AGENT DE SECRETARIAT 1B/32

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Marseille; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Le poste, basé à Marseille, est confié à un agent administratif chargé de soutenir le secrétariat commandement. Vous participerez aux évènements, gérerez les appels, enregistrerez et diffuserai les courriers et NEMO, et planifierez les visites d’autorités.

Vous assurerez le suivi des échéances, la gestion des cartes CIMS/CCM et l’archivage selon les règles en vigueur, en collaboration avec les services du Ministère des Armées et des Anciens combattants.

Qualifications

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement du Ministère des Armées.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie) et des procédures administratives.

Responsabilités

• Participer à des évènements et des réunions ordonnées par les autorités
• Assurer la gestion de la communauté de travail (CT) du secrétariat commandement
• Gérer les appels téléphoniques
• Exploiter et diffuser les courriers réceptionnés sur la messagerie fonctionnelle
• Planifier et organiser des visites d’autorités
• Suivre les échéances et messagerie à temps
• Réceptionner et envoyer le courrier papier
• Enregistrer, diffuser et archiver les courriels et NEMO de la messagerie
• Commander, réceptionner et distribuer les cartes CIMS
• Commander, réceptionner et distribuer les Cartes de Circulation Militaire (CCM) / Carte famille
• Gérer et attribuer les demandes de rendez-vous des Visites d’Expertise Médicale Initiale (VEMI) gendarmes vers les antennes médicales
• Assurer le suivi du véhicule mis à disposition par le Groupement de Soutien du Commissariat (GSC) MRS
• Préparer et conserver les archives selon la réglementation en vigueur

Connaissances

Connaissance du Ministère des Armées

Maîtrise des outils bureautiques

Description du poste

Vos missions en quelques mots

• Participer à des évènements et des réunions ordonnées par les autorités
• Assurer la gestion de la communauté de travail (CT) du secrétariat commandement
• Gérer les appels téléphoniques
• Exploiter et diffuser les courriers réceptionnés sur la messagerie fonctionnelle
• Planifier et organiser des visites d’autorités
• Suivre les échéances et messagerie à temps
• Réceptionner et envoyer le courrier papier
• Enregistrer, diffuser et archiver les courriels et NEMO de la messagerie
• Commander, réceptionner et distribuer les cartes CIMS
• Commander, réceptionner et distribuer les Cartes de Circulation Militaire (CCM) / Carte famille
• Gérer et attribuer les demandes de rendez-vous des Visites d’Expertise Médicale Initiale (VEMI) gendarmes vers les antennes médicales
• Assurer le suivi du véhicule mis à disposition par le Groupement de Soutien du Commissariat (GSC) MRS
• Préparer et conserver les archives selon la réglementation en vigueur

Profil recherché

Fonctionnaire ayant la connaissance l’organisation du Ministère des armées, maitrisant les outils bureautique.