Agent d'accueil et de gestion administrative scolaire antenne délocalisée Ribéral (H/F)

Etablissements Publics de Coopération Intercommunale; Perpignan; On-site; EUR 19,000 - 26,000; Full time

Job summary

L’Etablissements publics de coopération intercommunale recrute un agent administratif chargé de l’accueil et de la gestion de l’antenne scolaire.

Vous assurez l’accueil téléphonique et physique, la gestion des emplois du temps, des inscriptions et des attestations, et vous assurez la liaison entre élèves, parents et équipes pédagogiques. Poste en présentiel dans l’antenne et coordination avec les services centraux.

Des compétences en bureautique, rigueur et discrétion sont demandées.

Qualifications

• Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat.
• Capacité à renseigner et orienter le public.
• Bonne connaissance des outils de reporting et de recherche documentaire.

Responsibilities

• Accueil téléphonique et physique du public.
• Gestion administrative de l’antenne et des départements d’enseignement.
• Renseigner les outils de reporting et actualiser les bases de données.
• Organisation et suivi des plannings et des activités pédagogiques et culturelles.
• Coordination avec élèves, parents, professeurs et partenaires.

Skills

Orthographe et grammaire

Rigueur administrative

Savoir-faire secrétariat

Recherche documentaire

Tools

MS Office

Base de données (CRM)

Job description

Sous l'autorité hiérarchique du chef de service scolarité et vie de l'étudiant, le titulaire du poste assure l'accueil et la gestion administrative de l'antenne à laquelle il est affecté.
Il a en charge la gestion administrative de départements d'enseignement spécifique.
ACTIVITÉS:

• Accueil téléphonique et physique

Renseigner et orienter le public
Informer sur les différents cursus, disciplines, matières, fonctionnement de l'antenne…

• Gestion administrative de l'antenne

Gérer le cursus de l'élève: inscription, emploi du temps des cours, état de présence, attestations diverses et certificats de scolarité, sanctions disciplinaires, rédaction et suivi des courriers
Coordonner les informations entre les élèves, parents, professeurs, ainsi qu'entre les différentes antennes
Gérer les absences des professeurs et les reports des cours inhérents: information des parents, des élèves…
Organiser les pratiques collectives: orchestres, chorales, musique de chambre
Organiser les auditions: planning des élèves, convocations, réservations des salles, fiches techniques, morceaux imposés, programmes…
Suivre les livrets/dossiers: annotations, reports des évaluations, des notes, envoi des résultats aux parents, classement …
Actualiser une base de données
Réaliser des travaux de bureautique
Renseigner les outils de reporting

• Participation à la gestion administrative de Départements d'enseignement spécifique
  Vérifier la conformité des parcours élèves
  Préparer et assurer la gestion post examens de fin de cycle
  Préparer et assurer la gestion post conseils de passage
  Renseigner les outils de reporting
• Réception du paiement des droits d'inscription de l'antenne (mandataire sous régie CRR)

Réceptionner les paiements par chèque

Activités complémentaires

Gérer le planning des salles et le transmettre aux mairies
Surveiller les concerts pédagogiques et événements organisés par l'antenne
Participer à certaines manifestations se déroulant sur le périmètre de l'antenne (forum des associations, fêtes, démonstrations diverses)
Suivre l'entretien et la gestion logistique des bâtiments et locaux de l'antenne mis à dispositions par les communes

RELATIONS FONCTIONNELLES

• Internes: Direction, chefs de service et personnel du CRR
• Externes: Visiteurs, parents, élèves, communes, élus

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

COMPÉTENCES MOBILISÉES:

• Savoirs

Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,
Vocabulaire professionnel du service
Techniques de secrétariat
Techniques de recherche documentaire
Connaissances des réglementations relatives notamment au schéma national d'orientation pédagogique, au projet d'établissement, règlement intérieur
Maîtrise des logiciels de bureautique

• Savoir Faire

Comprendre les demandes
S'exprimer correctement oralement et par écrit
Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
Mettre en forme tous types de courriers Respecter les délais de transmission de documents
Utiliser l'outil informatique
Mettre à jour des tableaux de bord

• Savoir être

Rigoureux, autonome, discret
Esprit d'équipe
Sens de la confidentialité
Devoir de réserve et sens du service public

Présentation de Etablissements Publics de Coopération Intercommunale

Etablissements publics de coopération intercommunale