Gestionnaire accueil de la DRH (H/F)

Région Sud; Marseille; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur recherche un gestionnaire AlloRH pour accueillir les agents et traiter leurs demandes RH. Vous assurerez l’accueil téléphonique et en présentiel, orienterez vers les services concernés et garantirez la confidentialité des échanges.

Vous contribuerez à la diffusion d’informations RH fiables et au suivi des dossiers, avec une attention particulière à la déontologie, à l’impartialité et au respect des procédures internes dans un cadre public.

Qualifications

• Niveau BAC souhaité.
• Connaissance du statut de la fonction publique souhaitée.
• Bonne maîtrise des règles et procédures RH.
• Maîtrise du standard téléphonique et des techniques d’accueil.
• Utilisation des outils numériques : SIRH, Elise et outils de gestion de tickets (Nuage, AKIO).

Responsibilities

• Accueillir et traiter les demandes RH des agents régionaux.
• Filtrer, orienter et prioriser les demandes.
• Assurer un suivi rigoureux des informations traitées.
• Diffuser des informations et documents RH.
• Contribuer à la communication interne et à la lettre Info RH.

Skills

Accueil et relation publique

Rigueur et confidentialité

Gestion des demandes RH

Communication orale et écrite

Esprit d’équipe et service public

Education

Niveau BAC souhaité

Tools

SIRH

Elise

Nuage

AKIO

Job description

Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.

Au sein d’une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.

Au cœur d’une collectivité d’avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.

Venez construire le Sud de demain avec la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur !

Informations générales / Identification du poste

Type d'offre Offre d'emploi

Je cherche un poste dans service

Mode de recrutement

Durée du CDD

Date de début souhaitée

Conditions statutaires

Cadre d'emploi

Service de rattachement ou d'affectation

Département géographique Bouches du Rhône

Direction Générale DIRECTION GENERALE RESSOURCES

Direction déléguée

Service SERVICE PILOTAGE ET MODERNISATION DE LA DRH

Lycée

Objectif structure de rattachement La Direction générale adjointe ressources (DGR) de la Région Sud Provence-Alpes Côte d’Azur pilote la bonne distribution et la gestion des ressources humaines de la collectivité, les finances, les systèmes d’information ainsi que les moyens généraux pour les sites administratifs régionaux. Elle met tout en œuvre pour mettre à la disposition des usagers externes des services performants, et offrir aux agents régionaux des conditions de travail optimales.

Description hiérarchie de proximité

Fonction d'encadrement Non

Objectif du poste

Véritable vitrine de la DRH, l’Unité Relations aux Utilisateurs constitue un point d’entrée stratégique pour les agents régionaux.
Le gestionnaire AlloRH répond en temps réel à toutes les demandes R.H. des agents régionaux ou les réoriente vers l’interlocuteur compétent.
Il contribue à la bonne compréhension des dispositifs RH et participe à l’amélioration continue du service.

Ces missions sont essentielles pour :

• Garantir à tous les agents régionaux une expérience d’accueil homogène et de qualité ;
• Rendre les processus RH plus clairs, plus visibles et plus faciles à appréhender ;
• Fluidifier et simplifier la relation entre les agents et la DRH.

Activités

Le gestionnaire AlloRH accueille et traite les demandes R.H. :

• Il assure un accueil bienveillant de l’ensemble des agents régionaux, que ce soit en présentiel, par téléphone ou par mail ;
• Il identifie la nature de chaque demande et y apporte une réponse immédiate lorsqu’elle relève du premier niveau ;
• Il oriente les agents vers les services RH spécialisés lorsque leur demande concerne une situation individuelle.
• Le gestionnaire AlloRH fournit des informations RH fiables et en assure la transmission.
• Il informe les agents sur les règles RH (carrière, absences, droits des agents, procédures administratives, le temps de travail …) ;
• Il diffuse des informations fiables, pédagogiques et actualisées ;
• Il contribue à alimenter la communication interne sur des sujets RH récurrents ;
• Il délivre et réceptionne tous documents et formulaires R.H ;
• Il contribue à la numérisation et au traitement des flux entrants (courriers, pièces justificatives, dossiers..)
• Le gestionnaire AlloRH a également pour mission de tenir informé le/la responsable de l’unité des questions récurrentes observées dans les courriers, appels et visites des agents régionaux, afin d’alimenter à la fois la stratégie de la direction et les actions de communication (par exemple : contribution à la lettre Info RH à partir des questions les plus fréquemment posées)
• Il accueille les nouveaux arrivants et organise des sessions dédiées pour les informer des sujets RH essentiels à leur activité et à leur quotidien
• Il accompagne également les agents dans leurs démarches numériques, notamment en les guidant dans l’accès et le suivi de leur coffre-fort numérique
• Il est également chargé de missions d’appui auprès des autres directions déléguées de la DRH, parmi lesquelles : la vérification de la conformité des adresses déclarées par les agents ou les usagers ; le contrôle et la mise à jour des informations relatives aux casiers judiciaires lorsque ces vérifications sont requises, dans le strict respect de la confidentialité et des procédures réglementaires.

L’agent peut être amené à réalisertoute activité nécessaire au service ou à la continuité de service

Certaines des compétences ci-dessusmentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le caséchéant, au moyen de formations.

L’agent doit réaliser son activitédans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer sesfonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve deneutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumulsd'activité.

Savoirs théoriques complémentaires

• Connaissance du statut de la fonction publique souhaitée
• Connaissance de l’organisation de la Région et des missions de la DRH
• Bonne maîtrise des règles et procédures RH
• Maîtrise du standard téléphonique et des techniques d’accueil
• Utilisation des outils numériques : SIRH, Elise (saisie, scan, recherche), outils de gestion de tickets (Nuage, AKIO…)
• Techniques de secrétariat, de classement, de recherche documentaire, de classements de documents, de régulation et d’écoute.
  

Savoir-faire

• Accueillir un public avec amabilité et professionnalisme.
• S’exprimer clairement à l’oralcomme à l’écrit.
• Filtrer, orienter et prioriserles demandes.
• Assurer un suivi rigoureux desinformations traitées.
• Diffuser des réponsespédagogiques et adaptées.
• Utiliser l’interface entre lesdifférents logiciels d’entrée des demandes.
• Diffuser des informations etdes documents.
• Renseigner sur l’organisationet le fonctionnement de la collectivité

Savoir-être

• Discrétion et respect de la confidentialité
• Sens de l’écoute et empathie
• Rigueur, réactivité et fiabilité
• Organisation et adaptabilité
• Travail en équipe et sens du service public

Formations et diplômes

• Niveau BAC souhaité

Caractéristiques, modalités et contraintes de travail

• Temps de travail et horaires :Absence de contraintes horaires spécifiques, dans le respect du règlement du temps de travail de l’Institution, et en fonction des nécessités et de la continuité du service public.
  Présence régulière à définir aux heures d’ouverture et de fermeture de l’unité, soit de 08h30 à 17h30 dans le respect du règlement du temps de travail.
• Lieu d’exercice des missions :Marseille, possibilité de présence ponctuelle sur d'autres sites
• Ressources et moyens mis à disposition : ordinateur, accès aux logiciels R.H. et toutes connaissances et formations internes ou externes nécessaires
• Environnement de travail : travail en bureau sur écran, en salle de tri, au guichet d’accueil, en box téléphoniques.
  Responsabilités spécifiques : Polyvalence des missions, grande disponibilité vis-à-vis des agents, garant de l’image du service public et de la DRH
• Relations fonctionnelles : Contacts directs et permanents avec les agents, Travail en équipe, Relations fréquentes avec les services, DRH, Relations permanentes avec le Service courrier général et le standard général
• Déontologie spécifique au poste :Discrétion, confidentialité, loyauté, bienveillance, réactivité