RESPONSABLE DU SERVICE POPULATION

mairie de la garde; La Garde; Sur place; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

La mairie de La Garde recherche un cadre administratif pour piloter et coordonner le service accueil et état civil, en veillant à la qualité des services et au respect des règles.

Vous supervisez l’établissement des actes d’état civil, les passeports et les pièces d’identité, et vous assurez l’organisation des scrutins et des listes électorales avec rigueur et confidentialité.

Qualifications

• Maîtriser le Code civil, le Code Électoral et la réglementation funéraire.

Responsabilités

• Encadrer le service: définir les priorités, gérer l'accueil et le standard.
• Informer les agents des évolutions réglementaires.
• Rédaction et mise à jour de fiches de procédures.
• Élaboration et suivi du budget du service.
• Organisation et mise en œuvre de l'accueil et de l'information des usagers.
• Garantir la qualité d'accueil et la gestion des demandes.
• Assurer le respect des démarches par les équipes.
• Analyser les dysfonctionnements et proposer des mesures correctives.

Connaissances

Maîtrise du Code civil

Maîtrise du Code Électoral

Législation funéraire

Procédures administratives

État civil et procédures

Bureautique/Office

Formation

Diplôme de niveau supérieur (6 ou 7)

Outils

Adagio / Mélodie / Requiem / Maestro

Description du poste

Descriptif de l'emploi

Participe à la définition et met en œuvre les orientations stratégiques en matière de relation à l'usager et de citoyenneté Optimise et développe les activités population de la collectivité : État Civil, Élection, Formalités Administratives, Cimetière, Recensement, agence postale

Veille à l'amélioration continue de l'accueil des usagers

Est garant du respect de la réglementation dans les domaines supervisés

Missions / conditions d'exercice

Pilotage, animation et coordination :

• Assurer l’encadrement du service : détermination des priorités, gestion de l'accueil, du standard, des dossiers sensibles ou difficiles du service, la gestion des plannings des agents pour la polyvalence
• Informer les agents des évolutions réglementaires
• Rédaction et mise à jour de fiches de procédures
• Elaboration et suivi du budget du service
• Organisation et mise en œuvre de l'accueil et de l'information des usagers
• Garantir la qualité d'accueil des usagers et la gestion de leurs demandes
• Garantir le respect de la réglementation des démarches réalisées par les équipes
• Garantir la cohérence et la précision des informations communiquées aux usagers
• Analyser les dysfonctionnements éventuels afin de proposer toute mesure corrective permettant d'améliorer la qualité du service

Gestion des actes de l'état civil :

• Superviser l'établissement de tous les actes d'état civil, la délivrance des passeports et des pièces d'identité
• Tenue des registres (mentions marginales, tables annuelles et décennales)
• Assister l'élu lors des auditions des futurs époux

Funéraires :

• Assurer la gestion administrative des cimetières

MISSIONS TRANSVERSES SPECIFIQUES OU TEMPORAIRES

Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins :

• Planification, organisation et participation à l'ensemble des scrutins électoraux
• Tenue et mise à jour continue des listes électorales
• Organisation et suivi des opérations de recensement
• Organisation et suivi des missions de l’Agence Postale Communale

Profils recherchés

Savoir-faire :

• Maitrise confirmée du Code civil, du Code Électoral, de la législation funéraire et des procédures administratives
• Connaissances approfondies dans l’organisation des scrutins électoraux
• Connaissance des règles de fonctionnement et des procédures de la fonction publique territoriale
• Maîtrise des outils bureautiques : pack office Windows et des logiciels métier idéalement : Adagio (élections), Mélodie (Etat-Civil), Requiem (cimetière), Maestro (recensement citoyen)

Savoir être :

• Disponibilité, devoir de confidentialité
• Qualités relationnelles et pédagogiques
• Rigueur, sens des responsabilités et organisation
• Réactivité et autonomie
• Capacités d’adaptation aux changements techniques ou règlementaires

Diplôme/ formation requis :

• Diplôme de niveau supérieur (6 ou 7)
• Expérience confirmée de plus de 3 ans dans les missions décrites ci-dessus et sur un poste similaire