AGENT D'ACCUEIL (H/F)

Orléans Métropole; Orléans; Sur place; EUR 21 000 - 25 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

RTT

Prime de fin d’année

Mutuelle

Prévoyance

Déplacement domicile-travail

Forfait mobilité durable

Formation tout au long de la carrière

Journées enfants malades

Résumé du poste

Orléans Métropole recherche un agent d’accueil pour le CCAS d’Orléans, chargé d’assurer l’accueil physique et téléphonique, d’analyser les demandes et d’orienter les usagers vers les services compétents. Vous participerez à la mise à jour des informations et au suivi des prestations destinées aux seniors et au public en difficulté.

Le poste implique la gestion du courrier, des rendez-vous et de la logistique des actions prévues, avec une forte dimension humaine et d’équipe au sein du Service

Qualifications

• Maîtriser le français écrit et oral.
• Connaissance des outils informatiques et du traitement de courrier.
• Capacité à analyser des demandes et orienter le public.
• Savoir travailler en équipe et rester professionnel.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique du public.
• Analyser des demandes et renseigner de manière claire.
• Informer sur les prestations du service et orienter vers les services pertinents.
• Rédiger et hiérarchiser les problématiques pour les travailleurs sociaux.
• Tenir à jour les statistiques dans le logiciel métier.
• Mettre à jour les informations destinées au public et en interne.
• Participer à l’organisation d’actions de prévention et à la logistique des réunions.
• Contribuer à la coordination lors de cellules de crise.

Connaissances

Français courant

Écoute active

Sens de l’accueil

Gestion des conflits

Travail en équipe

Autonomie

Informatique

Élocution

Outils

Word

Excel

Logiciel métier

Description du poste

Présentation de la Direction générale

La Direction de l’Animation Sociale, Santé et Solidarités a pour rôle d’accompagner les agents dans la mise en œuvre des politiques sociales et de santé publique en faveur des usagers.

Le CCAS d’Orléans est un établissement public administratif communal qui anime et développe une politique sociale au sein de sa commune. Il a pour mission principale de mettre en œuvre un certain nombre de dispositifs destinés à prévenir et remédier à la précarité rencontrée dans la population de sa commune.

Le CCAS gère divers services situés au cœur d’Orléans dont les valeurs fortes reposent sur une politique publique qui a à cœur d’accompagner les usagers en fonction de leurs besoins.

Contexte de travail

Sous l’autorité et en polyvalence avec les responsables du Primo Accueil au sein du Service Accueil et Accompagnement Social et de l’Espace Info Aînés de la Direction de l’Animation, Santé, Solidarités, vous assurez l’accueil physique et téléphonique du public avec une information de premier niveau et évaluation de la situation.

Missions

Missions du Primo accueil :

• Accueil physique et téléphonique
  • Information de premier niveau
  • Délivrer des informations de préinscription en crèche
  • Évaluation de la situation pour la prise de rendez-vous des demandes de domiciliations
  • Annonce et orientation vers les services ou professionnels concernés
  • Gestion des demandes de rendez-vous à l’espace numérique
  • Réception et tri du courrier des services et des personnes domiciliées au CCAS
  • Tenue des statistiques sur les contacts physiques et téléphoniques
  • Appui auprès de la Direction à l’envoi et à l’arrivée du courrier en cas d’absence
• Mise à jour des informations destinées au public et en interne
  • Mettre à jour les outils d’informations du Primo Accueil (tableaux de suivi des réservations de salles et véhicules, informations sur l’écran)
  • Gérer le fond documentaire à la disposition du public : approvisionner les présentoirs, gérer l’affichage dans l’espace attente et dans la vitrine
• Logistique
  • Gérer le pool de véhicules de la Direction de l’Animation Sociale, de la Santé et des Solidarités (réservations, suivi des véhicules, suivre le stock papier et enveloppes)
  • Appuyer la responsable du Primo Accueil en cas de besoin d’interventions techniques (problème ascenseur, accès au bâtiment …)

Mission de l’accueil Espace Info Aînés

Accueil physique et téléphonique

• Accueillir physiquement et téléphoniquement le public (les séniors et leurs proches) et les professionnels
• Analyser des demandes et renseigner de façon simple, précise et claire
• Informer sur les prestations proposées par le service des Aînés (Service à la personne, Espace Info Aînés, Animations) et envoyer les infos par mail ou courrier
• Analyser et traiter la demande pour orienter au mieux : vers les collègues du service des Aînés (Espace Infos Aînés, Service à la personne ou autres) ou vers les partenaires (Agences Départementales des Solidarités ou autres…)
• Restituer et hiérarchiser les problématiques auprès des travailleurs sociaux de l’Espace Infos Aînés et du Service aide à la personne (demandes de RDV, ouverture de prestation…)
• Tenir à jour les statistiques d’accueil dans le logiciel métier
• Recenser et mettre à jour les informations affichées et mises à disposition au sein de l’Espace Infos Aînés

Réaliser des tâches administratives

• Appui au Service à la Personne
  • Créer/mettre à jour/classer les dossiers (version papier et dans application numérique métiers) des usagers : contrats, attestation fiscale….
  • Gérer les envois de courriers : contrats, courrier d’information
  • Traiter les résiliations de contrats : archiver les dossiers papiers, clôturer les dossiers informatiques
  • Traiter la boite mail générique SAP en l’absence de la chargée de mission et en lien avec le responsable de l’Espace Info Ainés
• Logistique
  • Participer à l’organisation d’actions de prévention dont l’Espace Info Aînés est partenaire ou porteurs (réservation de salle, inscriptions de participants…)
  • Organiser la logistique des réunions d’information mensuelle (feuille d’émargement, collation)
  • Organiser la logistique des permanences sur les marchés (mise à jour des documents mis à disposition des usagers)
  • Participer aux cellules de crise qui pourraient être déclenchées (canicule, risque sanitaire…)

Spécificités du poste

Temps complet 39 h à mi-temps Primo Accueil et Accueil Espace Info Aînés le matin et l’après-midi selon planning prédéfini

permanences régulières à assurer pour l’ouverture au public de 8h30 à 17h30 du lundi au jeudi et de 8h30 à 17h le vendredi

CCAS 69, rue Bannier 45000 Orléans

Compétences techniques attendues

• Avoir un bon niveau de français écrit et parlé
• Maîtriser une langue étrangère serait souhaitable, avoir une bonne élocution
• Avoir une bonne connaissance de l'accueil et en maîtriser les techniques
• Avoir une aptitude à accueillir des personnes en difficultés, en situation de précarité, ainsi que les personnes âgées
• Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, logiciel métier…)
• Maîtriser les techniques de gestion des conflits

Savoirs être

• Être diplomate, avoir le sens de l’écoute
• Avoir le sens de l’autonomie
• Avoir le sens du travail en équipe
• Être enthousiaste
• Être dynamisque
• Avoir une bonne présentation
• Être discret
• Être organisé

Pourquoi nous rejoindre ?

Avantages de la collectivité :

• Avantages internes et du CNAS
• RTT
• Prime de fin d’année
• Participation Mutuelle / Prévoyance
• Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
• Forfait mobilité durable
• Accès à la formation tout au long de la carrière
• Journées enfants malades

Contact