociale complémentaire (prévoyance et mutuelle)
• Rémunération : Traitement de base, Régime indemnitaire et Prime annuelle
• Accès à la restauration municipale du personnel

La présente fiche de poste est susceptible d’évoluer en fonction des nécessités de service et des évolutions réglementaires.

Type de contrat

Fonction publique