Agent administratif polyvalent - Mairie d' (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Ossun; Sur place; EUR 22 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Fonction Publique Territoriale recherche un agent remplaçant en indisponibilité temporaire pour assurer des missions variées au sein du secrétariat de mairie.

Vous réaliserez des travaux de bureautique, suivrez les dossiers administratifs et contribuerez à l’exécution des procédures et décisions. Travail en équipe, horaires fixes et environnement public local.

Qualifications

• Connaissance et expérience en matière de comptabilité publique.
• Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales.
• Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe).
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
• Maîtrise des techniques de recherches documentaires
• Maîtrise de la rédaction administrative

Responsabilités

• Réalisation de divers travaux de bureautique.
• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs.
• Exécution et suivi des procédures et décisions administratives.
• Accueil du public.
• Comptabilité et saisie des flux financiers.
• Facturation et intégration des factures (Chorus Pro).
• Suivi budgétaire et clôture comptable.

Connaissances

Comptabilité publique

Rigueur et organisation

Gestion du public

Maîtrise bureautique

Communication écrite

Formation

Niveau bac

Outils

e-magnus gestion financière

Description du poste

remplacement d'un agent en indisponibilité temporaire

Missions Generales du Poste

Réalisation de divers travaux de bureautique

Suivi et mise en forme des dossiers administratifs

Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

Accueil du public

1 Activites Principales

Sous la responsabilité de la DGS

Comptabilité

Pointage des factures avec les services concernés

Opération de saisie comptable: (saisie, édition des bordereaux de mandats ou de titres, envoi des flux)

Facturation

Intégration des factures de Chorus pro

Intégration des P503 et des PES retour

Déclaration de TVA.

Suivi de l’exécution du budget

Mise à jour de l’actif

Opérations budgétaires de fin d’année

Suivi des crédits scolaires

Funéraire

Etablissement des autorisations de fermeture de cercueil, des autorisations de crémations et d’inhumation

Délivrance et contrôle des titres de concession

Gestion du cimetière, des concessions et des espaces funéraires

Contrôle des enregistrements des opérations funéraires dans l’enceinte du cimetière.

Enregistrement des inhumations par tombe

Élections

Réception des inscriptions, radiations, changement d’adresse sur la liste électorale.

Réalisation des opérations liées à la révision de la liste électorale.

Préparer, organiser les divers scrutins politiques et professionnels.

Saisie, intégration et suivi des procurations

Les baux

Etablissement et suivi des divers baux (appartements, Landes, cabane de chasse)

Etablissement des sommes à payer

Correspondance avec les divers locataires

Etat Civil

Instruction et constitution des actes de décès

Instruction et constitution des actes de reconnaissance

Transmission des données à l’INSEE

Inscription des mentions marginales

Tenue administrative des registres

Saisie dans le logiciel des avis de naissance

Réalisation des opérations de clôture, envoi des registres au Tribunal judiciaire.

Archivage

Archivage en fin d’année

Mise à jour de l’index sous format papier et sous format numérique

En commun avec les autres agents du service

2 Activites Secondaires

Accueil du public

En cas d’absence ou d’empêchement de la personne chargée de l’accueil.

Divers

• Enregistrement du courrier « arrivée –départ »
• Enregistrement des demandes d’autorisation d’urbanisme
• Etablissement des actes de Mariage, baptême civil.
• PACS

Conditions de Travail

• Travail en équipe au sein du secrétariat de mairie composé de 3 agents.
• Horaires fixes imposés
• Moyens nécessaires:
• Ordinateur et imprimante
• Photocopieur, scanner et fax
• Internet et messagerie électronique
• Téléphone
• Logiciels bureautiques (e-magnus gestion financière, facturation, GRC ...)

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES

1 Savoirs:

• Connaissance et expérience en matière de comptabilité publique ;
• Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales ;
• Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
• Maîtrise des techniques de recherches documentaires
• Maîtrise de la rédaction administrative
• Experience au sein d

2 Savoir-faire/savoir-être

• Savoir travailler en équipe
• Savoir s’organiser et gérer les priorités
• Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
• Savoir prendre des notes
• Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
• Accueillir le public avec amabilité
• Gérer les situations de stress
• Respecter la confidentialité
• Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique

3 Formations et diplômes requis

• Niveau bac

Présentation de Fonction Publique Territoriale

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