AGENT D'ACCUEIL POLYVALENT

CDG31 / Service Intérim Territorial; Labège; Sur place; EUR 18 000 - 21 000; Plein temps

Résumé du poste

CDG31 / Service Intérim Territorial recherche un agent d’accueil et secrétariat pour une fonction au sein d’un service municipal.

Vous serez chargé(e) de l’accueil physique et téléphonique, du traitement du courrier, de la rédaction de courriers et de l’organisation des rendez-vous pour les élus.

Qualifications

• Expérience ou connaissance en accueil physique et téléphonique souhaitée.
• Maîtrise des règles de confidentialité et de respect des procédures.
• Bonne organisation et sens du service public.

Responsabilités

• Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
• Renseigner les administrés et orienter vers le service compétent.
• Noter les messages et les transmettre au Maire.
• Réceptionner les livraisons et délivrer des documents administratifs.
• Organiser l’accueil et le classement des documents et archives.
• Prendre les rendez-vous pour les élus et rédiger les courriers administratifs.
• Rédiger et afficher les arrêtés de voirie et de stationnement.

Connaissances

Accueil téléphonique

Rigueur

Organisation

Discrétion

Service client

Outils

E-Magnus Berger Levrault

Description du poste

Connaissance du logiciel E Magnus de Berger Levrault appréciée

Possibilité de travail le soir en cas de Conseil municipal

Accueil physique et téléphonique

• Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Renseigner les administrés
• Orienter les administrés vers le service compétent
• Noter les messages et les requêtes des administrés afin de les transmettre au Maire.
• Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires
• Délivrer des documents administratifs
• Organiser et ranger l’accueil : classement, étiquetage, affichage, modification annuaire téléphonique, archivage, etc…

Gestion du courrier :

Courrier arrivée :

• Réceptionner et enregistrer le courrier
• Transmettre tout document à l’enregistrement du courrier entrant à la hiérarchie concernée
• Dispatcher le courrier selon les instructions du Maire

Courrier départ :

• Affranchir le courrier
• Apporter le courrier à la poste

Secrétariat

• Prendre les rendez-vous pour les élus et le Maire
• Rédiger les courriers à la demande de la hiérarchie
• Faire les photocopies
• Rédiger et afficher les arrêtés de voirie, de stationnement….
• Gérer et suivre le stock des fournitures de bureau + photocopieuse
• Gestion des carnets de bons de commande, cartes clients
• Gestion des cahiers des clefs et des doléances
• Gestion de la réservation de la benne pour les déchets verts
• CONSEILS MUNICIPAUX Présence aux préparations des Conseils municipaux et aux Conseils municipaux : convocations, affichage, mail, rédaction des comptes-rendus
• Tenue des dossiers de presse
• Organisation du planning des visites médicales pour le personnel communal

Etat Civil – Relations citoyens

• Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d’Etat Civil et de population (CNI, cartes grises, passeports, permis de conduire, certificat d’hébergement, certificat de vie, sorite de territoire, recensement militaire…)
• Distribuer, réceptionner et contrôler les dossiers d’Etat-civil et population
• Rédiger les actes d’Etat Civil (reconnaissance parentale, naissance, mariage, décès…)
• Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc.)
• Contrôler l’authenticité des attestations fournies
• Etablir les \"attestation d'accueil\" pour l’hébergement d’étranger en France
• Communication par mail avec les habitants au sujet des informations communales
• CCAS : accueil et écoute des personnes demandant une aide, convocation des membres du CCAS, comptes-rendus des réunions, organisation des réunions et manifestations organisées par le CCAS

Recensement militaire et de la population

• Accueillir le jeune public pour procéder au recensement militaire
• Etablir et transmettre les tableaux militaires trimestriels au bureau du service national
• Mettre à jour les fichiers relatifs à la population

Ecole –cantine

• Gestion des repas cantine (commande hebdomadaires)

Comptabilité

• Saisie de titres et de mandats

Associations – Population - Marché

• Renseigner les administrés et favoriser la mise en relations avec les associations communales (réception et transmissions des différentes demandes)
• Réceptionner les demandes de prêt de salles et matériels
• Planifier l’occupation / la location des salles communales
• Transmettre le planning aux services techniques et au personnel du service nettoyage bâtiment
• Réceptionner les chèques pour la location des salles
• Enregistrer la remise et le retour des clefs des salles prêtées aux associations, entreprises ou administrés
• Réaliser les conventions de mise à disposition
• Assurer le suivi des dossiers des associations (statut, courriers…)
• Suivi de l’organisation de la fête locale et des diverses commémorations.

Compétences professionnelles :

• Applique les consignes et/ou directives
• Vérifier la fiabilité et la qualité des tâches accomplies
• Connaître et respecter les obligations statuaires (devoir de réserve, discrétion, etc.)
• Savoir organiser son temps de travail
• Etre efficace et consciencieux
• Etre capable de s’adapter et de se rendre disponible
• Entretenir et développer ses compétences

Compétences relationnelles :

• Capacité à faire preuve d’écoute et de respect
• Capacité à entretenir des relations professionnelles positives avec les collègues
• Capacité à servir le public et les administrés avec politesse et dignité
• Capacité à travailler en équipe