AGENT DE SECRETARIAT CONFIRME

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Rennes; Sur place; EUR 23 000 - 29 000; Plein temps

Résumé du poste

La cellule du management de l’information de l’état-major de zone de défense de Rennes recrute un(e) secrétaires/secrétaire assistant(e). Vous assurerez la gestion du courrier arrivé et départ, la ventilation dans les logiciels, et travaillerez en coopération avec le secrétariat et les bureaux de l’état‑major.

Vous participez au fonctionnement du secrétariat de direction et assurez la suppléance lors des absences, en développant une expertise administrative et envisageant des évolutions vers

Qualifications

• Bonne expérience dans le domaine du secrétariat.
• Polyvalent, organisé, méthodique et rigoureux.
• Capacité à transmettre des informations de manière claire et concise.

Responsabilités

• Gérer le courrier entrant et sortant (papier et dématérialisé).
• Enregistrer, trier et ventiler le courrier dans Cor@il et Outlook le cas échéant.
• Collaborer avec le secrétariat de la direction et les bureaux de l’état‑major.
• Assurer la suppléance de la secrétaire de direction et contribuer au secrétariat de direction.
• Développer une expertise administrative au sein de l’état‑major et évoluer vers d’autres responsabilités.

Connaissances

Secrétariat

Organisation

Rigueur

Communication claire

Outlook

Cor@il

Outils

Cor@il

Outlook

Description du poste

Vos missions en quelques mots Affecté à la cellule du management de l’information de l’état-major de zone de défense de Rennes, vous êtes chargé d’assurer la gestion, à leur arrivée ou leur départ, des différents plis ou paquets émanant de l’ensemble des bureaux de l’état-major et des formations extérieures. La gestion se décompose avec les tâches suivantes : trier, enregistrer et ventiler le courrier papier et dématérialisé dans les logiciels de gestion du courrier Cor@il et/ou Outlook le cas échéant. Vous assurez une relation de coopération avec le secrétariat de la direction, les sous-chefferies et les bureaux de l’état-major, les vaguemestres des différentes formations, et le personnel du bureau postal. En complément de cette activité principale, vous participez au fonctionnement du secrétariat de direction. À ce titre, vous êtes amené(e) à assister la secrétaire de direction et à assurer sa suppléance lors de ses absences ou en fonction des nécessités du service. La complémentarité des missions confiées au sein de la CMI et du secrétariat de direction favorise le développement d’une expertise administrative au sein de l’état-major et peut, selon les besoins de l’organisme, constituer un levier d’évolution vers d’autres responsabilités administratives.

Profil recherchéVous détenez une bonne expérience dans le domaine du secrétariat. Polyvalent, organisé, méthodique et rigoureux vous possédez une bonne capacité à transmettre des informations de manière claire et concise.