Responsable de site (H/F)

Région Sud; Marseille; Hybrid; EUR 34,000 - 48,000; Full time

Job summary

Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur recherche un responsable de site pour garantir le bon fonctionnement des bâtiments et des espaces de travail sur les sites régionaux de Marseille. Vous assurerez la surveillance technique, la sécurité et l’accueil des agents, tout en coordonnant les demandes et les interventions logistiques.

Le poste exige des connaissances sur les procédures internes, une maîtrise des outils bureautiques et du Portail SIMG, ainsi qu’un sens élevé de l’organisation et de

Qualifications

• Connaissance de l’Institution régionale.
• Maîtrise des procédures et règles de vie de la collectivité.
• Maîtrise des outils bureautiques et du Portail SIMG.

Responsibilities

• Surveillance et contrôle des installations des sites régionaux à Marseille.
• Gestion des signalements et suivi des demandes des agents utilisateurs.
• Gestion des espaces de travail et accompagnement des directions dans les projets d’aménagement.
• Assurer un pilotage centralisé et réactif des interventions techniques et logistiques.

Skills

Bureautique

Portail SIMG

Rigueur

Organisation

Analyse

Education

Niveau Bac à Bac + 2 apprécié

Tools

Portail SIMG

Outils bureautiques

Job description

Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.

Au sein d’une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.

Au cœur d’une collectivité d’avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.

Venez construire le Sud de demain avec la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur !

Informations générales / Identification du poste

Type d'offre Offre d'emploi

Je cherche un poste dans service

Mode de recrutement Stagiaire/Titulaire/Lauréat : Emploi permanent

Durée du CDD

Date de début souhaitée

Conditions statutaires

Cadre d'emploi

Service de rattachement ou d'affectation

Département géographique Bouches du Rhône

Direction Générale DIRECTION GENERALE RESSOURCES

Direction déléguée

Direction DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES ET GENERAUX

Service SERVICE GUICHET UNIQUE

Lycée

Objectif structure de rattachement La Direction générale adjointe ressources (DGR) de la Région Sud Provence-Alpes Côte d’Azur pilote la bonne distribution et la gestion des ressources humaines de la collectivité, les finances, les systèmes d’information ainsi que les moyens généraux pour les sites administratifs régionaux. Elle met tout en œuvre pour mettre à la disposition des usagers externes des services performants, et offrir aux agents régionaux des conditions de travail optimales.

Description hiérarchie de proximité La Direction a pour mission de fournir aux utilisateurs les moyens logistiques, techniques, généraux, de sécurité, d’accueil nécessaires au bon fonctionnement de l'Hôtel de Région, de ses annexes et des Maisons de la Région et assure également l’entretien, la maintenance, l’aménagement et l’agencement des bâtiments et des sites.

Le service a pour finalité d’assurer, pour l’ensemble des sites régionaux de Marseille, un fonctionnement optimal des bâtiments, des espaces de travail et des services techniques et logistiques associés.

Il constitue le point de contact unique pour toutes les demandes des agents utilisateurs et assure leur centralisation, leur traitement, leur coordination et leur suivi jusqu’à réalisation.

Il garantit :

• La gestion, l’entretien et la maintenance des sites régionaux ;
• La coordination des interventions techniques, logistiques et générales, en lien avec les services concernés ;
• La planification et l’attribution des espaces de travail, ainsi que l’accompagnement des directions dans leurs projets d’aménagement ou de réaménagement ;
• La tenue à jour des données et plans d’occupation des locaux ;
• La supervision de l’unité Soutien aux Services et Intervention, chargée des besoins de premier niveau, de la manutention, des déménagements et du soutien logistique ;
• La synchronisation des informations, l’organisation des réunions / événements, et la gestion administrative liée aux marchés et aux activités du service.

En résumé, le service assure un pilotage centralisé, fluide et réactif de l’ensemble des demandes et interventions techniques, logistiques et organisationnelles, garantissant un environnement de travail fonctionnel, sécurisé et adapté aux besoins des agents et des directions.

Fonction d'encadrement

Objectif du poste

Sous la responsabilité du Chef de service, le responsable de site contribue au bon fonctionnement, à la sécurité et à la qualité d’usage des bâtiments en assurant la surveillance technique des installations, la participation contributive à la mise en ordre, la gestion des signalements, le suivi des interventions. Il accompagne également les usagers dans leurs démarches et participe à l’amélioration continue du fonctionnement des sites.

Il est le garant du bon fonctionnement des sites de la Région auprès des agents utilisateurs et de sa hiérarchie.

Activités

Surveillance, prévention et contrôle des installations

• Assurer la veille technique des bâtiments en signalant toute anomalie, dégradation ou dysfonctionnement;
• Vérifier la conformité et le bon état de fonctionnement des équipements, mobiliers et installations;
• Vérifier sur site la pertinence des demandes de mobilier ou d’enlèvement de mobilier dans le cadre des tickets reçus, et contribuer à leur traitement opérationnel;
• Contrôler la réalisation des demandes internes (travaux, déménagements, entretien, nettoyage, …);
• Contrôler l’usage des locaux, y compris des espaces spécifiques tels que les sous‑sols;

• Effectuer des visites périodiques, notamment trimestrielles dans les Maisons de Région, pour recenser les besoins en maintenance;
• Mise en œuvre d’actions visant au bon fonctionnement des bâtiments: vidange des fontaines à eaux, ramassage de papiers ou objets encombrant les passages, remise en place du mobilier déplacé, …

Gestion des signalements et relation utilisateurs

• Transmettre les signalements via le Portail Systèmes d’Information et Moyens Généraux (SIMG);
• Représenter le Guichet Unique auprès des usagers, en garantissant leur information, leur orientation et leur accompagnement dans la formulation de leurs demandes ainsi que dans l’utilisation du Portail SIMG;
• En sensibilisant les occupants au respect des règles : pour le tri des déchets, au non-déplacement des mobiliers, de sobriété énergétique,…
• Suivre les demandes en instance;
• Rendre compte au chef de service des opérations effectuées, à sa demande;
• Proposer des procédures ou interventions pour améliorer le fonctionnement et l’entretien des sites;
• Veiller au respect des règles de sécurité, d’hygiène et de prévention des risques;
• Apporter une aide technique lors d’opérations ciblées; signaler les dysfonctionnements et contribuer à leur résolution;
• Participer à tout projet ou activité en lien avec l’intérêt du service;
• Assurer l’intérim des responsables de site absents.

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.

L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profil recherché

Savoirs théoriques complémentaires

• Connaissance de l’Institution régionale;
• Connaissance des procédures, consignes et règles de vie de la collectivité;
• Maitrise des outils bureautiques et du Portail SIMG;
• Connaissance des consignes de sécurité propres à chaque site;
• Connaissance secteur maintenance des bâtiments;

Savoir-faire

• Renseigner et traiter les demandes;
• Comprendre, analyser et mettre en œuvre les procédures;
• Assurer une mise en œuvre rapide et efficace;
• Organiser son travail;

Savoir-être

• Dynamisme et esprit d’initiative;
• Rigueur et sens de l’organisation;
• Capacité d’analyse et de gestion;
• Autonomie et discrétion;
• Sens des relations humaines.

Formations et diplômes

Niveau Bac à Bac + 2 apprécié (idéalement dans un domaine technique, maintenance des bâtiments) Permis B obligatoire

Profil recherché

Caractéristiques, modalités et contraintes de travail

Temps de travail et horaires :

Absence de contraintes horaires spécifiques dans le respect du règlement du temps de travail de l’Institution, en fonction des nécessités de service et de la continuité du service public.

Mission non compatible avec le télétravail.

Lieu d’exercice des missions :

Marseille sur les sites de référence:

• Azur/Provence
• Alpes/Mistral/Commanderie/Archives/Nédélec
• Présentines/HDR

Modalités d’organisation du travail :

Ressources et moyens mis à disposition : Téléphone portable, tablettes

Déplacements : Maisons de Région

Déontologie spécifique au poste : Confidentialité