Agent·e Polyvalent·e Chargé·e de la Relation à l'Usager H/F

Rouen-Emplois; Rouen; On-site; EUR 22,000 - 26,000; Full time

Job summary

Groupe RifSeep recrute un agent polyvalent chargé de l'accueil des usagers et de la gestion du courrier sur les sites préfecture et cité administrative. Vous assurerez l'accueil, expliquerez les démarches ANTS, orienterez les usagers et gérerez le courrier selon des priorités définies.

Profil attendu : savoir accueillir, communiquer clairement et travailler en équipe, avec une volonté d'adaptation et une bonne présentation.

Qualifications

• Connaître les techniques d'accueil et savoir les mettre en œuvre.
• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques courants.
• Savoir s'exprimer avec clarté et courtoisie, à l'oral comme à l'écrit.
• Savoir écouter, analyser et reformuler la demande des usagers.
• Savoir recueillir et traiter l'information de manière fiable.
• Savoir gérer des situations de tension et les conflits.
• Savoir travailler en équipe et coordonner avec les services.
• Faire preuve de courtoisie et rester maître de soi en toutes circonstances.
• Savoir s'adapter à des contextes variés et à des demandes changeantes.

Responsibilities

• Accueil et filtrage des usagers à la guérite.
• Assistance des usagers dans les formalités ANTS.
• Explication des procédures ANTS et téléprocédures.
• Orientation des usagers vers les services compétents et vers le site web.
• Renseignement de premier niveau et distribution de flyers.
• Affichage des documents et garantie du bon fonctionnement des moyens d'accueil.
• Veille à la sécurité des biens et des personnes et alerte si nécessaire.
• Gestion du courrier et transmission des plis et actes.

Skills

Techniques d'accueil

Outils informatiques

Expression orale

Écoute et reformulation

Traitement de l'information

Gestion des conflits

Travail en équipe

Courtoisie et self-control

Adaptabilité

Job description

GROUPE RIFSEEP :

1Vos activités principales : sous l'autorité du/de la référent-e d'unité accueil-courrier préfecture, ce poste d'agent-e polyvalent-e permet de varier son activité entre l'accueil des usagers sous toutes ses formes et la gestion du courrier :

L'agent-e polyvalent-e chargée de la relation à l'usager sera affecté principalement sur le site de la préfecture. Son activité sera organisée selon un planning défini à l'avance et communiqué aux directions concernées. Les postes doivent être occupés selon l'ordre de priorité suivant: pré-accueil, courrier, courriel, orientation et appui au PAN. Aussi, en période de congés ou d'absences diverses, l'agent peut être amené à exercer ses missions à la cité administrative sur le même champ d'intervention (accueil et courrier).

Sur le site de l'hôtel Dieu :

Personnel d'accueil :

• accueil et filtrage des usagers à la guérite
• assistance aux usagers dans l'accomplissement de leurs formalités ANTS
• explication des procédures et des téléprocédures ANTS aux usagers
• orientation des usagers vers le(s) service(s) compétent(s) et vers les rubriques du site internet des services de l'État dans le département
• renseignement de premier niveau, notamment aux ressortissants étrangers et présentation des démarches et informations disponibles sur le site internet, au moyen de flyers
• affichage des documents
• garantie du bon fonctionnement des moyens mis à disposition des usagers
• veille attentive à la sécurité des biens et des personnes et alerte au besoin

Gestionnaire courrier :

• réception, classement et transmission des courriers (dont les actes des collectivités territoriales)
• affranchissement du courrier à l'expédition
• enregistrement des recommandés reçus avec le service de destination
• accueil des services, des collectivités territoriales et des services extérieurs pour la remise de courriers et des actes
• transfert des courriels reçus par la saisine par voie électronique (SVE)
• sélection des courriers alimentant le «courrier réservé»
• retour des courriers indûment reçus pour les cartes grises et les permis de conduire
• suivi des courriels reçus dans la boîte aux lettres de la préfecture: relever, transmettre, classer et répondre aux questions de premier niveau en dehors des questions relatives à la DMIS

Sur le site de la cité administrative :

Personnel d'accueil :

• Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs
• Écoute et réponse de premier niveau
• Affichage d'informations
• Orientation adéquate en fonction de la demande
• Appel des services et mise en attente de l'usager pour son accueil en back office (assuré par un agent du service concerné)

Gestionnaire du courrier :

• Relation avec La Poste
• réception le matin des chariots de courrier arrivée et remise l'après-midi des courriers départ
• Tri de 1er niveau du courrier selon consignes propres à chacune des directions occupantes

Connaissances requises :

• Connaître les techniques d'accueil (maîtrise)
• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques (maîtrise)
• Savoir s'exprimer avec aisance (maîtrise)
• Savoir écouter, analyser, reformuler la demande (pratique)
• Savoir recueillir et traiter l'information (maîtrise)
• Savoir gérer des relations conflictuelles (maîtrise)
• Savoir travailler en équipe (pratique)
• Faire preuve de courtoisie et rester maître de soi (maîtrise)
• Savoir s'adapter (maîtrise)

Connaissances à acquérir :

• Connaître l'environnement institutionnel et administratif (maîtrise)