Assistant Administratif à la direction d'école - CAISSE DES ECOLES DE SAINT PAUL (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Saint-Paul; On-site; EUR 21,000 - 32,000; Full time

Job summary

La Fonction Publique Territoriale recherche un assistant administratif pour soutenir la direction d'école dans les tâches quotidiennes et la gestion documentaire.

Le poste est ouvert à des titulaires CAP ou Bac et nécessite maîtrise des logiciels Word, Excel, Libre Office, Maelis et ENT-ONE, sens du service public et capacité à travailler avec des enfants.

Des déplacements sur les écoles peuvent être envisagés et les horaires sont adaptés au planning pédagogique.

Qualifications

• Notions relatives à la fonction publique et à l'organisation d'une collectivité.
• Techniques de gestion administrative.
• Aptitude à gérer les priorités et à anticiper.
• Bonnes capacités de rédaction et sens du devoir de réserve.

Responsibilities

• Assister la direction d'école dans les tâches administratives et le secrétariat.
• Constituer et suivre les dossiers administratifs des élèves et familles.
• Rédiger les comptes-rendus des conseils et les notes de réunions statutaires.
• Signaler et consigner les incidents et accidents pendant l'année scolaire.
• Participer aux événements et assurer le fonctionnement administratif conjoint de la commune et de l'école.

Skills

Notions liées à la fonction publique

Gestion administrative

Priorités et organisation

Maîtrise du français

Travailler avec les enfants

Procédures administratives

Travail en équipe

Logiciels bureautiques

Education

CAP/Bac

Tools

Word

Excel

Libre Office

Maelis

ENT-ONE

Job description

L'assistant(e) de gestion administrative à la direction d'école apporte une aide à la réalisation des différentes tâches administratives qui incombent à la direction d'école.

• Lundi, mardi, jeudi, vendredi: de 07: 30 à 11: 00 et de 11: 30 à 15: 30
• Mercredi: de 08: 00 à 12: 00 et de 12: 30 à 16: 00

Cette durée de travail inclut une reprise du personnel à la fin de chaque période de vacances scolaires, comme suit:

• Nouvelle année scolaire: 2 jours avant la date de reprise des cours ;
• A la rentrée du mois de janvier N: 1 journée avant la date de reprise des cours ;
• Périodes de petites vacances: 1 journée avant la date de reprise des cours.

Déplacements possibles sur les écoles.

• Forfait inclus de 45 heures pour la participation aux différentes instances (conseils d'école, de maitres, de cycles) , fêtes, kermesses de la vie scolaire, rentrées anticipées.
• Les congés annuels sont inclus dans les petites et les grandes vacances scolaires.
• Moyens bureautiques (ordinateur portable et adresse courriel professionnelle) .

• Assister la direction d'école dans les tâches
  • Participer aux travaux de secrétariat (accueil physique, courrier, enquêtes, téléphone, classement des documents, …) .
  • Aider à la constitution de dossiers administratifs à destination des élèves et de leurs familles (par exemple, certificats de scolarité, de radiation, divers formulaires, …) .
  • Assurer la mise en forme des comptes-rendus des conseils d'école, réunions de concertation.
  • Prendre les notes lors de réunions statutaires (conseils d'école, conseils des maîtres, conseils de cycles, …) .
• Prendre part au fonctionnement de l'école
• Aider à la communication avec les familles (affichages, messages de la direction à destination des familles sur l'espace collaboratif ENT-ONE.
• Aider au déroulement des exercices de sécurité (évacuer, mettre en sûreté) .
• Durant l'interclasse, signaler les accidents et incidents, demander l'intervention auprès des secours, consigner les incidents.
• Participer aux divers événements intervenant dans la vie scolaire (fêtes, kermesse, cross, projets divers, …) .

Assurer les tâches administratives nécessaires au fonctionnement conjoint de la commune et de la direction de l'école (inscriptions scolaires, remplacement de congés, inscriptions ALSH, gestion et suivi des commandes scolaires, …) .

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

Minimum CAP au niveau Bac.

• Notions souhaitées relatives à la fonction publique, l'organisation d'une collectivité territoriale et de l'Éducation Nationale.
• Techniques de gestion administrative.
• Aptitude à gérer les priorités, orienter, anticiper.
• Avoir le sens de la hiérarchie et savoir-faire preuve du devoir de réserve.
• Bonne maîtrise de la langue française.
• Être capable de travailler avec les enfants.
• Être capable de suivre des procédures administratives rigoureuses.
• Être capable de réagir efficacement en situation de crise et travailler en équipe.
• Être capable de maîtriser les logiciels bureautiques: Word, Excel, Libre Office, Maelis et ENT-ONE.
• Être capable de s'adapter, de s'organiser.
• Être capable de participer aux différents événements majeurs d'une collectivité territoriale (phénomènes météorologiques particuliers, vie démocratique, gestion de crise, …) .
• Assiduité, ponctualité.
• Autonomie, discrétion.
• Disponibilité, esprit d'initiative.
• Sens de l'organisation et des relations humaines.
• Sens de l'écoute.
• Sens du Service Public

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Etablissements publics locaux